浅谈医院档案管理工作现状及改进措施

杜莹莹

淄博市精神卫生中心（淄博市第五人民医院）

浅谈医院档案管理工作现状及改进措施

杜莹莹

淄博市精神卫生中心（淄博市第五人民医院）

近年来我国社会经济发展速度比较快，并且档案管理工作的重要性日渐凸显，在提升医院工作质量方面具有十分重要的意义。本文从档案管理的内涵和重要性出发，从当前医院档案管理工作开展的实际情况入手，总结医院管理工作问题，结合实际工作经验，对医院档案管理工作现状进行分析，提出改进医院档案管理的工作方式，以供参考。

医院；档案管理；现状及改进措施

医院档案管理质量与医院发展息息相关，是一种全面保存高价值文字的一种记录方式，可以帮助医院工作人员更好的完成工作计划，为高层管理者决策提供真实的依据，指导工作人员完成各项工作。

1.医院档案管理工作质量差的原因

1.1档案管理工作人员个人综合素质低下

档案管理，需要一只专业化的队伍。调查发现，由于精神病医院的特殊性，大部分档案管理工作人员的个人素质都比较低，这一情况体现在理论知识与文化程度等多个方面，和当前时代发展背景相差甚远。整体表现在专业知识陈旧、个人学习能力不足以及知识结构合理性差等方面。而且从事档案管理工作的人员学历也比较低［1］，外语掌握能力差，没有专业化的高端人才，各个院校毕业的大学生，医院档案管理专业的人才寥寥无几。很多医院的档案管理人员并非档案类专业毕业或者医学类毕业。这些问题都严重影响了当前医院档案管理工作的正常开展，也阻碍了医院的未来发展。

1.2档案管理整体水平偏低，档案的安全性差

只重视医疗水平的提升而忽略了对档案管理水平的提高，这是多少医院在管理上存在的通病。淄博市精神卫生中心（淄博市第五人民医院）始建于1966年，建院时间长，房屋设施不足，现有床位700张，更多的用房用来保障医疗使用，致使行政办公用房简陋，而作为重要的档案存放场地也就不够规范，使用面积达不到规定标准，缺少一些档案管理的必备设备，没有配置专用扫描仪、复印机等，管理技术趋于落后，档案的检索还是手工操作，这些都不同程度地制约了档案管理工作的发展。再加上对档案保存方式的不恰当，整体拉低了档案的安全性。

1.3网络信息技术使用效率低

档案管理数字化要求程度比较高，传统的档案管理模式和当前社会发展的要求相违背，所以必须要以数字化的形式来改进档案管理方式。档案管理数字化技术的不断发展，使电子文档使用几率越来越高，不论是从载体的形式来看［2］，还是从归档的方式来看，与传统工作模式的差距都是比较大的。电子文件原始记录性的明确以及电子文档是否可以作为档案来使用，在档案界广受争议。这些问题是影响电子档案发展的关键点，而且电子文件的整理以及电子文件排序技术、档案信息安全保护技术、计算机病毒清理、防护技术等，也是比较难掌握的，如果不能妥善处理这些问题，会影响到医院档案管理的长远发展。想要从根本上解决这些问题，提升信息化程度，就必须要从科学的角度出发，使档案管理可以和现代化技术相互结合。

1.4档案内容界定存在问题

如果不能准确的界定档案管理工作内容，会导致工作范围不够明确。近年来社会科技与经济的不断发展，提升了档案内涵与档案的外延，二者都在不断变化，这一点在医院表现的比较明显。档案管理工作范围已经从传统的文书档案管理、照片档案管理中走出来，发展到当下的科研档案管理、胶片管理与病理切片管理中。计算机技术的发展提升了档案管理工作效率，但是对于纳入档案管理的内容要求不够明确，所以各大医院可以根据院内的实际情况来管理。

2.医院档案管理工作的改进方式

2.1提升工作人员素质

如果要保证医院综合档案管理工作可以正常开展，首先就要提升档案管理工作意识。医院方面可以利用一些手段与活动来提升档案管理工作人员个人主观意识，这些意识可以体现在许多方面。首先是提升宣传力度，利用开展各种活动的方式来提升医院内部所有工作人员对档案管理工作开展的认知程度，使其能够认识到档案管理在医院发展中起到的作用。其次是要以主观的方式来整理收集更加精确的数据，并为医院高层决策人员提供更加具有价值的档案数据，并加深医院高层领导对档案管理工作的认识程度。最后要构建相应的奖惩制度，可以将绩效考核和工作人员的日常工作相关联，提升其工作的积极性、主动性。

2.2提升档案电子化建设管理工作质量

科学技术的不断发展，为医院综合档案管理工作的开展提出了更高的要求。电子档案是当前时代背景下档案管理最为关键的内容之一，医院为了提升档案管理工作质量，要详细的按照电子档案管理流程以及相应的规定工作，提升电子档案综合管理力度［3］使其更加符合医院工作开展的情况。也可以通过改进电子文档归档制度的方式来规范档案格式，在此过程中，通过先进化的工作技术来提升电子文档真实性、完善性，保证医院健康发展。

2.3构建信息化网络

档案管理工作的信息化发展方向是不可逆转的，并且档案管理现代化也是不可避免的。新时代档案管理工作人员，必须要具有超时代的意识，熟练掌握计算机基本操作技巧和操作知识，学会如何构建档案数据库，保证工作效率。工作人员还要不断的提高计算机在档案采集方面、档案著录方面以及档案检索方面的工作质量，保证档案传输的正常开展，提升整体服务强度。可以将档案方面的工作内容输入到计算机中，不仅能够节约场地，同时还可以更快速度的进行检索，提升了检索的效率，保证检索质量，让要使用档案的工作人员不需要耗费太多的时间和精力就能找到自己想要的档案资料，保证了档案的真实性。档案管理工作人员也可以通过利用电脑技术等方式，让档案更加快速高效的传输，改进档案管理方式，使其成为医院发展的支柱。

结束语

社会经济的不断发展，提升了医疗市场竞争激烈程度，所以作为医院来说，想要在激烈的市场发展中博得一席之地，就必须要通过各种方式清楚的认识到自身工作存在的问题，不断的学习、创新、改进传统工作模式。以当前档案管理工作开展的实际情况来看，要改进档案管理工作方式，就必须要从上文提出的层面扎实做好各项工作，更好地为医院管理、医疗教学及科研服务，最终全面的提升医院档案管理工作效率。

［1］陈伟光.新时期做好医院综合档案管理工作的几点思考［J］.办公室业务，2012，01：19+21.

［2］张进香.新形势下加强医院档案管理和服务的几点思考［J］.城建档案，2014，06：79-80.

杜莹莹（1979-），女，汉，山东省淄博人，本科，职称：中级馆员，研究方向：档案管理从事的工作：档案管理。