人事档案利用服务的范围与方式

张春鹏

（黑龙江省七台河市桃山区人社局，黑龙江 七台河 154600）



人事档案利用服务的范围与方式

张春鹏

（黑龙江省七台河市桃山区人社局，黑龙江 七台河 154600）

摘要：人事档案利用是人事档案工作发展的动力，是衡量档案管理质量优劣的重要标志，是人力资源合理开发和科学使用的必要条件，是档案管理工作的中心环节。人事档案利用工作的基本要在保障人事档案秘密和安全的条件下，为利用者提供优质服务。人事档案利用服务包括对内利用服务和对外利用服务。利用服务的形式包括查阅、外借、出具证明等。

关键词：人事档案；利用服务；范围；方式

1　人事档案利用服务的范围

1.1对内利用服务

对内利用服务是指该人员（相对人）的所在单位或上级主管、协管单位的组织、人事、劳动部门申请利用人事档案。其前提是必须通过利用人事档案才能完成工作任务，以研究解决该人员的问题为主。对内利用服务范围主要有：第一，组织对人员进行考察了解。第二，办理人员职务、职称呈报与审批事宜。第三，审批人员的工资、福利、待遇及办理离休、退休手续。第四，呈报或审批人员的入党、入团、参军、提干、出国等事宜。第五，核实或审定人员的政治历史、参加工作时间、入党时间、年龄、学历、学位以及某阶段的主要表现情况。第六，纪检、监察部门办理党员、工作人员违纪、违法案件及有关审查处理事宜。第七，商办人员的调动事宜。第八，死亡后撰写悼词、生平。第九，编史修志工作需要提供相对人的经历和社会实践情况，而相对人已死亡、病重或其他原因无法提供情况的。第十，办理与相对人有直接关系的其他事项，必须利用人事档案的。

1.2对外利用服务

对外利用服务是指外单位和非主管单位申请利用人事档案。一般限于以下情况：第一，相对人因违法乱纪受到法律追究，有关部门需要查阅其人事档案的。第二，相对人是他人政治历史问题或其他问题的主要证人，而本人已死亡或病重不能口述，不能提供证明材料的。第三，相对人与重大案件或重大事件有直接关系，而本人已死亡或病重，不便由本人直接提供情况的。第四，相对人是某史志中的重要人物或与某事件直接相关，而本人已死亡、病重或其他原因不能提供情况的。

人事档案自形成之日起直至相对人死亡的长时期内，都在人事档案管理机构，处于封闭期，机密性强，利用服务的范围受限。随着人事制度改革和社会信息化进程的提高，人事档案利用服务范围可能会有适当调整。

一般来讲，遵循利用服务范围和人员管理范围相一致的原则，在人事管理权限没有改变前，人事档案管理部门对档案的利用服务范围不能变动，而且要做到内外有别。对内部的利用服务是人事档案利用服务的主要方面，档案管理部门对符合利用手续的，应无条件地给予提供。对外部的利用服务是在特定条件下对人事档案的利用，档案管理部门应根据不同情况决定是否给予提供或限制提供档案内容。

2　人事档案利用服务的方式

2.1查阅

人事档案部门在提供查阅利用服务时，按照查阅的要求，可以提供人事档案的原件或复制件，也可以提供人事档案资料卡片或人事档案信息。

为方便利用者查阅档案材料，人事档案管理部门应提供固定的查阅场所，选择宽敞明亮、环境安静的地方作为阅档室，面积可根据本单位情况自定。同时应配备适当的桌椅和服务设施，为查阅创造良好的环境条件。阅档室与档案库房、办公室应“三分开”，如果混用，既不利于查阅，也不利于档案安全。查阅有以下几个优点：第一，查阅可以满足大量人事工作需要，适应于普遍的利用。第二，查阅不仅有利于档案利用，有利于档案保密，材料不出门，可以有效防止利用中的泄密和丢失。第三，到档案室查阅，档案周转速度快，有利于及时给多方面提供利用。第四，便于查阅者得到人事档案管理人员的指导和帮助。第五，对外部提供利用时，档案管理人员可以监督利用者查阅指定范围的内容。

2.2外借

外借是组织、人事、劳动部门为完成某项人事工作任务，通过查阅不能满足其需要时，必须将人事档案或人事档案材料借出使用而采取的利用服务方式。它是人事档案管理部门满足人事工作某种特殊需要而采取的一种变通的服务方式。人事档案或人事档案材料外借必须有正当理由，并经过主管部门负责人批准。外借一般有以下几种情况：一是上级机关因办理或审批有关组织、人事工作的事项需要借用人事档案。二是单位领导或组织、人事、劳动部门因工作需要，借用本单位保管的人事档案。三是商调工作人员需要将该相对人档案寄到接收单位审查。四是审查和批复相对人政治历史问题、“三龄”、学历、学位等问题，需要对该相对人档案中有关材料进行详尽了解和研究。五是人事档案的内容需要领导亲自过目或需要集体讨论研究有关问题。六是入党、入团时进行审查及办理手续中需要借用人事档案。七是相对人受组织处理或与某案件有关，执法、纪检、监察等部门需要详细查阅其有关情况。八是因组织、人事、劳动工作特殊需要必须借用人事档案。

查、借阅人事档案需由查、借阅单位开具介绍信，将何单位、因何事去何单位查何人档案等内容叙述清楚。干部档案查借阅还需填写干部档案查借阅审批表。

《干部档案工作条例》等都明确要求，凡查阅人事档案，利用单位应派可靠人员到保管单位查阅室查阅，档案一般不外借。作这种规定，是因为档案被借离保管单位后，借用单位的保管条件没有人事档案部门规范和安全可靠，外借会加速档案的磨损老化，缩短档案寿命。人事档案借出后，被哪些人查阅、摘抄、复制等利用情况难以及时了解和控制，容易造成失密和泄密。人事档案属于“孤本”，借出后就无法满足其他利用者的查阅，若借出过多、过于频繁，会影响正常的利用服务。

2.3出具证明

档案证明是指人事档案管理部门根据有关档案用户的申请，为核查某种事实在库存档案中的记载情况，根据档案原件编制的书面材料证明。

人事档案管理部门出具证明的服务一般是在以下几种情况提供：一是要查证的问题与该相对人有直接关系，而相对人已经死亡、病重不能口述或其他原因不便提供材料，而该相对人的人事档案中确实有能证明该问题的文字记载。二是该相对人子女因政治审查必须由组织出具书面材料证明其身份和有关情况。三是司法、公安、监察、纪检等部门因工作需要了解某相对人身份和有关情况。四是其他特殊需要，经人事档案部门主管领导批准应予开具档案证明材料。

参考文献：

［1］方德生.干部人事档案工作理论与实践［M］.北京:光明日报出版社，2015.

［2］ 朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法［M］.武昌:武汉大学出版社，2014.

The scope and manner of utilization service of personnel archives

ZHANG Chun-peng
(Human Resources and Social Security Bureau,Taoshan District,Qitaihe City, Heilongjiang Province,Qitaihe 154600,China)

Abstract:The usage of personnel archives is the driving force of personnel archives development,which is an important indicator to measure the quality of archives management,the necessary condition for rational development and scientific utilization of human resources,the central link of archives management.The basic requirements of personnel archives utilization is to ensure the secrecy and security of personnel archives for users and provide high-quality service. Personnel archives utilization includes internal service and external service.Utilization services includes consulting, loaning and issuing a certificate.

Key words:Personnel archives;Utilization service;Range;Manner

中图分类号：G647

文献标志码：A

文章编号：1674-8646（2016）08-0142-02

收稿日期：2016-01-17

作者简介：张春鹏（1980-），男，黑龙江七台河人，助理馆员，主要从事档案管理工作。