高校财务档案管理与利用探索

程靖

摘 要：财务档案是高校发展过程中经济业务往来的真实记录，是高校档案的重要组成。文章认为与高校其他档案资料相比较，财务档案有其独特性，实物凭证多，查询利用率高，应有针对性地对高校财务档案实施专业管理，才能做好高校财务档案的管理与利用。

关键词：高校；财务档案；管理；利用

高校财务档案是记录和反映高校发展过程中经济业务往来的真实记录，与其他档案材料相比较，有其独特性，实物凭证多，查询利用率高。特别是近年来出现的高校合并热使高校规模日益扩大，高校财务档案库藏剧增，给档案管理带来了新的挑战。作为高校档案的重要组成，高校财务档案管理水平的高低是权衡一个高校综合水平的一项非常重要的指标，所以，做好高校财务档案管理是建设现代大学管理体系的重要工作之一。

1 高校财务档案组成

从中国现代会计管理体系来看，高校财务档案主要由下面两部分组成。第一部分是会计核算材料，主要包括：①会计凭证。②账本。③工资津贴表。④财务报告。⑤银行存款对账本。⑥余额调节表。⑦会计档案移交。⑧销毁表。⑨保管表等。第二部分是财务收入收据，主要包括：①行政事业单位非税统一收入票据。②单位往来款票据。③学生学费收据。④校内收据。⑤服务业统一收据等实物票据。[1]

2 高校财务档案的特点

2.1 真实性。高校财务档案是记录高校经济业务的重要历史资料。学校发展过程每单经济业务往来的具体情况，都是由一张张具体而有效的票据凭证及时真确地记录在案。档案具有不能修改的特性，它决定了任何时候出现任何与经济有关系活动的凭证都必须是真实有效的，财务档案保存的就是高校所有财务往来的直接证据。

2.2 专业性。财务会计是一门专业性较强的学科，财务档案因其专业性特点，必须由财务部门专业人员整理、装订、造册归档，根据现行管理制度要求和实际需要须在财务管理部门管理保管1到2年后才会将实物案卷移交高校综合档案馆收藏保管。对一般的档案管理人员来说，对归档后的财务档案卷宗的分类管理与利用存在一定的难度。

2.3 利用性。高校财务档案在高校档案利用过程中，是利用率比较高的。它可分为两个阶段：第一阶段是在财务部门管理利用的头两年，这一阶段主要是财务内部审核、结算和相关业务查询；第二阶段是移交学校综合档案馆之后的查询利用，主要为高校的审计、财务、总务、后勤等部门及高校的老师、高校毕业学生等个人需要查找相关财务凭证展开服务的。特别是每年的高校财务审查、不同层级和目的的审计等都需要大量查阅财务凭证，以便一一核证相关问题。所以说高校财务档案具有较高的利用性。

3 高校财务档案管理措施管见

3.1 单独设立财务档案馆藏库房或财务档案馆藏专柜，专门收藏财务档案，实施专项管理。这是根据财务档案的真实性、专业性和利用性三大特点而提出的具有针对性的管理措施之一，它不同于学校日常活动和管理产生的文字和图片档案，它还有唯一性、不可复制的特点，如果管理不善出现损毁或丢失，那就会造成无法挽回的损失，这也是从档案法所要求的安全性这个重要环节出发考虑的。不少高校由于领导意识和硬件、经费等因素，对高校档案管理没有给予足够的重视，没有给财务档案设置独立的库房或专柜，只是任由档案馆人员根据现有的库房条件，与其他档案卷宗混合归放在一起，给管理与利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的错放或丢失，造成不可挽回的损失。

3.2 遵循财务会计专业特性，科学制定管理规范与查阅流程。财务会计业务是每个工作日都会产生财务会计实务凭证的，时间性强，业务量大，实物凭据大小长短不一，卷宗多，归档后只有进行有效管理，才能达到方便查阅利用。

（1）按编年目录有序上架归档。财务专用库房档案柜档案上架顺序，以年份为基准，排列方法按S走向排列，上架。每个档案柜都要做好标签，注明该柜财务档案的年份、排列序号等说明，基本要求是做到一个小标签就是该柜子卷宗的小说明书。

（2）柜内组件编目要详细明了，一目了然。财务实物的账本、附件等财务档案的上架，要注意做到每组档案都有编目，并做好标签说明，标准是做到打开柜子，面对一柜子的账本、附件资料，可以随手拈来不费工夫，提高利用效率。

3.3 加强档案专业人员财务知识的提高。财务档案管理是一项专业性特点较强的工作，一般是由财务人员收集、整理、编造卷宗，在财务部门保存1到2年后才移交到高校档案综合馆的。由于财务工作人员整理财务实物凭据时一般都只是按照财务会计管理的要求编造卷宗的，与目前综合档案管理的规范不完全一致，这就是我们通常所说的财务档案的特殊性，也是给综合档案馆管理带来困难和挑战的原因之一。因为档案工作人员一般都是非财务专业的，对财务会计实物凭据造册归档不太熟悉，这种双向知识性差异导致了管理和利用上的隔阂。档案管理人员因为不熟悉财务知识，在财务档案利用中，常出现找不到要找的财务档案而需要财务人员配合的尴尬局面。所以，加强财务人员的档案知识培训，与加强档案人员的财务知识普及都是非常必要的，还要创造条件积极促进高校财务和档案部门的业务交流，使财务档案管理工作做得更规范，利用效率更高。

4 做好高校财务档案利用的几点技巧

4.1 提高档案利用的质量。按照档案管理法规的规定，档案馆一般只提供查询、复印等利用，不外借，财务档案更不例外。财务档案利用率最高的是财务凭证，高校财务每年都会遇到学校财务部、审计处、高校上级财务主管部门等的审查，高校设备、后勤等部门及学生、老师对财务档案的查询利用。尤其是审计部门，常常一审就是要查好几年上百卷凭证。而凭据复印是查询过程中常遇到的难题之一。因财务档案的特殊性，实物凭证一卷的厚度达3厘米，而且长短大小不一，参差不齐，复印难度大，每次复印出来，很难达到工作需要的标准。但随着科技的进步，电子影像技术，甚至是手机也可以被应用到档案利用工作中来。如面对需要复印的凭证，可以用相机或手机把凭证拍摄成照片，利用网络技术传输到电脑，再利用计算机合成WORD文档，经过PHOTOSHOP等图片软件处理，页面修正、黑白对比度的调整等技术手段的处理，一份清晰完整的财务凭证就可以提供给利用者，效率也大幅得到提高。

4.2 财务凭证查询前后的归档技巧。财务档案查询、审计部门的审计，所涉及的原始凭据少则一个月，多则一年，甚至好几年，有时搬出来的卷宗堆积如山，用后归档工作琐碎繁重，但周而复始的反复查询利用，要求归档上架要恢复如初，才能为下一次的查询工作提供准确无误的服务。下面就财务凭证利用前后的查找、归档上架的实际工作技巧做一些介绍。

①整理。面对需要审计的凭证，管理人员需要预先根据查询或审计者提供的年份范围，列出馆藏清单，核对无误后打印2份清单（一份供档案管理人员使用，一份供审计或者利用的部门工作人员使用），然后根据清单去库房查找实体凭证。如果遇到卷宗错放号码年份排列不顺等情况，则需要对凭证单重新整理按年排序。如遇到一次要审计一批多年上百卷的，管理人员必须提前准备多个箱子，按一年一箱在箱子上编好年份，把需要查找的凭证按年份入箱，以备审查。

②凭证利用后归档。凭证审计后，必须完整归档上架。如遇一次性审计数量较大，加上现实库房条件不是很好，空间拥挤，光线暗淡，在归档上架时就非常容易出错，会给下次利用带来困难。归档上架顺序可按如下规程操作：a.上架凭证按年、月分类。b.核对上架凭证年份、月份与档案柜年、月编号必须相同。c.核对上架凭证年、月、卷号和凭证盒编号必须相同，无误才能安全上架。一般一盒放置2卷凭证，每次利用后，最好把盒里原有的凭证与将要上架凭证核对凭证号是否相连，做到利用一次核对一次，不能丝毫有差错。如：2013年5月份第44卷凭证不小心放进2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必须对2013年所有凭证排查才能找到，造成不必要的时间浪费，影响工作效率。

万事就怕认真，做财务档案管理工作也一样。档案管理人员平时要多加强财务知识的学习，掌握财务档案的特点和规律，对管理的财务库房和专柜做到了如指掌，才能把此项工作做得有条不紊。无论遇到多大量的财务审查，都能将工作顺利完成。档案事业是平淡的，平淡的事业上开出娇艳的花，是我们档案人义不容辞的职责。

参考文献：

[1]戴敏，高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].中国证券期货，2013年第4期

（作者单位：广东技术师范学院档案馆 来稿日期：2015-10-17）