人工智能在档案工作中的应用研究

历佳

沈阳理工大学档案馆

人工智能在档案工作中的应用研究

历佳

沈阳理工大学档案馆

本文通过对人工智能机器人和智能计算机系统在档案工作中的分类说明，分析了人工智能在档案工作发展的可行性，通过新的阿西莫夫的机器人定律来阐述了人工智能的安全性，并对人工智能在档案工作中可能存在的问题及解决方法进行了说明。

人工智能；档案工作；机器人定律

随着科技的发展和人类知识结构的提高，人工智能领域涌现出大量的新设想、新观念、新理论、新技术、新产品都在向日常应用中普及，可以说人工智能将成为未来科学技术发展的源泉，将为基于互联网和移动互联网等领域的创新应用提供核心基础。但在某些特定的专业领域，其还有待依靠专业知识和法律法规继续完善。人工智能在档案工作中的发展中也会像档案管理信息平台一样会日趋普及，但是由于档案工作的特殊性，其应用范围和服务内容必须有待规范。

1、人工智能在档案工作中的应用分类及发展

人工智能在档案工作中的应用分类。人工智能从产生到发展至今涉及多个并不断扩大的研究领域。研究方向从最初的智能控制、符号计算，到现阶段的动态反应、自然语言理解、模式识别、计算机视觉、数据分析、机器学习与数据挖掘、智能信息检索、语音识别和形态发展等，逐渐成为更为贴近人类生活的智能科学学科。针对目前机器学习与模式识别、大数据的分析与挖掘、人工智能与认知科学、人工智能与机器人的发展，如何结合档案管理工作进行档案的管理与服务利用，在实践中需要注意哪些问题，更应该是我们档案工作者提前意识到，并且随时提出改进意见对人工智能在档案工作中的应用进行完善。

本文将所涉及到的人工智能在档案工作中的应用分为两类，一类是在档案馆（室）直接面对面应用的具有可触摸、可对话、可查询等功能的人工智能机器人实体模型，例如应用多媒体技术使文字、图形、图像、声音等多种形式的档案信息在智能机器人中统一存贮管理并可共查询。另一类是具有在互联网服务中进行数据挖掘、智能信息检索连接数据库终端的智能计算机系统。

首先，我们要明确我国档案工作基本原则的内容，即集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。其中在人工智能应用中必须保证档案的内容安全。尤其目前在档案收集工作力求档案的数量充分，质量的优化；档案的成分充分，结构的合理；档案的内容广泛，层次的分明；归档文件齐全完整；保持全宗内档案的不可分散性；推行档案入馆（室）质量的标准化；定期对馆藏档案进行鉴定等等，在这些档案工作者所做的基础工作之后，我们才可以通过技术手段进行人工智能服务。

当然，随着科技的发展，这些基础工作也许有一天会由人工智能机器人来负责完成，但是，我们必须遵守新的阿西莫夫的机器人定律。机器人首先必须保护并且不伤害全人类整体的利益；同时，机器人不可以伤害任何人类个体，机器人必须服从人类给予它的命令，但是当该命令与前两条定律有所冲突时不必服从该命令；机器人在不违反前三条定律的情况下要尽可能保护自己的安全。［1］以及罗杰·克拉克提出的繁殖原则：机器人不得参与机器人本身的设计制造，除非新机器人的命令行为符合机器人定律。［2］我们这里的机器人包括智能计终端算机系统，这样我们才能保证人工智能在档案管理工作中所收集档案的完整，在利用工作中保证档案的实体安全与内容安全。

人工智能在档案工作中的发展。人工智能在档案工作中的发展和普及，将会依托档案信息管理系统发展与普及，甚至因为依托档案信息管理系统作为数据基础，其在档案管理工作和档案服务利用中发展的将更为迅速和广泛，有助于树立档案工作的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。具有人工智能的计算机档案管理系统，具有开放性、主观能动性（自我调整和优化）、与其他信息系统的关联性等特点，其可以完成自动、编目和检索，辅助人工立卷，自动索引，文档管理查询一体化，档案信息网络化。

人工智能机器人实体模型可以对在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件的整理和归档工作，可以进行对人类的语音交流，通过动态反应、自然语言理解、计算机视觉、模式识别，进行数据分析、数据挖掘、智能信息检索工作。

2、人工智能在档案工作中存在的问题及解决方法

人工智能在档案工作中存在的问题。首先就是设计的问题，从最初的系统分析、设计、实施与运行阶段到最后的效果反馈阶段，从人工智能机器人的系统模式，归档方式，计算机内部的档案信息内容到查询方式等等，都需要科技人员与档案工作者，乃至档案利用者共同研究设定完善。

其次就是资金的问题，科技的发展与经济的发展密不可分，直接影响着国家的大发展。实现人工智能机器人在档案工作中的应用与维护，需要引进先进技术和设备，提高其服务水平，必然需要大量的人力物力和财力来解决。

最后，也是最重要的安全问题，每种标准的制订与实施，都需要其他一系列标准与之配套完善，国家政策是否支持人工智能机器人在档案工作中的应用，其对外开放的网络系统是否安全，防火墙是否抵得住各种恶意攻击等等，都需要进行标准防范。

解决方法。首先，我们必须认识到档案管理工作是用科学的原则和方法来收集和管理档案，提供可对外开放的档案信息内容为各项社会实践服务的一项工作，是国家科学文化事业的组成部分。我们应该对人工智能机器人在档案工作中的应用有明确的目标，统一的规划，我们应该走在科技发展的前沿，勇于创新。

其次，确保电子文件原始性，加强电子文件的制作和工作人员的管理，在制作过程中职责分明，责任落实到位，建立健全电子文件全过程管理制度，建立健全科学的管理机制和运行机制，提高工作人员的素质，保证档案目录数据的数量和质量。同时，严格执行各类标准技术化措施，如电子印章等，还有各类法律措施，如我国2005年颁布的《电子签名法》等法律法规。

再次，对于实物类档案，我们可以通过现有的3D打印技术，对实物类档案进行备份归档。

最后，总结来说，我们要确保人工智能系统的简单实用；可变更性操作；系统升级；档案信息的完整性和可靠性；在总体设计、输入和输出设计和操作管理上符合安全标准。

［1］百度词条，阿西莫夫的机器人定律

［2］百度词条，机器人繁殖原则