论高校科技档案的知识资源开发

李思广

现代高校是知识生产的重要领域，高校科技档案是高校知识生产的重要表现形态，如何高效运用科技档案，提升高校知识生产的效率和能力，发挥高校科技档案资源在知识生产和社会生产中的作用，最大限度地发挥档案的利用价值将是高校科技档案管理面临知识经济挑战时的重要课题

一、高校科技档案与知识资源开发的有效关联

高校科技档案是重要的信息资源，是高校成员从事科技活动所形成的真实记录，它不仅反映科技活动的最终结果，同时还反映科技活动的全过程，是积累经验、吸取教训和提高质量的重要文献，是高校内部最重要的载体之一，具有原始性、权威性、针对性、连续性、科学性和成套性的特点。

根据知识获取和传播的难易程度，知识被划分为显性知识和隐性知识，其中显性知识能够明确表达，容易实现知识的沟通与共享，显性知识容易编码的特征使知识在生产力发展的过程中并不能够保持持久的竞争优势，高校科技档案中的显性知识包括与科技活动相关的各种法律法规、规章制度、行业标准、业务规范等，以科技档案管理体系为主体形成的各种理论知识、科研成果、馆藏档案、资料及其加工品检索工具、编研产品等等，以及档案馆能够收集到的与科技活动和科技发展有关的其它编码知识。与显性知识相对的隐性知识无法成为一个文本，难以用语言清晰表达，它内含于高校从事科技活动的成员和高校科技档案管理成员的头脑中，包括各种专业和非专业的知识、技能、人的领导能力、决策能力、管理能力、创新能力等等。传统的高校科技档案的管理工作停留在对一定范围内发生的科技事件进行记载，对科技成员、科技组织发展及状况进行记录，缺乏对知识的有效引入、积累、整合、流传，难以实现高校组织内知识和信息的共享和创新，降低了知识资产在高校科技活动中的地位。因此，高校科技档案管理需要开发科技档案中的信息资源，综合运用高校各种组织高校长期科技活动形成的文化、现代档案管理的流程、现代档案管理的技术等手段，通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系，以最大化对高校从事科技活动的成员尊重，最大程度地发挥高校在科技活动中形成的知识的价值，促进高校科技活动形成的档案由潜在生产力向现实生产力的转化。

二、高校科技档案知识资源开发的价值分析

现代高校不仅是知识传播的重要场所，更重要的社会责任是生产社会发展和社会进步所需要的知识，高校科技档案中的显性知识和隐性知识包含着许多重要的信息资源，科技档案信息在科学研究领域通向生产领域的过程中，起着将现有科技成果转化为经济效益、转化为生产力的巨大作用。因此，不仅要将档案资料收集整理好，而且要将科技档案中有实用价值的技术信息开发出来，为社会提供利用成为高校科技档案知识资源开发的重要任务。

1. 提高高校知识生产的效率和水平。现代高校的重要职责是为社会生产社会发展和进步所需要的知识，高校生产的知识积累的记录的形式是科技档案。在高校知识生产的第一个流程是对科学研究的课题论证，对研究的科学问题进行可行性论证，论证其理论意义、实用价值和经济效益。在此过程中研究人员需要综合以往的科技成果，掌握和了解国内外科技水平、新技术、新工艺、新成果和市场动态，从而确立研究问题可能达到的技术水平、市场目标研究成本和研究成果的类型、数量和质量，科技档案为制定切实可行的目标提供参考；科学研究的过程是建立在科技档案的基础上的，科技档案为研究人员获得及时的资料，并通过同步服务，避免了科学共同体内部的重复劳动使科学研究工作成为创造性的劳动提供依据；科技档案的最终完成是建立在科学问题研究鉴定以后，是科技应用和科技推广的起点，是联系潜在生产力和现实生产力之间的桥梁。因此，高校知识生产的环节需要开发科技档案知识资源，提升知识生产的效率和水平，加快科技档案在生产力转化中的作用。

2. 加快高校学习型组织的形成和塑造。知识形成以后的价值不在于知识本身，而在于知识通过不断运动改变自身和为社会服务的过程，生产知识的组织只有在知识流动的全过程上，不断扩大和深化与内外部资源环境的交流互动，才能真正提升组织在知识生产和知识创造中的主动地位。高校之所以能够成为知识生产的重要场所，是因为高校这个知识生产组织能够通过合理的制度构建适合发挥其成员创造性思维的组织形态，使有机的、扁平的、符合人性的、可持续发展的知识生产组织形成和塑造成为可能和必要。高校内部以知识为基础的激励机制包括知识运行机制、知识明晰机制、知识绩效机制和知识奖惩机制的创立调动高校内部成员将隐性知识在高校内部共享与转移；现代科学技术为高校隐性知识的共享与转移提供技术保障，知识发现、数据挖掘技术、网络与组织内部网络技术、知识仓库、群件技术、知识地图以及知识供应链等代表未来管理发展趋势的先进技术手段提高高校隐性知识流动的范围和效率，促进高校隐性知识共享与转移；而共同的文化背景为学习型组织的形成和塑造提供了内在的驱动力。

3. 提高高校科技竞争力。在科技竞争中，基础研究和高新技术领域在现代社会科技经费的大力支持下得到了快速发展，一个国家对信息的占有程度以及对信息的开发广度和深度成为衡量发展潜力的重要标志，基础研究能力、科技转化率和科技管理机制三个层次构成了科技竞争力的主要内容。高校是科研活动的主要执行部门，高校科技竞争力直接影响国家科技竞争力的生成和发展，高校科技竞争力是高校利用所掌握的资源产出比对手更多更高水平的科研成果的能力，主要体现为高校及其科研机构的科技总量、科技水平和科技潜力，是高校及其科研机构现有科技资源、科技能力、科技环境、科技潜质的综合。高校科技竞争力并不仅仅体现在显性资源，科技档案知识资源的开发也是高校提升科技竞争力的重要途径，高校充分开发和利用科技档案知识资源已成为提升高校科技竞争力的必然趋势和客观需求。 三、高校科技档案知识资源开发的基本途径

1. 更新高校科技档案管理观念。现代信息技术和科技档案形态数字化的趋势使高校科技档案的管理职能发生了变化，科技档案管理在高校知识生产和知识创新中的基础性地位日益突出，高校科技档案知识开发要求重新规划和完善科技档案管理。同时，高校科技档案管理人员由于熟悉科技档案业务知识，能够接触高校内部和外部的科技资源，知识角色的转化成为高校科技档案管理人员发展的趋势，需要从科技档案实体的保管人员转变为知识管理者、知识提供者和决策咨询者，因此，高校科技档案管理人员需要掌握系统的档案专业知识，还必须具备一定的现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递于知识生产和知识创新活动中，为高校科研活动服务。

2. 重组高校科技档案管理流程。高校科技档案管理流程重组的核心是信息流的重组，现代信息技术背景下的信息流的重组不是对原有科技档案实体管理方式细枝末节的修补，也不是利用计算机对原有手工管理程序的简单功能合并，而是在对组织信息流程全盘考虑的基础上对档案信息流的重新定位。传统科技档案管理注重实体档案的管理，对数字档案管理相对滞后，造成了管理资源的浪费；根据信息流进行管理流程重组，高校科技档案管理的参与者进行信息流程设计的过程中将隐性知识融人流程设计的环节，使隐性知识显性化，以定义流程中与档案相关的基本概念，提出科技档案鉴定、流转、保存等方面的具体要求，确保了整个流程的科学与高效。同时，信息流程的设计过程是高校内部的知识传递、交流和共享的过程：一方面科技档案流程参与者所蕴藏的隐性知识的得到了显性化，另一方面通过交流和共享，他人外化的隐性知识、高校内外部的各种显性知识就内化为个人新的隐性知识，这种知识不断内化、外化的循环促进了知识创新的实现。

3. 建立高校科技档案技术服务平台。信息技术的发展促进高校科技档案由简单编研向研发转变，由传统的保护技术向信息化管理转变，由注重基础理论研究向应用与转化方面转变，因此，分散、无序的信息集中和有序化经过筛选、鉴别、归类和综合过程更加结构化、综合化和系统化成为高校科技档案服务的主要内容，有效的档案信息检索系统和检索手段、必要的网络系统和搜索引擎技术以及各种知识储备的专题数据库群能够实现知识在高校内部的共享与有效利用。要建立交互对话的智能服务系统，包括网上FAQ，网上文献预约、网上文献传递等各种网上参考咨询服务，其所用的技术有Web交互技术、BBS网上公告技术、Mail远程传送和浏览技术及超文本链接等技术。还需建立资源导航系统。包括网络资源导航、学科资源导航、部门资源导航等，资源导航系统包括一个可将定制范围内的资源自动采集、智能分类、自动人库、上网发布、自动控制配备元数据和提供智能检索的系统软件。可利用资源导航系统建立适合高校读者的网络资源导航库、重点学科资源导航库及高校数字资源导航库。

责任编辑邱丽