大数据条件下高校图书馆档案管理机制创新研究

刘　静

（咸阳师范学院校网络与继续教育学院学生管理科，咸阳，712000）

大数据条件下高校图书馆档案管理机制创新研究

刘静

（咸阳师范学院校网络与继续教育学院学生管理科，咸阳，712000）

本文重点分析了高校档案管理中存在的问题，探讨出一些改进对策以提供一些理论依据促进档案管理工作的完善。

图书馆； 档案管理；创新研究

1　高校图书馆档案管理工作的具体内容

高校的档案管理工作从档案的性质看来，包括三方面的管理，分别是文件、文本与设备。从档案的类别划分，可分为财产档案、人事档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档、人事档案等多类型的档案，涵盖了高校的各个业务管理。图书馆日常的档案管理工作包括了以下几个方面的内容。首先是，管理员要建立完善合理的档案管理规定，其次是加强对管理人员的业务培训，使得管理能力得到较大提升。掌握一定的计算机操作水平，完成档案的编目、查询、归档整理、收集与保存工作。

2　高校图书馆档案管理工作的不足

2.1档案管理者素质有待提高。图书馆的档案工作难度较大，管理范围较宽，因此，很多档案管理者必须不断学习，提高整体素质以适应在信息化时代下的图书管理工作。此外，管理者的整体素质关乎着图书馆的文化建设，影响着档案管理工作的质量与服务。如果管理人员缺乏专业知识技能、缺乏计算机操作技能、个人素质较低，将阻碍用户对档案的搜索、使用，降低图书馆的整体服务水平。管理人员的素质不高，间接制约了图书馆的管理工作，对档案管理的创新也起阻碍作用。

2.2缺乏制度化管理方式。我国有绝大部分的院校在档案管理方面有所欠缺，缺乏制度化的管理体系，对图书馆的档案资源没有科学化管理，制度上的缺陷是导致档案管理工作散漫、档案利用率低、服务水平不高的本质原因。加强档管理工作质量，必须建立合理的管理制度，设立专门的管理队伍，对档案的使用进行规范。

2.3图书馆档案的使用程度较低。高校图书馆更加重视对档案的收集整理，对档案的使用程度并不是很重视，缺乏对档案的使用研究。高校的档案种类繁多，内容真实丰富，师生对这些档案资料的加以运用，能够了解各个方面的问题，运用人事档案，能帮助用户了解学校的组织结构、人员数量、师资力量或教师待遇，使用者查阅课题跟踪的有关档案，可以检索出课题的名称、课题发展情况、研究状况或研究方向。图书馆档案对高校有着独特的作用，而管理员自身重视不足，对使用者的引导不够，从而缺乏正确的使用方法，高校师生使用档案存在一定的难度，不能对一些有效档案进行查阅，以致于部分档案被闲置。

2.4电子管理档案运用范围有限。由于种种因素，电子档案在图书管理中并没有得到充分运用，虽与传统的手工管理方式相比，数字化管理档案具有可直读性、高查准率、高查全率、高便捷度等优点，但是在高校图书馆中使用状况不如预期理想。部分高校没有建立电子档案，部分高校虽实现了数字化管理档案，但在管理档案的方式、手段不够创新，电子档案管理水平较低。高校在电子管理档案时，往往重视不够，对档案数据库的安全保护力度不强，可能造成档案的原始资料丢失、系统受到病毒攻击。

2.5档案的构成比例不科学。据统计，高校的图书馆关于会议性记录的文书档案较多，占整个档案文件中较高的比重，而对业务档案、技术性档案、学生感兴趣的档案保存有限，内容不够丰富。一些有价值的档案，如设备档案容易被忽视，不能被很好地保存归档。可见，图书馆对档案的组成设置不合理，导致档案不够丰富完善无法被有效利用。其次，图书馆以纸稿进行档案的记录，档案主要以纸质稿为主，少部分运用电子管理档案。档案的组成比例以及记录载体都得不到合理的安排，影响了档案的收集、管理与应用。

3　创新图书馆档案管理机制的对策

3.1提高重视程度，树立创新管理理念。目前，档案管理工作中存在问题首先来自于管理者观念上的不重视。要改变档案管理的现状，必须提高管理者的重视程度，树立全新的管理理念。档案作为一种与图书资源同等重要的文献，理应受到重视、完善保存。因此，图书馆应将档案管理放在日常工作的重点部分，设立专门的职位主管档案管理工作，在图书馆管理会议中，将档案管理作为讨论要点，不断加强管理。

3.2建立规范的档案管理体系。俗话说“无规矩不成方圆”，尤其是在管理工作中，必须建立一套规范的体系指导实际的管理工作。我国根据档案管理工作发布了《档案法》，对档案的归档、保管、保密、使用、员工管理等各个方面都做出了具体的要求。因此，高校应该按照档案法的相关规定，再结合具体的管理现状，建立一套合法、合理、行之有效的管理系统。

3.3创新使用电子档案。图书档案在传统的手工管理下，管理效率较低，工作量特别大，档案损伤、丢失情况严重。因此，高校的档案管理工作依然存在很多问题。图书档案管理引入电子管理方式将借助信息技术与先进设备，转变档案的存储方式，实现信息化的管理。用户也可以通过网络访问共享档案资源，而不需要受时间与空间的限制。电子管理方式极大地节省了人力与物力，节省管理成本，为用户提供更好的服务。而深化数字化档案管理首先要引入互联网技术，搭建网络平台，然后建立档案数据库，建立客户端系统，实现档案数据库与用户的对接。在电子管理档案时，图书馆应注重对网络安全的维护，安排专业的电脑人才对网络系统进行及时监控。

3.4加强管理人员的责任意识，对档案存取严格管理。档案管理人员是直接接触档案，进行档案管理的一系列过程。管理人员如果缺乏责任意识，对文档处理随意化，不严格按照规章制度进行借阅，长期以往将破坏档案的管理制度，造成档案管理上的疏漏。管理者为管理好档案，必须明确职责，在工作中认真耐心，对档案及时处理。再者，图书馆应贯彻落实责任追究制，根据档案法或档案部门对工作人员的要求，具体实施，禁止员工泄漏档案信息，禁止员工违规借阅、防止员工玩忽职守造成重大损失，对员工的行为规范进行统一管理。这样，才能引导档案管理向更好的局面发展。

4　结语

档案管理工作是图书馆工作中的重要分支，传统的档案管理需要大量的人员、时间、成本，且无法完全处理好档案管理工作，因此，高校应创新引入电子档案管理模式，转变管理观念，建立全新的管理制度来应对档案管理工作中出现的难题与挑战。

［1］薛匡勇.重大突发事件中的档案应急管理研究［J］. 档案学通讯，2013，05：86-89.

［2］张燕.基于突发事件的高校档案应急管理策略分析［J］. 兰台世界，2010，10：44-45.

［3］薛匡勇.突发事件档案应急管理机制探析［J］. 档案与建设，2015，01：17-20.

File Management Innovation Mechanism of University Library under conditions of large data

Liu Jing
（Xianyang Normal University School of Network and Continuing Education Student Management Division，Xianyang，712000）

This paper analyzes the college archives management problems to explore some improvement measures to provide some theoretical basis for the promotion of sound archives management.

Library；records management；Innovative Research