事业单位档案管理创新思路探讨

张凤梅（绥化市劳动保障监察局，黑龙江绥化152000）



事业单位档案管理创新思路探讨

张凤梅
（绥化市劳动保障监察局，黑龙江绥化152000）

摘要：档案管理在事业单位中所发挥的作用是非常重要的，要想提高我国的事业单位档案管理水平，首先要明确事业单位档案建设管理的基本原则，即职责与权益兼顾、管理规范与灵活相统一、制定与执行并重等原则。其次要清楚目前事业单位档案管理工作所存在的对档案管理工作的重视程度不足、档案管理设施落后、档案管理队伍素质不高等问题。最后要紧紧抓住事业单位档案管理创新这一重点，创建完善的档案管理制度，提高档案管理的工作质量，进一步提高档案管理工作的保密水平。

关键词：事业单位；档案管理；创新思路；分析；探讨

1　明确事业单位档案建设管理的基本原则

1.1职责与权益兼顾原则

在档案制度的制定过程当中，我们要先明确单位领导干部的工作职责。事业单位中各个分管部门要负责自己这一区域的任务，及时制定事业单位各个阶段的发展目标。在明确责任的同时，还要保护好事业单位工作人员的合法权益，如果说工作人员的合法权益受到了损害，那么工作人员的工作热情也就会受到影响，而且也会影响到整个事业单位的发展。因此我们在建立事业单位档案管理体系时，要明确职责与权益的位置，二者都不可被忽视，要互相兼顾，这样才能够达到档案管理的持久稳定安全。

1.2管理规范与灵活相统一原则

我国事业单位的工作制度一般是按照我国的制度管理标准来执行的，这在某种程度上体现了我国事业单位档案管理的标准化和规范化。但是并不是所有的事业单位档案管理工作都是按照上述规范执行的，因为不同的事业单位，其特点和规模都是有所不同的，所以在管理方式以及制度的建立上也就出现了一定的差异。因此各个事业单位的档案管理部门都会按照自身的实际发展状况不断改善自己的规章制度和档案管理体系，以其能够更好地适应社会发展的实际需求。

1.3制定与执行并重原则

我们的事业单位在创建档案管理制度的时候，首先要做的就是要按照事业单位各个部门的实际特点来制定符合其发展要求的档案管理规章制度。但是，如果想要明确所制定的制度是否可以满足事业单位的真实需求，还要看整个管理制度的执行力如何，因此我们的事业单位管理人员在管理的过程当中，还要将更多的精力放在制度的执行和落实上，这样才能够进一步的保证管理制度的规范化和人性化。

2　认清事业单位档案管理工作所存在的问题

2.1人们对档案管理工作的重视程度不足

很多事业单位对国家颁布的《档案管理办法》等相关法律法规并不是特别的熟悉，而且也不知道档案是我国非常重要的文化资源，是我国历史文化的积累。档案作为我国非常重要的事业，在整个社会的发展中所发挥的作用也是不容忽视的。但是，由于很多事业单位对档案的认识不足，从而导致对档案的管理工作不是非常的重视，使得档案管理工作上出现了混乱的情况，严重地影响了档案管理工作。

2.2档案管理设施落后

由于很多事业单位对档案管理工作的重视程度不足，再加上资金供应不足，使得大部分的事业单位档案部门设施都非常陈旧，档案室的空气质量也非常差，还有些档案室堆放了易燃易爆物品，还有一部分事业单位的档案室甚至与接待室、办公室都是在一起的，这些都严重地影响了事业单位的档案管理工作。

2.3档案管理队伍素质不高

有些事业单位没有发现档案工作的重要性，因此对于档案管理部门的人员变动非常频繁。虽然很多的事业单位每个月都会做培训工作，但是档案人员的更换速度要比培训的速度还要快，也就是说，每一个上岗的档案管理人员都是新培养出来的，并没有实际的工作经验，因此也就没有办法在档案管理这一岗位上培养出专业的管理人员。

3　事业单位档案管理的创新

3.1创建完善的档案管理制度

第一，规章制度要具备良好的操作性，只有简单方便的操作方法才能够更好地发挥规章制度的作用。

第二，档案管理部门要奖罚分明。因为档案管理人员不仅是档案的管理者，同时也是档案的执行者，简单地说，就是在档案的管理部门，我们的工作人员既要保证制度执行的严肃性，而且还要做到奖罚分明，这样工作人员的工作热情才会被激发出来，从而更好地投入到档案管理工作。也只有这样，才能够进一步地保持档案管理工作的稳定。

3.2提高人事档案管理的水平

事业单位可以通过定期组织学习来提高工作人员对档案管理工作的重视程度，要将档案的管理工作放在重点位置上。除此之外，我们的工作人员还要建立一套合理的符合单位发展需求的档案管理考核机制，定期对事业单位的档案管理工作进行检查和指导。最后还要制定一个适合单位档案管理工作的质量评价标准，这样才可以有效地推动档案管理工作向着规范化的方向发展。

3.3提高档案管理的工作质量

现代化技术的发展带动了社会经济的发展，而在社会的不断发展当中，计算机网络技术在我国的应用日益广泛。利用现代化信息管理技术可以有效地开发利用档案资源。进一步延长档案的使用寿命，提高档案的使用年限，也是当前我国档案管理中一直在关注的问题。我们在利用事业单位档案以后，档案部门的信息得到了及时有效的传递。而且事业单位档案的管理部门还可以利用扫描仪等高技术设备来将档案资料信息准确地传入到计算机当中，然后我们的工作人员再通过操作计算机将档案当中的相关资料成功的转化为数据资料，这样不仅利于档案信息的保存，而且还有效的实现了纸质档案和数据档案之间的合理并存问题。

3.4进一步提高档案管理工作的保密水平

我们的事业单位在对档案进行存储的时候，一定要严格按照国家的相关要求去执行，尤其是对纸质档案的存储。首先，纸质档案存储库房的建设要符合国家档案法的要求，以此来进一步地防止档案信息外泄。其次，事业单位的各级领导还要委任专门的人员看守档案库房，在没有得到领导批准的情况下任何人不允许私自进入档案库房。除此之外，我们还要分清楚保管与保密之间的区别。档案保管是指在单位工作需求情况下而存在的档案信息，而档案保密则是指不可以泄露的限制级档案信息。

参考文献：

［1］邓瑞生.加强企业档案管理提高规范化水平促进全市档案事业又好又快发展［C］//档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集，2011.

［2］程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析［J］.科技创新导报，2011，（20）：198.

［3］秦谊萍.浅谈事业单位档案工作中的问题及对策［J］.剑南文学(经典教苑)，2011，（06）：122-123.

［4］贯科彻学发展观，提高档案管理工作水平［C］//“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集，2009.

Discussion on Innovative Ideas of Archives Management of Public Institutions

ZHANGFeng-mei
(Suihua Labor Security Supervision Bureau, Suihua 152000, China)

Abstract:Archives management of public institutions plays a very important role, in order to improve public institutions archives management, we must first define the basic principles of archives construction and management of institutions, to take the interests and responsibilities into account, make flexible management with standards, and make unity of development and implementation.Second, we must clear the current issues, such as the lack of emphasis on archives management, archives management facilities are backward, and team quality archives management is not high.Finally, we must focus on the innovation of archives management, create a thorough archives management system, improve the quality of archives management, and further improve the level of archives management confidentiality.

Key words:Public institutions; Archives management; Innovative ideas; Analysis; Discussion

收稿日期：2015-12-21

中图分类号：G27

文献标志码：B

文章编号：1674-8646（2016）02-0134-02