经济发展方式的转变与企业档案工作

巫庆红

（广船国际科技信息部）

经济发展方式的转变与企业档案工作

巫庆红

（广船国际科技信息部）

随着时代的发展，无论国家还是企业的经济发展方式都在不断发生变化，而不同的经济发展方式改变了经济主体对档案的利用需求。本文主要针对经济发展方式的转变所引起的企业档案工作的变化和如何应对进行论述。

经济 发展 方式 企业 档案工作

0 前言

档案工作最根本的意义在于满足利用需求。当企业的经济发展方式发生变化，它所产生的档案内容和对档案的利用需求也随之发生变化，因此档案工作应该围绕经济发展方式的转变进行适当的调整，才能满足企业可持续发展的需要。

1 经济发展方式的转变引发的企业档案工作变化的具体表现

1.1 由计划经济体制向市场经济体制转轨完成后，企业档案内容之一的固定资产投资项目档案数量增多

中国政府实行的改革开放政策，为众多国企注入蓬勃生机，它们逐渐摆脱计划经济的束缚，开始以国际和国内市场供求变化为发展导向，不断丰富企业的经营模式，以适应优胜劣汰的市场生存法则，随着发展战略的不断调整，相当多的企业逐渐投入资金，大刀阔斧兴建生产、经营或办公所需的车间、办公楼，购置与生产配备的机械设备等配套生产所需器具，以此提高企业的生产能力，为企业的产能扩张提供基础保障，于是，由这些生产经营活动所产生的固定资产投资项目档案开始出现，并呈现增长趋势，尤其是近几年，伴随着国内外市场竞争的激烈，企业为提高产品科技含量和附加值，争夺高端市场份额，也加快了固定资产投资项目的兴建，而且此类固定资产项目投资金额明显增大，随之而来的是单个固定资产项目所产生的档案数量也不断增多，而且这些固定资产项目档案往往由基建档案和设备档案等不同类别的档案组成，无论档案的数量与类别都呈增多趋势。

1.2 国有企业股份制改革完成后，上市公司管理体制使相关部门在资产评估、财务审计时所利用的档案内容增多

在大型国有企业改革和发展的漫长历程中，相当一部分的企业完成了股份制改革，实现投资主体的多元化变革，成为国有资本、个人资本、外资资本等多方资本参股的股份制公司。这种投资主体的改变必然伴随着经济发展方式的转变，当企业的融资渠道拓宽，产品的研发投入增多，企业有更充裕的资金和科研实力进行多种经济发展模式的尝试，其结果是独资、合资等形式的子公司相继出现，于是经济发展方式也由单一性发展为多样性，这种多样化的经济发展方式，既是市场竞争的必然产物，也是企业发展的客观需要。当然，股份制企业的每一种新兴经济发展方式的出现或者变更都与股东大会的战略决策分不开，而股东大会在赋予企业生产经营权利的同时，亦要求股份制企业进行必须的风险评估和财务审计，上市公司管理体制使相关部门在资产评估、财务审计时所需利用的档案内容明显增多。

1.3 总公司与分支机构并存的经济发展方式，增加了档案完整收集与安全利用的难度

纵观不同行业的企业，在不同的地区设置分支机构，或是项目点分布在全国各地甚至国外的情况已经很普遍，这种总公司与分支机构并存的经济发展方式，伴随着企业发展的需要、广州市政府对环保搬迁的规划等各方面的客观原因而产生，这些分支机构在日常的生产经营活动中产生的档案数量逐年增多，但地理位置的分隔，人员的频繁流动，加剧了档案收集的难度，如何保证档案收集的系统性和完整性，成为一道难题；同时，分支机构对总公司馆藏档案的利用需求也一直持续增多，如何在满足利用需求的同时保证外借档案的安全却缺少可借鉴的历史经验，致使一些实际产生应归档文件的收集不完整和档案在异地利用过程中的遗失时有发生，在缺乏行之有效的制度监督的情况下，企业档案部门只能在实践中亦步亦趋的优化档案管理手法，被动局面不时出现。

为了扭转档案工作面临的被动局面，确保馆藏档案资源能够满足企业在科研、生产、经营等活动中的多元化利用需求，档案工作首先应该注重提升档案管理人员素质，其次适当调整档案收集范围和管理模式，从而适应企业在不同历史时期的经济发展方式。

2 经济发展方式转变后的档案工作对策与方法

2.1 受市场经济影响而增多的固定资产项目，其档案的整编是档案工作的难点所在，应重视对档案管理人员业务水平的提升教育

随着企业所投资的固定资产投资项目增多以及单个固定资产投资项目收集的档案数量的逐渐增多，固定资产项目档案在企业馆藏档案中所占的比例不断增大，而且重大固定资产投资项目一般都要求进行项目档案专项验收，其严格的验收标准，使项目档案的整编工作成为档案工作的难点，应引起企业的足够重视。因为，一方面固定资产项目档案所包含的基建与设备等档案是项目投产后进行审计、设备维护以及改扩建的依据性材料，另一方面，项目档案验收也是固定资产投资项目总体验收的前提条件，所以要求企业重视档案管理人员业务水平的提升教育。首先，企业应创造机会让档案管理人员接受项目档案的专题培训，具体方法既可以让档案人员参加相关的专题培训班，也可以请有关专家进行针对性的培训，使管理人员掌握系统的理论知识和整编标准；其次，应增加档案人员对外参观学习的机会，有计划的选派人员到项目档案管理水平高的单位参观学习，这样既可以向经验人士请教工作中遇到的疑难问题，又可以吸取实践经验；最后，档案人员应具备自我学习的能力，不断更新知识、提升自身素质，从而有效提高自己的专业知识和业务水平。

2.2 股份制企业的档案管理部门应加强对股份制相关方面资料的收集，以满足年报编纂、财务审计等方面的利用需求

众所周知，无论是股份制公司的年报编纂、财务审计，还是资产评估等经营活动都离不开对文书档案、基建档案、财会档案等相关档案馆藏资源的参考利用，所以股份制企业的档案部门必须加强对董事会文件、财务凭证、资产抵押、产权变动等方面档案的收集，以满足股份制企业发展的客观需要；另外，由于会计师事务所或国资委等单位对审计对象的档案馆藏资源、分类标准、检索方法等档案利用方法未必熟悉，这就要求档案管理人员为利用者提供及时的指引，因此，要求档案管理人员必须熟悉馆藏、掌握各类档案的分类标准，同时在提供利用的过程中，善于分析与研究不同时期档案用户的利用需求，掌握不同利用者的需求特点与需求心理，建立科学实用的检索体系，才能多途径、多方面满足用户的利用需求。

2.3 完善的制度与高度的责任心是分支机构档案收集完整与利用安全的保障

异地设立的分支机构，往往没有设置专职的档案管理人员，一般都由其他人员兼任，而且很多是刚刚入职的新员工，他们还没有形成基本的档案意识，对档案工作的意义知之甚少，对档案资源的重要性缺乏认识，对档案的收集范围与归档要求也缺乏了解，因此一些员工对于档案的收集甚至遗失都抱着无关紧要的态度。所以相关企业在设立分支机构的同时，应该制定完善的档案管理制度，采取行政手段确保档案工作的规范展开。另外，档案管理人员应该具备高度的责任心和前瞻性，改变以往的管理模式，提前介入，主动提供咨询服务，广泛宣传档案对社会、企业和个人所具有的功能与作用，采用典型的应用实例作为宣教材料，强化员工的档案意识。只有这样，才能避免档案工作陷入鞭长莫及的尴尬局面。

3 加强档案工作对企业发展的积极意义

3.1 档案工作是维护企业历史真实概况的重要保证

企业档案是企业在科研、生产、经营等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、电子文件、声像等各种形式与载体的文件材料，它是直接反映企业活动的原始记录，真实而客观地记录了企业发展的历史，在维护企业历史真实概况方面具有无可替代的作用。而档案工作由始至终围绕企业活动展开档案收集和馆藏，确保了各类文件资料的系统性和完整性，是维护企业历史真实概况的重要保证。贯穿于企业发展过程的经济发展方式的转变，也毫不例外的在馆藏档案中留下了力透纸背的一笔，它客观地记录了企业谋求发展的努力尝试。如公司档案室的馆藏档案，就全面记录了公司作为中国第一个利用外资引进国外先进技术设备生产集装箱的创举，这一创举不仅填补了中国集装箱制造和集装箱出口的空白，而且它所创造的经济效益，曾一度撑起了公司年度利润的半壁江山。从1981年建成投产至1993年，集装箱生产更为国家创汇超过三亿五千万美元，同时，集装箱产品亦为公司赢得了国家质量奖审定委员会颁发的金质奖。这些翔实的馆藏档案，依靠的是档案收集的完整与系统，所以，档案工作是维护企业历史真实概况的重要保证。

3.2 档案工作具有提高经济效益的功能

企业在产品设计过程中，经常参考历史的技术数据和图形结构，有时甚至会大量移植已有的产品设计，然后根据市场需求进行适当的升级改造，这在企业的生产经营中司空见惯，例如某些船舶制造，后续船型就会大量借用前期船型的馆藏档案，在原来的基础上进行优化设计，这种根据馆藏档案进行的二次设计，不仅缩短了设计周期，而且节省人力、物力、财力，能够取得事半功倍的效果，无疑提高了企业的经济效益，所以，档案工作具有提高经济效益的功能。

3.3 档案工作为解决经济纠纷提供信息资源

档案工作最根本的意义在于满足利用需求。企业档案工作为企业的科研、生产、经营等活动提供必要的信息资源，是服务性工作，但在一些关键时刻，却具有决定性的作用。如2000年，因广东省XX公路工程有限公司未能按虎门大桥合同条款向公司支付工程款，应承担逾期付款的违约责任，公司在提起诉讼时，便从馆藏的虎门大桥工程档案中提取了有力证据，确保了案件终审判决的胜诉。所以档案工作可为经济纠纷提供信息资源。

纵上所述，企业档案工作只有不断适应经济发展方式的转变，才能满足不同发展阶段的经济主体对于档案利用的客观需求，因为只有能够满足利用需求的档案，才是蕴藏保存价值的档案。

10.3969/j.issn.2095-4506.2016.04.012

巫庆红（1969--），女 ，副研究馆员，档案管理。

2016-3-30）