气象局文书档案数字化处理

杨雪昆++张虹

摘 要：数字文书档案是在传统文书档案的基础上通过信息技术发展起来的，随着人们对信息需求的增加，加快气象局文书档案共享的进程，改变气象局文书档案管理落后的现状，文书档案数字化处理是未来档案管理发展的方向。

关键词：文书档案；数字化；处理

气象局的档案室自成立以来发展到现在已经存储了大量的文书资料。纸质档案的存储几乎占据档案室的全部。在气象局档案室中除了大量的文书档案外还有少量的音频录像档案。这些档案在气象局各个部门发挥着重要的作用。随着经济的发展科技的进步，我们已经步入了信息化时代，气象事业的快速发展以及网络的普及，使得纸质档案已经无法满足人们和社会的需求。在气象局中各个部门已经完成了无纸化办公，使得文书档案的数字化处理也更加的迫切。

一、文书档案数字化的重要性

（一）在气象局工作进程中文书档案在其中发挥着非常重要的作用。气象局的档案管理室已经成立了很多年，随着时间的推移，档案文件积累越来越多。一些时间相对较长的纸制文件已经发生了老化的现象，纸质越来越脆弱，也越来越不便于查阅。同时随着资料的大量积累为调阅工作带来了不便。随着经济的发展科学的进步，档案室的纸制材料已经无法满足工作的需求。数字化的文书档案已经成为档案室发展的必然趋势。随着气象事业的快速发展，档案室的利用率越来越高，随着管理力度的加大在审计、工作会议以及突发事件中对于档案的使用越来越频繁，大量档案室文书的调阅为档案室的工作带来了很多困难。尤其是在天气多变以及汛期多发的时候，对于历史时期同阶段的档案调阅更加的频繁，这就要求档案室提供的文书档案速度快，文字清晰。最早期气象局档案室的文书目录是由工作人员手工整理记录的，这使得文书检索程序复杂，而且工作量也很大，同时还占据了库房大量的空间。随着信息化的建设，虽然已经通过计算机建立了信息化的目录检索，但是对于原始文件的阅览仍然需要到档案室库房去查询，这也造成了调阅速度慢，并且也会进一步损坏原始文件。而且一些时代久远的原始资料，纸制已经非常脆弱，并且存在字迹模糊的现象。最早期的纸制资料并没有统一的格式，文件纸张和格式不同，用笔也各种各样。所以为了提高气象局档案室资料的利用率，提高工作效率，保存原始资料，数字化处理文书档案势在必行。而且随着科技的进步，为文书档案数字化的管理工作提供了科学基础，并且可实施性很高。文书档案的数字化处理，不但能够有效的保护原始文件，同时也提高了工作效率，也提升了档案的资源共享。

（二）文书档案管理现代化是新形势的必然要求党的十六大提出了全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业而奋斗的目标，鄂尔多斯气象部门随之提出“加速发展，强局兴业，争创四个一流，共奔全面小康，率先基本实现气象现代化”的奋斗目标。档案管理现代化是一项复杂而艰巨的系统工程，其现代化进程依赖于管理者的思路创新和硬件投入。推进档案管理现代化，不仅有利于提高气象文书档案的利用率和社会效益，也有利于促进气象事业持续健康发展。

二、文书档案数字化处理的指导思想和原则

气象局在进行文书数字化建设的时候一定要结合实际情况和气象局发展的需要进行。在原有文书档案信息化的基础之上着手进行。以节省时间和成本为前提，推进气象局档案资源数字化的建设进程。利用现有的网络服务基础，提高文书档案数字化的实效性。在以上基础的作用下还要遵守以下几项原则。

（一）必须符合气象局实际需求的原则

在数字化档案建设中，国外有很多成功的参考方案，同时国内的数字化建设项目也很多。气象局在进行档案数字化建设的时候一定要多借鉴和参考这些成功的经验，但是不能够完全按照他们的方案来进行，要符合气象局档案室的实际情况，突出自己的文书档案数字化特点。

（二）以资源建设为本，以服务为主

在文书档案数字化建设的过程中，主要完成目标是将现有的原始纸制资料进行数字化处理，实现传统纸制资料的电子档案自动化。通过信息技术的处理，使档案目录以及内容更加的合理和规范化，便于调阅和查询。也就是说数字化的根本目的是便于服务，提高利用率。文书档案数字化为气象局各部门的工作提供了更加快速的共享平台，但是资源建设是根本。不然的话，文书档案数字化只是空谈，无法实现。

（三）技术标准要统一

正所谓无规矩不成方圆，气象局在文书档案数字化的过程中一定要建立一个统一的技术标准。不能今天一个要求明天一个要求，这样工作根本无法开展，也无法顺利进行。国外的相关制度标准已经很完善了，国内的相关技术建设的制度虽然还不健全，但是我仍然要采用国内的标准，但是可以以国外的制度为参考。这是因为，国内的技术标准是根据国内情况来制订的，更加便于实施。

三、文书档案数字化成果应用

伴随着信息化建设的快速发展，气象局的工作跟随现代化脚步也更加的信息化，文书档案数字化处理的建立，能够实现档案的快速归档，查询和调阅。并且能够提高档案的利用率和共享，同时也利于原始纸质资源的保护，使得文书档案信息化进程更加的完善，紧跟时代的步伐，提高气象局档案的管理水平，为气象局的工作带来便利。

四、结束语

气象局的工作在现代化的经济建设中越来越重要，气象局的信息化进程也越来越快速，文书档案在我局中的作用非常的重要，建立完善的数字化文书档案体系，不仅能够实现档案工作的综合管理，提高档案室工作人员的效率，同时为科研人员调阅和检索资料带来便利，也能够为其它单位档案数字化提供参考和经验。我局文书档案数字化处理保护了纸质的原始资料，也为信息的资源共享作出了贡献，使得我局整体信息化的步伐向前迈进了一大步。

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