电力基建工程档案规范化管理的研究

2016-03-12国网福建武平县供电有限公司

电子世界 2016年20期

国网福建武平县供电有限公司李莉

电力基建工程档案规范化管理的研究

国网福建武平县供电有限公司李莉

国家的不断进步和发展促使电力需求不断增大，为了满足逐渐增大的电力需求，我国加强了对电力事业的投入。其中，电力基建工程档案管理是电力建设和发展的过程中尤为重要的一个环节，管理人员必须进一步加强基建工程档案的管理，完善管理体系，从而确保档案资料的完善和准确。本文就电力基建工程档案规范化管理进行了相关的探讨和研究。

电力；基建工程；档案；规范化

电力基建工程档案的规范化管理对电力事业的发展和建设尤为重要，我国在进行电力工程建设的过程中必须重视这一环节，加强对各类档案资料的管理和分类，确保档案的完整性和准确性。在电力建设之中，基建工程档案包括许多内容，从该项目成立开始，这个项目所使用过的所有图纸、影音视频、文字等资料都是非常重要的档案资料。这些资料和档案不仅仅是使电力工程建设更加规范化的重要工具，也是电力工程建设过程中必备的法律凭证。这些档案涉及工程建设的工作人员资料、施工过程、建设周期等内容，所以必须对其进行谨慎的、规范化的管理。

1.我国在电力基建档案管理工作中存在的问题

（1）档案的存放不够系统

目前，大部分的电力工程建设所需要的时间较长，因此档案资料繁多复杂。通常，大规模电力工程基建档案的管理会由多个管理人员完成，往往前期的管理人员和后期的管理人员并不相同，且不同的管理人员存放方式、记录方式各有不同，这就导致档案内容出现偏差，在存放的过程中也会出现档案缺失的情况。例如，档案中的某些合同签署时间存在偏差、工程名称前后不同等等问题。这类情况的出现严重的影响了档案资料的准确性，使其丧失了原本应有的存在意义和法律效用。

（2）档案的内容不够规范、完整

档案资料包含的内容繁多、复杂，在实际的电力基建档案管理工作之中，管理人员之间没有统一规范的记录方式，缺乏专业的管理能力和管理水平，从而导致档案资料在记录的过程中就存在漏洞和问题。此外，由于保存方式不同且缺乏科学性，从而导致档案在长期的保存中出现丢失和破损等问题。这些问题都严重的影响了档案保存的质量。

（3）档案的管理缺乏保障

目前，我国电力企业或单位对电力基建档案管理缺乏重视，从而导致档案管理的监督机制不够完善和严格，缺少相应的管理保障。施工单位对档案管理不够重视，没有科学的管理手段和统一的管理方式，在工程建设初期没有及时进行档案的记录和跟进，导致工程的初期档案不够完善。此外，管理档案的相关部门没有指派专门的管理人员，常常导致档案的丢失，并且没有及时对缺失的档案进行完善。此外，由于监督工作的松懈，档案资料的内容没有进行及时的核对，从而导致数据、记录等出现大小不等的偏差，影响档案的准确性。不仅如此，由于对档案管理的不重视，档案管理工作缺少完善的设备和丰厚的资金，管理人员也缺乏专业性，从而导致档案管理苦难重重，在管理的过程中不断出现问题和漏洞。最终，档案管理无法满足电力工程建设的要求，二者脱节，从而使档案管理工作丧失其应用的作用和意义。

2.实现电力基建档案规范化管理的有效方案

（1）规范工程档案的管理方式

为了进一步规范工程档案的管理方式，管理工作要从三个方面着手改善：首先，管理人员需要在工程建设的前期就进行档案和资料的搜集，制定相应的录入方式和搜集时间。如果在施工前期没有进行规范的档案收集和管理，后期的档案管理工作难度会不断的加大；其次，由于工程持续的时间较长，资料档案会由多个管理人员经手保管。为了确保档案的完善和准确，管理人员一定要及时核对档案内容，制定统一的、科学的档案保存方式。在档案交接的过程中认真核对档案数量，避免档案的缺失。如果档案资料出现缺失，管理人员一定要进行及时的补档，避免影响后期档案管理工作和工程建设；最后，管理人员要对工程建设的进程有一定的了解，对工程建设的情况进行实地的探查和了解，根据实际情况完善档案内容，保障档案的准确性。

（2）规范档案的记录内容和记录方式

在档案记录的过程中，由于记录人员不同，档案的内容和记录方式也会存在一定的差异，这些差异会影响档案资料的准确性和规范化。因此，规范档案的记录内容和记录方式是必不可少的。为此，相关的管理部门必须制定一个系统、完善的记录方式，规范档案录入的内容，保障内容的具体和完善，以及不同管理人员录入的内容相互一致。此外，档案管理人员还要对档案的内容进行定期的、规范化的校对，及时发现档案资料中存在的漏洞和问题，一旦发现问题管理人员要进行及时的纠正，根据工程建设的实际情况对资料档案进行及时的查缺不全。

（3）加强对档案管理的重视和监督

电力工程建设周期长，涉及诸多内容，参与工作的人员较多，如果没有足够的重视和严格的监督，会导致管理难度的增大和管理漏洞的增多。因此，加强档案的管理和重视是必不可少的。为此，管理部门要从多个方面入手：首先，要加强建设企业或单位对档案管理工作的重视，加大对档案管理工作的投入，确保设备的健全和完善。完善的工作设备和丰厚的资金支持能够有效确保管理工作的效率；其次，要建立专门负责档案管理的部门或机构，将档案管理的工作进一步程序化和具体化，确保档案的管理工作能够按部就班，降低疏漏的出现；最后，要安排相应的管理人员进行档案管理工作进行监督，严格规范档案管理人员的工作内容，提升管理人员的责任感，建立相应的责任机制和监督机制，从根本上确保管理工作的完善和准确。

（4）提升管理人员的专业素质

提升管理人员的专业素质和工作效率能够从根本上保障档案管理工作的质量。为此，管理部门不仅要加强对管理工作的重视，还要加强对管理工作人员的培养和训练，定期对工作人员进行审核和培训。此外，还要对管理人员进行严格的筛选和考核，确保应聘人员具有相关的工作经验、相应的专业素质和责任感。鼓励档案管理人员积极进进行实地考察，了解工程的整体进程和实际进展情况，根据实际情况进行档案和资料的记录和归纳。除此之外，还要制定一个科学的动态管理制度，通过这项制度来保障档案管理工作的效率和连贯性，进一步降低工作过程中可能出现的疏漏。明确各个管理人员的工作内容和管理范围，协调各个部门之间的配合，加强部门之间的同步率，减少档案调动过程中可能出现的缺失情况。通过完善和规范的管理手段、管理措施来保证管理人员的专业素质，从而进一步提升档案管理工作的专业性和质量。