浅谈财务会计电子档案管理与再使用

崔鸿燕

(吉林市丰满区国库集中支付中心，吉林 吉林 132013)



浅谈财务会计电子档案管理与再使用

崔鸿燕

(吉林市丰满区国库集中支付中心，吉林 吉林 132013)

财务会计电子档案是企业以及事业单位档案管理工作的关键组成部分，对提高企业财务水平、会计能力、信息化水平具有积极意义。针对财务会计电子档案管理与再使用进行分析和阐述，希望给予我国企业事业单位以参考和借鉴。

财务会计；电子档案；管理；再使用

财务会计电子档案主要是指通过磁性介质储存的关于企业事业单位的财务材料，是反映、记录单位经济业务的关键证据和重要资料，主要包括核算资料、电子报表、电子账簿、电子凭证等。对财务会计电子档案进行科学有效的管理，不仅是单位实现财务管理的重要工作，还是单位档案管理工作的关键组成环节。因此，做好财务电子档案管理，可以提高其利用价值和经济价值，充分反映单位的经济状况，对实现单位的健康及良性运转具有积极作用。

1 财务会计电子档案管理与再使用的主要内容

电子档案主要是指通过磁性介质储存的相关财务、会计数据，以及各种软件编制的相关资料和文档程序。因此，企业及事业单位对财务电子档案进行管理的任务主要包括：保证、监督相关会计档案的准确性，确保相关会计档案的保密性和安全性，确保相关电子档案被有效、合理利用，确保其储存的安全性。

2 财务会计电子档案的主要特点

以往的财务档案主要包括核算资料、会计报告、会计账簿、记账凭证等资料，其主要反映、记录单位的财务状况及经济业务，这些证据和资料具有不可更改、时间连续、勾稽关系及数据严格等性质。当前，随着我国各个企事业单位逐渐实现电子化办公后，财务会计在工作中也产生了很多电子文件和数据，查阅相关资料、进行财务核算基本都是通过计算机进行。同以往的财务档案相比，电子档案具有以下主要特点：

2.1 储存、保存形式呈现多样化

电子档案是通过磁性介质途径保存，磁性介质主要包括U盘、移动硬盘、光盘、磁带及其他介质。因此，电子档案的储存及保存形式呈现多样化。

2.2 再使用的要求呈现特殊化

以往的纸质档案更加直观，而传统的电子文件基本都是准文本或文本文件。但是，财务电子档案由于会计管理及核算的特殊性，导致其电子档案需要在特定的软件系统及计算机硬件中实现再使用，因此再使用要求呈现特殊化。

2.3 储存、保存要求较高

电子档案容易损坏，且难留痕迹，同时，电子档案受到储存有效期、存放环境及载体材质等因素的影响，容易出现损坏和丢失。因此，其对储存和保存的要求比较高。

2.4 管理呈现复杂化

当前，随着我国信息科技的不断发展，财务软件及电子档案的版本不断增加，在面对众多电子文档和软件的时候，要实行分类管理。因此，其管理呈现复杂化。

3 财务会计电子档案管理及再使用的积极意义

3.1 提高工作效率

在以往手工记账阶段，会计人员将精力主要用于编制报表、登记账簿等工作中，工作职能主要体现在会计核算，管理、监督职能并没有得到充分体现，而监督形式也主要采用被动监督和事后监督的形式。

在财务会计实现电算化后，能够将会计人员从以往繁重的工作中解脱，让工作人员有更多的时间去履行其他职能，强化财务分析、财务监督、会计审核等工作质量。同时，财务会计实现电算化，可以对单位或公司的经济活动进行动态监控和与预算控制，确保单位的财务状况健康稳定。同时，对电子档案进行科学管理，还可以避免以往查阅资料的烦琐程序，突破时间和空间的跨度，快捷、方便地实现会计信息查阅，可以对会计资料进行快速分析，协助会计工作人员对单位的财务状况进行监督、控制、预测。

3.2 方便领导决策

相关会计工作人员将以往的财务资料进行分析、加工、比较，将其提交给单位领导，可以帮助领导进行决策，同时还可以快捷、方便地查阅单位及公司的财务具体情况与发展趋势。方便决策者在遵守市场经济规律、国家宏观政策的基础上，制定科学合理的发展规划，进而实现单位的健康运行，提高其社会效益和经济效益。会计人员也可以通过对相关信息资料的分析和处理，制定出有利于领导决策和单位管理的数据模型，通过建立科学有效的决策支持体系，提高财务电子档案的利用价值和经济价值。

4 提高财务会计电子档案管理及再使用水平的相关措施

企事业单位想要提高其电子档案管理及再使用工作的水平，一定要根据电子档案的特点，做好再利用、保存、整理及归纳工作。

4.1 档案整理和归集

电子档案的整理和归集主要是指在规定的时间周期内，将单位财务软件中的所有相关数据，统一储存和备份到专用硬盘、移动硬盘或光盘上。通常备份主要采用多介质及多份数的形式进行备份，经过备份的财务数据、会计信息就形成了单位的财务电子档案。财务部门要设置专业人员对电子档案进行管理和保存，以保障单位的计算机或财务软件出现故障后，可以在最短时间、最小损失内恢复会计电算工作。同时，档案管理人员要对单位的网络系统、服务器系统、计算机系统、计算机硬件进行动态监控，保证其安全运行，还要对财务软件的售后服务情况、系统使用情况、软件的版本和名称进行详细记录。单位还要根据会计软件系统、数据库系统、计算机操作系统、硬件的变化而做出相应的变化，对电子数据进行封存、备份和归档。

4.2 档案的使用和保存

根据当前我国主要的技术手段，可以实现电子档案保存的磁性介质主要包括U盘、硬盘、移动硬盘、光盘等。因此，在进行电子档案的保存过程中，一定要根据不同磁性介质的相关特性进行针对性保存，在形成档案后，一定要多介质、多份数地进行备份，保证档案不丢失。例如，在保存单位年度会计信息的时候，要通过硬盘及光盘的双备份，在备份后注明标签，标签要显示备份的人员、时间、内容等信息，存放在不同的地点。同时，保存地点要防盗、防尘、防潮，远离磁场，单位在选择保存地点的时候，还要充分考虑火灾、洪水、地震等自然灾害的影响。由于磁性介质具有一定的特殊性，相关单位要对其进行定期备份、翻录及检查工作，防止档案丢失。电子档案在使用过程中，要严格规定查阅程序、查阅方式，防止由于使用形式不当而造成档案的损坏和丢失。

5 结语

财务会计电子档案对单位及公司的健康运行具有重要意义，其也是单位档案管理的关键组成环节。因此，为了适应当前社会及经济的发展趋势，企事业单位一定要做好电子档案的管理及再使用工作，根据自身的实际情况制定科学的管理和再使用制度。提高电子档案的管理水平，发挥电子档案的积极意义，进而促进企事业单位的健康、良性运转，提高其社会效益和经济效益。

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Discussion on management and reuse of financial accounting electronic archives

CUI Hong-yan

(Jilin National Treasury Centralized Payment Center of Fengman District, Jilin 132013, China)

The electronic archives of financial accounting is a key component of the file management of enterprises and public institutions, which is of great significance to improve enterprise′s financial level, accounting ability and information level. The management and reuse of financial accounting electronic archives were analyzed in this paper, hoping to provide a reference for enterprises and public institutions.

Financial accounting; Electronic archives; Management; Reuse

2016-09-16

崔鸿燕(1977-)，女，助理馆员。

F275；G

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