高校办公室管理创新及途径*

□　杨晓君

(泉州黎明职业大学，福建　泉州　362000)

高校办公室管理创新及途径*

□杨晓君

(泉州黎明职业大学，福建泉州362000)

从科学管理、合理定位、提高效率等多个方面进行高校办公室管理的内涵解读，分析高校办公室管理的主要特征，探讨高校办公室管理创新有效路径，以提高高校办公室在学校建设中的地位和作用。

管理创新;高校办公室

在全面学习实践科学发展观的同时高校的管理建设也在不断发展，因此在这种新的发展局势下，对高校的管理水平又提出了新的要求。只有不断的去创新，我们的民族才能进步，所以创新也是高校管理系统改善的新途径，高校要在新的形势之下抓住时机，把学校的管理水平提升到更高的台阶。对于高校的办公室而言，它是一个承载着综合办公的管理平台，主要负责日常的服务、督办、协调、信息的交流等职责，在学校的日常运行过程中起着“枢纽”、“窗口”、“智囊”、“参谋”等作用［1］。所以，在高校的内涵工作建设中不能进行传统的改进，而是要依据学校的实际发展情况，推陈创新、与时同行、科学管理，努力提高学校的管理水平，大力推动学校的建设发展。

一、高校办公室管理创新的内涵

对于办公室管理的改革，不只是局限在管理方式上了创新，最为重要的是管理创新的过程及其管理的思想认识。高校在办公室管理创新上的主要内容就是要在管理过程及管理思想上的改革创新，这样不但要求管理人员要有相对应的专业，还要求办公室管理工作人员要进一步提高自身的综合素质。对于实践方面的情况来讲，我们把高校办公室管理改革创新工作的主要内涵总结为以下几个方面:其一，最基本的就是要进行科学的办公室管理。办公室的管理部门是一个关系到学校正常运行的管理机构，办公室的主要职责就是信息的传递、监督检查、服务、协调各个部门，所做的这些就是要保证学校的日常运转，因此对于办公室的管理要想进行改革创新，就得进行一系列科学地讨论研究之后才可以施行。其二，要对于改革创新进行准确的定位。完善信息的传递过程，简约督办检查的流程，科学地进行各部门之间的协调，这些将是高校办公室改革创新方向。若是要想进行高校管理的改革，务必要对高校的办公室管理水平进行提升，让学校办公室的管理发挥出它应有的“纽带”功能。其三，提升工作人员的全局观念。就高等院校来讲，学校正常运转最为重要的部分就是学校的办公室部门，高校办公室管理改革创新的基本点就是要保证学校的各个部门拥有高效的工作效率。因此，高校的办公室创新就是要顾全大局，改革创新的核心就是要围绕学校的工作重心来展开。当做好学校的具体工作之后，还要考虑到学校现在与将来的工作任务。做好各个财务、人员、物力的科学分配，解决好短期与长期、核心与主要的关系。其四，当高校办公室在进行改革创新时，就应该把提升学校的运行效率及规范各部门之间的职责作为创新的出发点。在目前的学校办公室管理工作中，存在问题的地方还是很多。这样在一定程度上给管理工作人员带来了工作压力，办公室的形象在整个校园里将产生一定的影响，除了这个可能还会影响学校管理工作的开展，更为严重的情况就是可能花费一些没有必要的财力、物力、人力［2］。目前正是高校进行自主办学且与国际接轨的改革创新之际，若是想让学校拥有高效的工作能力，那就务必完善学校各个部门的规章制度，以便于更好地让学校开展科学的管理制度。其五，要让工作人员和谐相处，懂得换位思考，提高团队的凝聚力。高校办公室就是一个整体，只有大家团结一致、集思广益，才能快速地实现管理工作的创新，不仅是从事普通管理的工作人员，而且办公室的主要负责人也都要积极的参与，各抒己见，用优质的服务及其优良的工作作风为高校的改革发展带来新的活力。

二、高校办公室管理创新的特点

(一)目标明确化

高校办公室改革的主要基本点就是对协调、检查、服务、信息交流等功能进行科学的改进。基于此也要加强学校办公室的服务及其管理水平的改善，正真落实好学校办公室“承上启下“的功能，换而言之就是对管理的改革创新。所以，高校要实现民主化科学管理的改革，研究制定出民主、公平、轻松的新型管理模式。首先要实现政策上的专业化。在高校中各个院系主任就是本专业的学术专家，可是不一定非要全部去注意教授的指导意见。这样就会出现一些相互矛盾的问题，比较常见的就是教授与行政管理人员之间就学术问题出现的各种冲突，就这样学校内部工作人员之间的矛盾，将会直接影响到学生的学习情况。所以，对于学校出台的一些政策，要增加其透明度，公开、民主。基于此学校在有些决策上了要针对各个专业的方向，可以减少一些不必要的矛盾，同时也将会减少工作上的错误，从而可以提高整个团队的凝聚力，也使得学校管理制度变得公开、透明。其次，高校要注重学术的专业性、激发起个人潜能的发挥。根据我国现在的教育情况来看，在高等院校的人事安排上还是存在一些问题。在高校的行政人员中，他们的学历大部分低于教职人员的学历。低学历的行政人员进行行政管理时，对其各个专业的前沿知识并不是太了解，因此他们往往会把握不准专业科研的方向，对于专业的目标定位及其学生的价值取向不能做到与时俱进。对于教授、老师们自己擅长的专业来讲，他们总是想拥有自己专业范围内的自主权，总是想着自己的行为选择是适应自己对本专业的理解，可是在学校的管理部门要求他们一些的教学工作务必遵守各种各样的规章制度。所以注重专业学术的发展、激发起个人潜能的发挥，已经成为学校管理创新之重点内容。

(二)管理理念开放化

在我国改革开放不断深入的新局势下，国家的发展越来越离不开高等教育的人才，从而使得高等教育的发展潜力得以有效发挥。办公室管理工作在高等教育中取到举足轻重的作用，但高等教育也面临着诸多的挑战。就以高校管理工作来说，它的管理力量源于高校的教学管理质量。只有保证高校教学与科研技术管理工作能有条不紊的进行，才来落实好人才培养的具体目标。同样要保证学校办公室管理工作要开放管理观念，做到与时俱进，及时了解前沿的管理形式。

(三)管理科学化

高校办公室管理工作的改革创新的目的是使各管理工作部门之间权利进行合理地分配，让各管理部门发挥应有的职能，从而更好地实现管理工作的总体目标。对于办公室管理创新最根本的就是管理素质与整体水平的创新。(1)办公室有关负责人员的素质与修养是改革管理工作职能的重要条件之一。这些有关负责人院系办公室主任与党政办公室主任等重要领导，尤其高校系办公室主任在高校办公室管理工作创新中取到举足轻重的作用。他们不仅对整个院系办公室工作有着一定的领导权，还体现在高校的教学管理工作、日常行政管理工作及有关的高校科研创新管理工作上;院系办公室主任只有在办公室进行系统且正确的领导，才会使得办公室的管理机构发挥应有的职能。在日息万变的当前教育制度与高校管理体制下，只有不断地提高高校有关管理人员的自身综合素质，才可以适应当下多种局势的变化。

(2)提高办公室工作人员的服务能力是提高高校管理工作改革创新的重要因素之一。办公室里的工作人员是对实施高校管理工作改革创新的重要成员，所以，对办公室里的工作人员要经常进行相关知识的培训，使得他们了解最前沿的管理模式，只有这样才能顺利的进行管理创新［3］。在对办公室工作人员进行培训时，要重点培养他们的思想认识，以便提高工作人员思想觉悟、责任心、及其良好的服务创新精神。

三、高校办公室管理创新路径

(一)确立办公室的职能和目标

传统的办公室管理形式里因为一些管理职责及管理目标缺少指导方向，造成管理工作上有诸多问题，因此需对管理工作部门的职能进行细致的规范与重新分配，明确其职责在学校工作管理中所起的作用，并且对办公室的工作进行分工且优化工作规划，从而逐渐地形成科学的管理工作体系。针并且对办公室的有关管理人员应进行一系列的考核，做到奖罚分明。最后办公室还要科学地制定会议制度，确保领导发布正确的决策及其实施，同时也要制定出合理的接待制度，确保学校对外工作的顺利开展，使得学校在社会上得到一致好评。

(二)创新办公室的管理手段

先是要利用先进的新媒体技术，把网络作为平台，提高办公自动化利用率，开创一些新的内部管理系统，进行远程会议。接下来办公室要进行网络化管理，从而摒弃传统的纸质办公，实现计算机网络无纸化办公，一方面提高了办公室的办公效率，另一方面也响应了国家的环保政策［4］。基于此，在办公室进行有关的信息调研、文件信息传递、检查、档案管理等工作时，可以开发一些比较实用的办公软件或者建立合适的数据库、网页，使得办公信息化、智能化，从而更好地提升办公室的工作效率。

总而言之，在教育公平化的新形势下，要想构建新的高校管理创新制度就要注重高校办公室管理发展的特点。从管理改革创新的内在体现到组织形势的选取上，从注重专业知识到思想认识前沿化，这些都创建了一个比较轻松的工作环境，这样也是真正做到了教育行政部门的公正、公平、公开的选拔管理人才，同时也可以激发起办公室各个部门的工作积极性，从而也促进了高等院校教学工作的新突破。

［1］张新平.论学校管理的科层取向与专业取向［J］.教育评论，2013(5):92-94.

［2］高红琴.提高高校办公室工作效率的若干对策［J］.安徽工业大学学报(社会科学版)，2013(2):7-8.

［3］张雅君.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨［J］.经济与社会发展，2014(1):12-13.

［4］郭新荣.马小卫高校办公室管理工作实践分析［J］.大江周刊:论坛，2012(2):165-167.

C931.2

A

1008-4614-(2016)02-0047-03

2016-3-7

杨晓君(1984—)，男，福建泉州人，硕士，泉州黎明职业大学学生处资助中心副主任，讲师;研究方向:教育管理，高校党建、思想政治教育和心理健康。