浅析办公自动化系统在水库管理单位的应用

□霍云峰

浅析办公自动化系统在水库管理单位的应用

□霍云峰

水库管理单位内部部门较繁多，工作压力较大，办公自动化系统将原来人们需要手动完成的繁重的重复性、例行性办公事务，流程化、一体化地高效完成，既能显著提高办公效率，又能提高行使特殊职能的能力，进而充分发挥水库综合效益，为社会发展创造更大的价值。

办公自动化系统；水库管理单位；优势

办公自动化系统(OA)是以计算机、网络及各种办公设备为硬件依托，运用网络操作系统、数据库及各种编程技术实现的浏览器/服务器结构的现代化办公平台。办公自动化系统将原来人们需要手动完成的繁重的重复性、例行性办公事务，转变为便捷高效、各种设备和信息集成协助的完成模式，形成信息共享化、文档处理流程化、一体化的高效办公平台，能够有效提高办公管理水平和工作效率。

1.办公自动化系统在行政管理中的应用

水库管理单位行政部门一般包括办公室、后勤服务、水情调度、工程管理、财务、安全保卫、机电运行等管理部门，在单位负责人领导下行使管理职能，参与单位各项工作的组织管理，彼此密切配合，相互协作，为单位的正常运作提供强有力的支持。职能科室工作的质量和效率直接影响着单位的整体运转顺利与否，先进的管理方法和手段能够对单位各项事业的发展起到很大的推动作用。因此，在水库管理单位实施标准化的操作程序能够规范工作流程，有效提高管理力度。

办公自动化系统可以提供实时标准化的操作程序，有效整合单位资源，明确各职能部门主要任务与职责，协调好职能部门之间的相互交流合作，规范行政管理的流程，实现各项目标任务及业务数据的快速流通共享，方便日后的分析总结及形成适用于本部门的统计成果，给单位管理者提供快捷、全面、准确的数据决策依据，将单位的行政管理工作推向有序稳定的发展轨道。

2.办公自动化系统在公文管理中的应用

以往的行政管理工作，大量的任务和通知都采取纸质文件的方式上传下达，成本高而效率低。办公自动化系统中的公文管理是以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用，能够实现电子公文的收发和归档管理，电子行文代替手工行文，解决公文传递慢、信息不及时、不同步，不宜查阅等方面的问题，实现收发文的自动化操作，并能够进行过程控制以及督办、催办、统计查询等管理。办公自动化系统的公文管理模块，核心是工作流技术，它可以根据一系列过程规则使公文、文档在不同的执行者之间进行传递和执行，目的是通过将工作分解成定义良好任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控来提高办事效率、降低成本、提高管理水平。每一项工作都是以事先规划好的流程的形式，由发起者（如文件拟稿人）发起流程，经本部门以及其他部门的处理（如审批、会签、手写签名、电子签章等），最终达到流程的终点（如归档、终止流程）。

3.办公自动化系统在其他管理职能中的应用

水库管理单位内部职能部门职能完善，各负其责，一般办公事务需求，如：会议管理、考勤管理、员工工作日志、部门工作计划、组织机构信息、人事及综合档案、人力资源管理等日常应用，均可以在办公自动化系统这个一体化办公平台上实现，使单位各部门日常业务工作达到规范化、电子化、标准化，增强信息流通的便捷性、可查询性，真正达到无纸化办公。

4.对水库管理单位应用办公自动化系统的展望

随着科学技术的不断进步和信息技术的不断应用，水库管理单位的工程管理手段也在不断提高，大坝安全监测、洪水预报调度、水情雨情测报、闸门启闭管理等工程管理自动化系统逐渐完善并日趋成熟，将这些先进的、各自独立的管理手段进行有效的资源整合，进而加大对其与办公自动化系统的接口研究，将对完全实现水库管理单位的自动化管理具有重要意义。在国家加大对水利事业扶持力度的前提条件下，自动化、科学化管理水库和水库工程是未来水库管理的必然发展趋势，既能够满足当前水库管理单位行政办公需求，又能够提供支撑日后整合工程管理自动化功能方案的系统是水库管理单位信息化管理工作中应该着重考虑的问题。

5.结语

水库管理单位既具有需处理普通办公事务的共性，又因其特定职能如防洪调度、工程管理、兴利供水等而具有自身特点。水库管理单位应用办公自动化系统，可以整合办公资源，实现单位内部信息资源、人力资源、制度资源等的整合工作，规范办公流程，疏通内部协调障碍，提高办公效率。随着办公自动化系统的不断发展和功能的不断完善，以及量身定制型系统的逐渐普及，必将为水库管理单位提供更高效的办公和管理平台，使防洪调度、工程管理、兴利供水等特殊职能能够更好地融入办公自动化系统，更好地为水库管理单位服务，真正实现办公的自动化和管理的科学化、信息化，使水库管理单位既能够提高处理办公事务的效率，同时又能够提高行使特殊职能的能力，进而充分发挥水库综合效益，为社会发展创造更大的价值。□

2015-12-30

霍云峰，男，汉族，河北省黄壁庄水库管理局，高级工程师。