化工企业如何做好档案资料管理工作

汤 蓓

（中国石油化工股份有限公司金陵分公司，江苏南京 210033）

化工企业如何做好档案资料管理工作

汤 蓓

（中国石油化工股份有限公司金陵分公司，江苏南京 210033）

完整的项目档案是化工企业正常安全运行的保障。从管理制度、人员管理、归档资料范围、资料信息化等方面探讨了化工企业项目资料的管理方法。指出在资料管理中，责任到人、项目建设中全过程资料管理、注重隐蔽工程资料的收集、利用经济手段、以及加强电子资料信息库建设，是确保档案资料管理为化工企业的运营生产服务的关键。

化工企业；项目档案；隐蔽工程；电子档案资料

化工项目管理中，工程设计档案作为企业施工建设活动的实际记录，其存档是非常重要的工作。在生产过程中，只有通过工程档案原始资料才能追溯到当时项目建设管理的真实情况。完整的资料档案对为项目竣工后正常投产安全运行提供了重要的依据和保证，直接影响项目竣工投产后的生产、维护和发展。因此加强项目资料管理工作，对化工企业未来发展有着重要意义。

但是，石油化工企业所从事业务种类的多样性，造成了企业所涉及工程项目具有多样性，无形中造成了这些项目资料管理的难度。例如，在石化企业经营中，常规的检测工程、土建工程、设备安装工程等工程类别在石油化工企业均有涉及。这些工程类别中，如设备安装工程中的球罐制作、锅炉安装、管道安装、电气安装、仪表安装、通信安装等项目类别均分属于各自不同的专业。各种项目的内容相关性较弱，没有统一的文档种类、流程。

本文针对化工企业项目复杂的施工流程和冗杂的资料数据等特点，对改善化工企业项目资料收集、管理、建档提出几点建议。

1 化工企业项目档案管理现状

化工企业的生产、经营等活动都需要大量的档案资料来支持。例如，新建排水管线，必须提前对地下管道、水井、线路进行检查，确认施工区域不存在任何安全隐患方可开工。但是，化工企业内易发生改造、大修项目的建设工程文件与初始工程文件不统一；归档存在重技术文件、轻程序文件现象［1］。

为确保资料的及时性和完整性，化工企业应制订完善的资料管理细则，确保资料管理体系科学、系统、有效；在项目竣工后设置程序检查工程资料的完整性；确保生产过程中检查维修和未来发展时，资料查阅的便利。此外，化工企业在新建工程竣工完成后，必须对竣工档案资料进行细致的检查，方可进行归档整理。

分析化工企业内档案管理问题，面临的挑战主要有：①大量的竣工资料需要企业在档案资料管理上面大量投入；②大多的项目档案管理在化工企业中通常处于服务部门，其项目资料收集一般采用传统的工作程序，即事后整理。也就是在项目竣工后，组织相关人员、部门进行整理、归档；④项目时间跨度大、资料繁杂，分散在不同部门人手中，加上不同阶段人员流动频繁，项目建设文件容易收集不全且难以保证施工资料的规范完整；⑤化工企业项目档案管理中易出现职责不明、分工不清、管理混乱等现象，且项目施工管理人员对工程资料在工程建设中的重要作用还没有十分清楚的认识；⑥化工企业各部门的档案资料整理标准不统一，往往各部门分别按自己部门专业管理要求存放资料，易出现项目资料归类不清的现象。

2 健全的档案管理体系是项目档案管理的保证

化工企业项目资料管理不是一件简单的工作，需要完善的管理制度，统一的项目资料收集标准，加上项目资料信息化才能确保项目资料为企业生产服务。

2.1 建立完善的档案管理体制

完善的工程资料管理机制是确保项目资料收集与整理顺利进行的保证。项目资料收集和管理需要多部门人员相互配合及参与，需要相关制度协调相关人员的相互配合，才能使项目资料收集与管理更加合理科学。

专人负责，确保项目资料档案从形成、积累到归档、移交始终处在受控状态。从源头上将项目资料管理责任落实到实处，责任到人，做到层层有人管，处处有人负责，规范资料管理工作。

项目资料的收集实行项目建设全过程管理，辅以经济手段确保全面收集项目资料。项目资料收集应与项目建设实行“三同时”，也就是“同步收集、同步整理，同步竣工”为了从源头上保证项目资料的质量，对于不符合标准的文件或相关资料应当拒绝接受。

为了确保项目建设前期资料的完整性，一般应做好以下工作；①项目施工过程中，及时跟踪资料的去向，并做好资料的索回工作；在项目资料建档过程中，监理代表、项目管理组、档案部门层层把关，利用竣工验收环节确保项目资料收集完整；②项目竣工验收时，有关部门要严格把好审查验收关，包括对各施工单位编制的项目竣工图和文件资料等，对于一些隐蔽工程，应着重检查其验收记录的真实性，核对项目设计变更单的落实情况，审查其工程签证是否符合规范要求；③项目资料归纳存档后，需要进一步核对资料的完整性与准确性。

化工企业中，项目档案资料管理应设专人负责，专项管理，同时要划拨专项资金，专款专用，只有这样才能确保资料管理工作设备设施的完善和资料管理人员能够有效地开展工作。同时，为了提高档案管理人员的业务水平和素质，需要定期对其进行培训，以便更好地熟知工程档案管理方面的知识，熟悉档案收集及管理技术。

2.2 归档的项目资料范围

按照相关规范，明确项目资料的归档范围和各阶段应归档资料的内容，分阶段重点收集。对形成的文件、图纸、资料重点收集。对于数据资料的正确性，要定期根据现场实际情况加以反复核实，避免数据资料出现错误。项目资料收集过程中，不能只注重收集、保存工程项目设计文件中的总体设计、装置基础设计及施工图设计，对于项目设计前期文件也需要注重收集。

专人负责，把握时机。项目竣工后施工单位尚未撤走之前，编制出包括全公司地下、地上管网在内的竣工总图［2］。需要收集的项目资料包括：①项目设计档案。设计开工报告、项目设计统一技术规定、设计方案审查纪要、各专业互提条件、设计计算书、校审卡、质量评定表、各设计阶段总结；②施工档案。包括建筑工程施工文件、设备管道安装施工文件、电气仪表施工文件、竣工图、声像资料等；③工程监理档案。包括监理大纲、监理规划、监理细则等指导性文件，项目建设过程中质量进度监控文件，分部分项质量分析评估报告等工程总结性成果文件；④验收竣工档案。包括项目立项报告书、规划许可、消防设施验收报告、安全评价报告、环境风险评估报告等。

项目资料收集过程中，需要关注隐蔽工程、关键部位质保资料的质量控制。跟踪监测各种管线、地下隐蔽工程、建构筑物数据，对于大型设备、精密设备等的现场安装调试过程，也一定存在不少关键技术，这一过程必然有其特定的关键性数据文件文献资料，在确保保密的情况也应加以收集存档，因为它们也许会成为以后竣工图的更改依据。

同时注意，对施工单位实行服务与制约相结合。各设计阶段形成的文件和图纸，在向外发送的同时，必须备份以确保档案馆归档的需要。

2.3 项目资料档案的管理

档案管理工作涉及到整个工程公司的知识管理，采用统一标准进行管理，融入分公司的生产活动和管理流程当中。制定更为合理的项目归档管理制度，为化工企业项目档案中一些重要数据加密管理服务。

化工企业项目资料按照统一的档案分类标准，针对档案编号管理出台的相关法律法规标准，项目实施各步骤，不同类别的图纸资料，图纸的叠法、资料的装帧及编目等，统一接收，统一归档，统一管理。最后整理立卷、装订成册、编制项目档案保管清册，从而在源头上做好项目档案的整理规范工作，满足大量的项目资料管理需要。

建立项目资料电子档案信息库，便于项目资料的保存与使用。按照便于录入、便于查询、易于检索和安全保存的要求，为提高资料管理效率，采用先进的资料管理软件，实现资料管理信息化和自动化，以多通道、多路径和多属性等方式建立的电子档案库更能方便电子档案的利用。目前MSSQL Server大型企业级数据库作为海量数据组织管理基础，采取Fluorinefx实现前后台对接，借助Flex实现丰富、友好的前台展示，从而实现了化工企业工程资料管理的自动化，提供了多方位的查询与检索功能，极大地方便了工程资料的日常管理工作，实现了整个工程资料管理流程的规范化［3］。

3 结束语

数据库是化工企业资料信息化的核心，数据库系统应用水平的高低直接影响到现代石油化工企业资料管理水平。目前，传统的纸质档案管理已走向尽头，电子档案管理早已走向前台，电子档案管理具有诸多的优越性，比如可重复利用性，便于修改和检索等，这些都是纸质档案无法实现的。

综上所述，化工企业项目档案资料管理从制度上入手，责任到人，伴以竣工验收经济手段，引入信息时代新科技手段，充分发挥档案管理在化工企业生产运营中的作用，促进化工企业的持续发展。

［1］ 周敦友.石油化工建设工程文件组织因素分析［J］.建筑经济，2009，（04）：56-59.

［2］ 李菊萍.对化工企业投资项目竣工档案资料管理标准化的探讨［J］.科学管理，2016，（08）：41-42.

［3］ 张光宇，刘鑫.基于Flex的石油化工企业工程资料管理系统设计［J］.山西化工，2011，31（03）：49-51.

Improve the Project Record Service in Chemical Enterprises

Tang Bei

An good project record service will ensure the chemical enterprises operate well.The management of project record services，which included management system of record service，employment personnel，project file contents，and electronic file system，were discussed in this article.In the process of project fi le service，a designed person should be responsible for the collection of project files，which cover the whole process of project construction.The files of concealed work should be collected.Meanwhile，economic means would ensure a comprehensive collection of project information.The establishment of electronic archives information database would be benefi cial for chemical enterprises to operate production services.

Chemical enterprises；Project fi le；Concealed work；Electronic fi le

F426.92

B

1003-6490（2016）07-0172-02

2016-07-15

汤蓓（1968—），女，江苏南京人，助理馆员，主要从事项目管理工作。