农机监理档案在信息化背景下的服务创新

2016-03-08石家庄市鹿泉区农机安全监理站王莉

河北农机 2016年4期

关键词：监理农机背景

石家庄市鹿泉区农机安全监理站　王莉

农机监理档案在信息化背景下的服务创新

石家庄市鹿泉区农机安全监理站王莉

本文首先对农机监理档案的重要性进行叙述，接着提出农机监理档案的服务工作在信息化背景下面临着怎样的挑战，最后，根据这些挑战阐述了农机监理档案在信息化背景下应该怎样进行服务创新。

农机监理档案；信息化；服务创新

1引言

农机监理档案在农机安全生产管理中起着十分重要的作用，它关系着农机监理工作能否正常进行，农机监理工作完成的效率的高低等。在信息化背景下，农机监理档案的保存形式，以及查阅方式都要朝着信息化、技术化的方向发生变化，而在这种变化之下，农机监理档案的服务工作也要随之改变和创新。

2农机监理档案的重要性

2.1为农机监理工作提供参考资料

将对每一项农机进行的监督管理工作记录下来，就成了农机监理档案。在记录农机监理工作情况时，一定要抱着实事求是的原则，对监督管理工作进行准确的记录，只有这样，农机监理系统的相关负责人员在对农机监理工作进行考察、对农机监理的效果进行评定、对农机监理的计划进行修改等日常执法活动时，才能做到有资料可依，从而能够提高农机监理工作的效率，保证农机监理系统的正常运行。

2.2是农机手维护合法权益的保证

农机监理机关需要按照相关要求，依法管理，进行农机监理工作。当农机手感到自己的合法权益受到农机监理机关的侵害时，或者对农机监理机关的监督管理工作有疑问时，想要农机监理机关做出相应的回复，或者准备提出上诉时，农机监理档案就可以为农机手权利的维护提供有力的证据支持。

2.3为进行安全宣传教育提供素材

将长期的农机监理档案进行保存和分类收集，其中可以对一些事故进行收集和汇编，在进行农机管理安全教育时，可以将这些事件作为案例，进行警示教育，提高相关管理人员，以及农机手对农机监理的重视程度，推动农机监督管理工作正常进行。

3农机监理档案的服务工作在信息化背景下面临的挑战

3.1工作人员面临的挑战

3.1.1计算机以及相关技术的使用能力

在信息化背景下，会加大对计算机的使用频率，这就会大量使用到计算机技术、互联网技术以及相关的软件。农机监理档案工作人员只有熟练掌握这些技术，才能够提高处理农机监理档案的效率，否则只会造成设备和相关资源的浪费。

3.1.2工作理念和工作方式要发生转变

在信息化背景下，会涉及计算机的使用，农机监理档案的管理工作的方式也会发生改变；同时，随着信息技术的发展和使用，农机监理档案可利用的程度不断提高，农机监理档案从一种管理档案资源的作用，逐渐变化为通过对档案资源的管理为人们提供服务的作用［1］。因此，这就需要工作人员及时转变工作理念，积极适应新的工作方式，只有这样，才能够保证农机监理工作的效率在信息化时代不会下降。

3.2对农机监理档案进行电子处理时面临的挑战

3.2.1农机监理档案数量多

在对农机档案进行电子处理时，还需要对大量的旧监理档案进行电子处理和录入，便于今后的使用以及进行案例分析；除此之外，我国农业处于不断发展的状态，而且农机的使用量不断增加，这就意味着需要进行监督管理工作的农机会越来越多，需要处理的农机监理档案数量也会持续增长。

3.2.2检索工具的设计和编制

在信息化背景下，需要利用相关的处理技术，把传统的农机监理的文字档案处理为能够被计算机识别的电子档案，再借助互联网技术和网络通讯技术使这些档案能够打破时空限制，通过电子邮件、电子报表、电子文书等方式进行传输。为了方便人们查阅和参考，还需要设计和编制相关的农机监理档案检索工具，在检索工具设计完成后，使用著录项目，组成档案机读目录数据库，将数据库内的档案按不同要求分类，将档案的内容特征以及档案的形式特征进行标记，便于对档案的检索和查阅［2］。这些都对计算机的使用技术以及计算机程序的编制提出了较高的要求。

4农机监理档案在信息化背景下需要进行怎样的服务创新

4.1转变服务意识

信息化时代农机监理档案资源的服务作用不断加强，与之相关的档案工作人员的服务观念也要发生转变：不再是之前的被动管理档案和根据需求查找提供档案，而要结合计算机技术的使用，以及用户需求的丰富，转变为更积极主动、更热情地服务，树立以人为本、为人民服务的服务理念，认真对待每一份农机监理档案，认真服务群众。

4.2创新服务方式

在信息化背景下，除了传统的人工服务之外，还可以借助信息技术和通讯技术，创新农机监理档案服务的方式。在人工服务方面，通过使用计算机和新型通讯设备，创新相关人员的办公形式，简化办公流程，提高档案服务效率；在使用技术创新方面，可以利用互联网技术和计算机技术设立农机监理档案专用网页，使群众可以直接在官网上进行查询；还可以在网页上设计留言板和咨询栏，便于群众反馈自己的意见［3］；还可以利用新型通讯工具，及时收集群众意见，与群众进行互动，了解群众对档案服务工作的需求和意见；可以安排人工在线咨询或者设计自动回复答疑，尽快解决群众在农机监理档案方面存在的问题和困惑，通过多种服务方式，提高农机监理工作的效率。

4.3优化服务管理

传统的农机监理档案查询方法较为被动，需要群众到一定的地点，与工作人员进行面对面的沟通，有时还会面临排队等候时间较长的情况，工作人员有时面对着较大的工作压力，服务态度不够和善，就会加深和群众之间的矛盾，不利于档案的服务管理。借助于互联网技术和信息通讯技术的帮助，改变传统的被动的查询方式，节省群众的查询时间，而且还能够打破时间和空间上的局限，使群众的能够随时随地查询农机监理档案信息；合理安排工作人员的工作时间，营造轻松的工作氛围，避免因工作内容过多给工作人员带来的压力；加强对工作人员服务态度的教育和管理，使档案服务人员养成主动友好的工作态度，从而能够为群众提供更便利的服务。