肇庆气象行政许可档案管理工作的规范化——以防雷行政许可档案管理为例

李厚伟，周静，邓龙，温燕梦，陈明丽，梁绍强（肇庆市气象局，广东肇庆 526060）

肇庆气象行政许可档案管理工作的规范化
——以防雷行政许可档案管理为例

李厚伟，周静，邓龙，温燕梦，陈明丽，梁绍强（肇庆市气象局，广东肇庆 526060）

主要介绍了从2012年开始至今肇庆气象行政许可档案工作从不成熟逐步走向规范化管理发展的探索过程，针对气象行政许可档案管理工作中出现的问题提出了解决的措施：强化行政审批材料的收件处理，使用专门的申请材料印章提高行政审批工作效率；强化防雷装置施工图纸的后期制作，使其更加规范化、专业化；规范案卷内的卷宗封面、目录和封底内容等项目，科学立卷，规范案卷装订；规范案卷入盒和统一管理。以防雷装置设计审核和竣工验收行政许可审批事项立卷归档工作为主线，展现了肇庆气象行政许可档案工作的方法。

气象档案；气象行政许可；档案管理；依法行政；防雷；肇庆市

气象行政许可工作是气象主管机构依法行使对社会的管理职能、保障经济社会又好又快发展的一项重要工作，也是依法行政、建设法治型社会、政府依法行政的重要内容之一。气象行政许可档案是气象部门依法实施气象行政许可事项申请、受理、审查、许可决定、许可送达的过程中所形成的具有保存价值的文字、图表等形式的记录，是遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用的原则进行收集、整理所形成的档案［1-3］。它能真实、客观地反映出气象行政许可工作的质量和水平，更是日后在面对不可预知的行政复议和行政诉讼中需要提呈的最基本法定佐证材料，因此规范行政许可档案很有必要。

2012年广东省气象局下发《关于进一步规范我省防雷装置设计审核、跟踪检测和竣工验收等有关工作的通知》，进一步规范广东省区域内防雷装置的设计审核、跟踪检测和竣工验收等有关工作，统一管理业务规程，它标志着广东省防雷减灾工作全面进入规范化管理年代，同时也对气象行政许可工作中防雷装置设计审核和竣工验收提出了更高的要求。纵观肇庆气象行政许可工作，特别在行政许可档案工作上，当时正处于亟需完善阶段，工作开展压力巨大。肇庆行政许可工作者通过不断摸索，制定制度、建立标准、实践操作、积极推广等环节逐步建立起了具有肇庆特色的气象行政许可档案管理工作模式，促进气象行政许可工作朝科学化、规范化方向发展。

1 规范化气象行政许可档案

1.1 强化对行政审批材料的收件处理

一份完整、符合法定形式、高质量案卷的呈现，首先是从对申请材料的处理开始的，强化其完整性、合法性是必须首要考虑的问题。初期我们到消防、建设、规划等部门学习对行政许可申请材料的处理方法和规则，总结他们的成功经验，然后根据气象部门的实际情况，不断完善收件和审件程序，优化办事流程。由于完备的证明文件材料是行政许可流程不可或缺的要素，所以须在确保不违反《行政许可法》和《防雷装置设计审核和竣工验收规定》的前提下增加证明文件的收取。例如在收取授权证明材料环节中增加了组织机构代码证复印件（可提供工商营业执照复印件或是证明函等方式）的收取，加强对建设单位及单位负责人的真实合法资料进一步核查核实；在设计审核阶段，通过收取《建设工程规划许可证》复印件，确定建构筑物的合法性和建构筑物准确的占地面积、建筑面积和高度等数据信息。

在对申请材料收取、审查过程中，为了提高行政审批工作效率，创新制作一批用于处理申请材料的印章，也强化了对这些印章的使用。同时，在办理行政许可审批中，采用了一些有效措施确保申请材料的规范化，加强了对申请材料完整性和合法性的确认。例如除提交材料为原件外，其他申请材料均须严格要求加盖建设单位公章，对申请材料进行确认；对提交的复印件材料全部加盖使用用途印章或由申请人亲笔注明用途，保障申请人单位的合法权益和强化对案件办理人的保护作用；对申请人身份证复印件及防雷施工单位资质复印件、施工人员资格证复印件必须双方当面核对原件后加盖专门设计的核对章，由申请人和案件办理人签名确认，确保核件程序的合法性。

1.2 强化防雷装置施工图纸的后期制作

制作防雷装置施工图纸档案是在立卷过程中占据时间最多、工作量最大、难度极高的环节。由于提交的图纸资料大部分都是形状不一、零散杂乱、美观性差，所以不利于立卷归档和查阅。通过对图纸进行边缘裁切和标准折叠等处理，制成图纸案卷，便于存档查阅。为了使图纸档案更加规范化、专业化，结合本单位档案室容量管理的要求，决定对防雷装置施工图纸同时采取不装订折法和装订折法2种方式，标准为10张图纸以内的采用装订折法立卷装订成册；超过10张图纸的采用不装订折叠法，附于主案卷后形成一体。

1.3 科学立卷和案卷装订

立卷和案卷装订环节严格按照档案规则进行科学操作，在意见书送达之后，严格规定了必须在5个工作日内完成立卷归档工作。案卷总体顺序遵循文件的形成时间规律，申请材料在前面，申请材料受理和意见书制作所产生的文件在后面。案卷加入卷宗封面、卷内目录表和封底内考表内容项目，使案卷符合完整、统一的要求。

案卷制作主要依照以下步骤：第一，要制作卷宗封面和封底内考表，其中卷宗封面，内容包括档案号、卷名、行政许可审批事项、编号、设定依据、实施机关、申请单位、申请内容、受理日期、办结日期、办案人、审核人员、立卷日期和保管期限等。第二，归档文件逐件按次序编目录，目录内容设置审批事项基本信息、件号、件名、页数、备注等项目。对入卷文件材料，必须去除一切金属物和铅笔痕迹，对于破损文件须进行必要修复，大型纸张材料折叠成竖向A4尺寸，横向纸张材料顶端对齐装订线，程序完成后进入案卷装订环节。第三，案卷装订时须对齐右端及底端，装订所用封皮和封底内考表用无酸纸标准封脊类型A4纸张，整体案卷采用三点一线打孔标准装订法，线材使用标准卷装蜡棉线，符合永久性保管期限档案要求。对于采用装订折叠法的图纸，参照城建档案馆图纸入卷方法，独立装订成册，案卷左端须加入图纸装订垫条，加量至与右端保持同等厚度为宜，为符合实际需要及兼顾美观性，图纸案卷封面和封底加入250 g无酸A4纸进行加固，使案卷整体达到均匀平整稳固，方便入盒存档和日后查阅。

1.4 规范案卷入盒和统一管理

尽最大可能采用了高质量和符合档案制作规定的档案用品进行档案的后期制作。为最大限度保证档案整齐美观及符合单位档案室容量管理要求，统一采用50 mm厚度盒脊的标准无酸纸档案盒存放案卷，为保证质量，从专业档案用品供应商处进行采购，确保档案可以永久保管。盒脊和档案盒封面贴条采用无酸纸打印、整齐裁切后用白乳胶粘贴，盒脊贴条内容包括全宗号、类别、档案号、保管期限、盒号等；档案盒封面包括入盒案卷的一些基本信息，如档案号、事项编号、建设单位、建设项目、施工单位、实施行政许可机关、档案编制日期等。制作完成后的案卷，按照案卷自然产生先后顺序入盒，满盒后入装次盒，依此类推，同时编定盒号，整齐排列。

当全年度档案全部完成后，编制当年行政许可档案目录清单，同时形成电子档案清单，并逐盒逐卷检查登记完毕后，由立卷人、检查人、移交人、接收人签名确认，在次年3月份前整体移交局档案室分类编号入柜存放，进行妥善保管和供日后的查阅使用。

2 讨论

在行政许可档案工作探索历程中，除了学习和融合专业档案工作知识和经验外，还总结出适合现阶段的工作模式，不断改善档案管理工作中的不足，并对加强气象行政许可档案工作有了进一步的认识。

2.1 提高对行政许可档案工作重要性的认识

长期以来，由于防雷工作的粗放式发展，造成一些基层单位对行政许可档案工作的重要性认识不到位，对防雷行政许可档案的内容、格式、管理等没有统一的规定，各地防雷行政许可审查内容不一致，档案管理模式也不尽相同。有的缺少完善的管理制度，有的档案存放条件不符合要求，有的档案没有固定的管理人员，从而不能全面、完整记载和反映行政许可的全部内容［4］。因此，亟需提高对行政许可档案工作的重要性的认识，尽快制定完善的行政许可档案管理工作制度，确保气象行政许可工作的健康有序开展。

2.2 切实提高行政许可档案的质量

行政许可档案质量反映了气象行政许可工作的质量，关系到行政复议、行政诉讼的法律佐证的真实与否。因此，气象行政许可工作人员要具有高度的责任心，做好申请资料的审查工作，做到资料齐全、完整，符合法定形式，确保审批文书适用于法律依据，符合法定程序［4］。因此应通过制定严格规范的行政许可审批办理流程、档案实施规则和案卷评比考核办法等制度和形式，对行政许可档案的内容、格式、管理、人员、考核等各方面统一标准、统一要求、统一管理，并严格执行到位，以点带面，促进行政许可案卷的质量提升。

2.3 加强对行政许可工作人员专业培训

提高行政许可工作人员防雷专业知识、法律法规知识、专业工作素养水平，这是提高行政许可档案质量的前提条件。行政许可档案管理工作要有相应的业务知识和技术手段来保证，没有扎实、全面的业务知识，就很难对实际工作中遇到的问题进行全面客观的判断和分析，也无法制作出高质量的档案。因此，加强行政许可工作人员的专业知识培训，打造学习型的行政许可工作队伍，是提高行政许可档案管理工作的精兵强将之路。

2.4 着眼未来尽快建立行政许可电子档案

在未来的档案工作中，电子档案全面或部分取代纸质档案的时代必然来临，而电子档案在保护环境、减少资源浪费、占用空间小等方面有突出优点，在保存、查阅和使用方面的便利性更是纸质档案无法比拟的，应尽早制定计划，开展行政许可电子档案建设工作，为未来多元化的档案工作奠定基础。

从2012年开始至今，在短短3年的气象行政许可档案工作探索过程中，肇庆气象行政许可工作者深入学习研究档案法、档案规则，同时不断与档案工作先进单位、档案工作专业人士加强交流学习，寻找适合于现阶段的档案工作管理模式，以人之长补己之短，不照搬他人的模式，而是另辟蹊径，在大家认为枯燥无味的档案工作中，开拓创新，给肇庆气象行政许可档案工作注入新鲜活力，制作出了不一样的气象行政许可档案。严谨、规范、统一、美观，高标准，高要求是我们行政许可档案工作的目标和要求，也是我们得以坚持并为之付出不懈努力的基本理念所在。

［1］中华人民共共和国档案法（1988-01-01）［S］.

［2］中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则［S］.（2001-01-01）.

［3］林常青，李嘉，林春.防雷装置设计审核和竣工验收行政许可档案管理的思考［J］.气象与减灾研究，2011，34（3）：68-71.

［4］张丰.水务行政许可档案管理模式和方法探讨［J］.上海水务，2009，25（2）：50-52.

P49

A

10.3969/j.issn.1007-6190.2016.05.013

2015-09-01

李厚伟（1979年生），男，本科，工程师，主要从事应用气象和行政服务审批等工作。E-mail：103380243@qq.com

李厚伟，周静，邓龙，等.肇庆气象行政许可档案管理工作的规范化［J］.广东气象，2016，38（5）：54-56.