浅析企业档案工作定位

柳祥梅

(国核电站运行服务技术有限公司,上海 200233)

浅析企业档案工作定位

柳祥梅

(国核电站运行服务技术有限公司,上海 200233)

在核电企业发展战略规划部署下，作为承担着国家第三代核电技术的国家核电二级子公司，为了充分发挥企业自身优势和作用，更好地行使企业在整个集团中的历史使命和肩负的时代责任，让企业各项业务板块工作能得以顺利开展和实施有成效，档案工作作为企业业务流程的最后一环，有着至关重要的作用。针对企业档案工作定位的现状进行分析，并据此提出相应的建议和思考。

档案工作；定位；建议；思考

0 引 言

企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性工作[1]。企业档案工作做得如何，直接影响到企业其他工作的顺利开展，影响到企业在市场竞争环境中能否掌握先机和主动权，甚至更严重地影响到一个企业今后在市场中的生存与发展[2]。因此，对于一个承担着国家第三代核电技术的国家核电二级子公司，如何在核电企业发展战略规划部署下，充分发挥企业自身优势和作用，更好地行使本企业在整个集团布局中的历史使命和肩负的时代责任，使得各项业务板块能顺利开展，档案工作也彰显着它的特殊使命和生命纽带。据此，做好本企业档案工作的准确定位，将是一项至关重要的任务与课题。

1 企业档案工作当前现状分析

本企业是企业集团战略发展布局中的重要组成部分。自企业组建以来，档案工作部门积极响应和配合集团总部对文档管理工作建设的要求，力求档案工作能满足企业自身的发展需求和实现集团对文档管理系统的建设目标，但企业档案工作在定位方面还存在很多不足，主要体现在以下几个方面：

1.1 企业档案工作的定位在认识上存在不足

(1) 对企业文档工作定位的地位认识[3]。当前，企业内部对档案工作的认识和重视程度都不高，仍以老传统观念认为，档案工作只是简单地收集和整理文件，起着一个仓库保管作用，它并不直接为企业创造经济价值和社会声誉；传统的档案工作是置于业务流程的末端，其价值的体现很难与企业其他重要业务部门相媲美，企业领导对其重视和认可程度难免大打折扣，由此，很大程度上影响了档案工作部门在企业里的地位。由于其长期处于劣势地位，文档工作部门的话语权也很难得到重视和认同，更直接导致企业对档案工作的重视程度和资源投入力度。

集团总部对文档工作的高度重视，大力推动和宣传文档管理工作在各个业务流程中所起的重要作用，阐述文档管理工作在第三代核电技术发展背景下所承载的历史。企业档案工作部门也通过各种形式和渠道大力加强和宣贯文档工作在业务流程中的重要性，但其效果并不显著。受传统的思维定势的影响，大多数人都认为档案工作做得怎样，取决于档案部门、档案人员；档案工作的进展如何，基本上采取的是“事不关己”的态度，而不认为需要大家的共同协调配合。企业大多数人对文档管理工作还处于比较粗浅的初级认识阶段，还达不到档案法规 “三纳入”“四参加”和“四同时”的基本要求。从领导到管理层，乃至具体业务参与人员，都不觉得文档工作有何“特殊”之处需要被“纳入”，而“仅仅”把文档工作作为企业现代化建设的一个重要方面，视文档工作仅是从事文档管理工作人员的职责，而与业务部门无关[4]。

(2) 对企业文档工作定位的服务内容的认识[3]。企业档案工作服务的内容自然是档案室库藏的档案资源。档案室库藏不论大小多少，齐全完整，都要有特色搜集，能为档案利用者提供的信息内容特色化和个性化。这样，文档工作部门能根据企业实际情况有针对性地提供档案利用服务。目前，本企业档案工作提供的服务内容主要是提供档案原件的查阅和复制，其次是为各种质量管理体系审查提供被检文件材料，这些都是属于较低层次的档案服务，即都是以原始信息为主，而档案深层次的加工信息相对较少，档案职能的发挥离当今社会环境实现现代化信息服务的要求相距甚远。

(3)对企业文档工作定位的服务手段和服务方式的认识[3]。21世纪的今天，信息化已成为社会发展的一个重要标志。数字化出现的频率越来越高，涉及的领域也越来越广。核电行业当然也不例外。近年来，文档数字化，数字档案馆建设在整个核电集团公司内部正开始逐步推行。但是，由于集团所属企业性质各异，要在短时间内建立好一套完善的标准的文档管理信息化系统必将是非常困难的。当前本企业完全依赖于集团总部搭建的文档信息化平台，对自身的业务信息化建设缺乏足够的经验和能力，势必影响本企业文档信息化系统的建设。

在信息技术发达时代，信息化与档案工作休戚相关，信息化是当今世界和社会发展的大趋向，档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求[5]。目前，企业内信息化与档案工作相对独立，现有档案工作人员虽具备档案的专业知识，但在计算机管理、操作、数据录入、网络管理、数据库建设、图像处理、网页制作等方面知识欠缺很多，因此，在现有人力保障下，单纯靠档案工作人员自身力量完成这些项目是很难做到的。

(4) 对企业文档工作定位的目的认识。目前来说，企业档案工作是以满足企业对文档的需求为最终目的，能切实为企业研发、生产、经营和管理活动提供相应的技术支撑和服务保障。企业重组后，增设了很多业务板块，文档工作领域随之拓宽，在档案管理机制和档案管理体系都需要梳理完善、规范和优化。很多业务工作在行使各阶段的相关职能时，常常易忽略档案工作部门的存在，无论是项目验收还是合同签署时，尚未将文件归档作为项目完成和合同签署的必经环节，因此，文档工作人员无法直接介入各项生产活动的前期准备工作，在后期文件归档整理时，严重影响了文件归档的完整性和归档质量，也造成企业需要档案部门提供文件支持时，档案部门有心却无力出具相应的凭证，易造成对档案部门工作不力的误解。

1.2 企业档案工作在机构布局上存在不足

现在，档案业界都在提倡所谓的“文档一体化”，集团总部也在试着推行文档一体化管理系统平台的建设和应用，但要实现“文档一体化”，最基本的条件就是要做到文件控制、档案管理和信息化三者职能的相结合。在本企业内部，文件控制、档案管理和信息化虽同设在办公室下，但在生产和工作中，“文件”与“档案”工作实际是相脱节的，信息化也未能完全融入其中，基本上各自仍还处于是单方面作业的状态。尽管企业的收发文有统一的对外接口，但业务部门在生产过程中产生的业务文件，基本是属于自行负责，包括文件的流转、控制分发和归档管理。一般来说，档案部门也曾试图尝试介入其中，但受诸多条件的限制，档案工作还很难直接参与到各项生产活动中，也就谈不上对业务文件控制进行监督和实际管理，由此带来的直接后果是在业务活动结束后，在归档时总有归档不齐全和归档质量等一系列问题。很多业务部门归档的文件大多数都是有选择性归档，或者在整个业务工作中甚至没有形成相应的载体记录材料，出现无档案要移交归档的情况。

1.3 企业档案工作在管理上存在不完善的地方

档案管理主要包含实体管理和信息资源管理[6]。先不论企业档案部门注重实体管理、疏于信息资源管理，就实体管理而言也存在着诸多不完善之处。企业档案工作中面对的文件性质各异，量大且庞杂，因此要做好档案的分类，档案分类的好坏直接影响到档案管理的质量，而档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏又直接影响到其效用的发挥。企业内的文件归档因长期是滞后于业务后期，造成归档不及时、不完整，也影响了档案的质量。因此，企业档案工作需要以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案[7]。

2 企业档案工作定位的建议与思考

2.1 加强宣传，提高认识

档案宣传是档案业务工作的重要组成部分，档案宣传工作的贯彻执行，离不开企业领导班子强而有力的指引。多年来的工作实践表明，在所有制约档案工作发展的因素中，领导的重视一直都是最重要的因素。因此，加强宣传，就要加强企业领导对档案工作的认识，只有企业领导重视了档案工作，档案工作的开展和执行才能真正做到位，档案事业才能顺利开展。为此，档案部门要把宣传工作摆在重要位置，以各种方式积极宣传：一是通过档案新闻宣传让领导了解档案工作；二是给领导提供档案编研成果，编研成果是给领导展示档案工作成绩和作用的最直观的方式；三是经常向领导汇报档案工作，多谈一些搞好档案工作对企业的益处，多向领导宣传一些利用档案产生效果的实例，并邀请领导参观各种展览，使领导更加了解、关心、重视、支持档案工作，并把它列入重要议事日程，当作一件大事来抓。

另外，转变全员的思想观念，加深大家对档案工作的认识和了解。扩大档案部门与其他部门的沟通、协调，使大家在工作中能将档案工作的相关要求充分融入到企业生产的各个环节中，融入到各个部门的工作中，自觉执行。尤其是与企业档案业务有较多关联的人员，宣传的角度应定位在重视档案材料的归档上。这些人员既是档案的形成者，也是档案利用者和受益者，直接对档案工作的好坏产生影响。很多时候，业务部门的一些档案材料分散保管在这些人员手中，常常拖延归档甚至不归档，极大地影响了档案材料的齐全完整。档案人员也应积极主动地为各部门人员着想，多向他们宣传档案的重要性，加强对他们进行档案知识业务培训，这样才能争取到各部门对档案工作的了解、支持与帮助，促进档案的归档工作，做到应归尽归。

2.2 建立健全企业文档管理规章制度

现代企业文档管理规章制度的建立是规范档案收集、整理、归档、保管和利用必不可少的工具，是其企业文档管理人员在企业文档管理行为中需共同遵守的行为规则。没有制度或制度执行不到位，都将影响企业文档管理工作，文档管理水平和能力也将受到很大的挑战。现代企业文档管理制度的建设有利于规范企业档案管理行为，有利于促进企业文档管理工作的规范化和科学化，有利于文档管理工作服务于企业的整体目标[8-9]。

目前，企业文件和档案工作实际上是相对隔离的。企业在办公室设置了专人专管公文工作，而各业务部门却是自行管理各自的现行文件材料，待文件的“现行”功能结束后，才会选择性地将部分文件向档案部门移交归档。这样一来，就会出现归档文件收集的不完整和文档工作滞后于工程实体工作等诸多实际问题。虽然有合作的基础，但事实上是以归档为分水岭的分工关系。文件作为一件产品，只有在生产阶段完整地嵌入用户需求，才能生产出符合要求的合格产品。

为了有效解决这些困难，应结合公司质量管理体系，自上而下建立完整的文档管理制度体系。公司的文档管理体系由程序、制度和细则三个层面的文件组成。《文件控制程序》和《记录控制程序》是公司质量管理体系最重要的程序，是公司质量管理体系的基础，也是文档管理的纲领性文件。在此基础上，理顺企业内部的文档管理流程和工作职责，才能落实上述对文档管理的各项要求。

2.3 大力推进企业档案的全面质量管理

全面质量管理是提高档案工作质量的重要手段。因此，在企业档案的形成、积累、收集、整理、保管鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、分发、入库等环节中必须把企业档案的质量要求贯穿于档案工作的全过程，抓好各个环节各个过程的质量管理；同时，建立一整套保证档案质量的工作体系，做到有章可循，有据可依。

2.4 抓好文档管理队伍建设，提高团队执行力

(1) 建立专业化团队。企业文档管理工作是一个复杂细致的系统工程，一支高素质的文档管理队伍必不可少。公司配备了专职的文档管理人员，通过培训，所有专职档案人员已经取得了国家权威档案机构颁发的岗位证书，做到持证上岗。另外，档案主管部门积极组织文档管理人员参加国家发改委组织的建设项目档案管理专项培训，参与集团总部牵头组织的多次调研和交流活动，学习文档管理较为成熟单位的丰富经验和方法；除外部专业培训和经验交流外，公司还坚持双管齐下的方针，努力进行内部挖潜，定期组织兼职文档管理人员的内部培训，明确岗位职责、工作流程、档案管理系统使用培训以及专职管理人员与兼职人员的经验和交流，充分发挥每一个人的工作积极性和主观能动性；同时，利用内部网络、信息简报和部门周报等各种形式对全体员工加强普及宣贯文档管理知识和理念，通过点滴渗透逐步深入人心，树立全员参与文档管理的意识和重视文档管理工作。从公司组建至今近8年的时间内，不断探索和努力，专兼职人员的能力得到了长足提高，形成一个执行力较强的文档管理团队。

(2) 提升档案专业人员的知识素质[10]。档案专业人员在从事本职工作时应该具备一定广度和深度的知识面。档案专业人员除了要了解和掌握档案专业理论知识、要熟悉档案的工作内容外，还要努力学习和掌握档案内容所涉及的新知识，并熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉集团总部的各种业务规定，能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，在实践中不断提高自己业务能力和专业技术水平。另外，要勇于实践与创新，要把学习、实践、总结、创新融为一体，不断地对自己的知识结构进行必要的拓宽与完善，掌握和储备必要的知识和技能，树立终身学习的理念。

(3) 档案工作人员要具备服务意识，需变被动为主动。档案工作是一项繁而杂且非常琐碎又要求非常仔细的一项工作，长期枯燥乏味的工作环境，常常会使档案工作人员产生厌烦情绪，心生不满，这样就要求档案工作人员要积极调整心态，克服情绪波动周期，变被动为主动。在工作中不断改进工作方式方法，加强自身修养，做到换位思考，切实为档案利用者着想，改善服务态度，积极为档案工作服务而不懈努力。

[1] DA/T 42-2009,企业档案工作规范 [S].

[2] 程 荣.浅析企业档案工作的制度化建设[J]．黑龙江科技信息,2011(4):79.

[3] 张 娟.档案馆信息服务定位研究[D].广州：中山大学，2015.

[4] 何洪强.论秦山三核文档一体化管理实践与思考[J]．中国核工业，2002(F12)：95～99.

[5] 孙兆阳.试论档案信息化建设的有效实施[J]．科学与财富，2014(3)：233～234.

[6] 魏武军.浅议档案管理的信息化[J]．兰台世界，2009(S1)109.

[7] 张大钧.构建电力工程建设项目档案质量保证体系之浅见[J]．档案与建设，2012(7)：57～58.

[8] 张 晓.现代企业文档管理制度建设研究[J]. 档案学通讯，2010(6)：45～47.

[9] 李 科.浅谈现代企业档案管理工作[J]．青春岁月，2013(13)：450.

[10] 赵珍珍.知识管理环境下企业档案部门定位探析[J]. 云南档案，2011(9)：23～24.

2016-08-15；修改日期：2016-08-19

柳祥梅(1975-)，女，湖北松滋人，国核电站运行服务技术有限公司馆员．

G273.2

A

1673-5781(2016)04-0567-04