如何破解中学档案管理工作的困境

胡 静（湖南省桃源县第一中学）

如何破解中学档案管理工作的困境

胡 静
（湖南省桃源县第一中学）

在学校的各项管理工作中，档案管理是十分重要的管理工作之一，它也是衡量一个学校管理水平的重要指标，因此，档案管理工作也必须受到学校的重视，找出目前管理工作中存在的问题，然后加以分析研究，最终制定出科学合理的措施来改善这项工作，促进学校的管理工作更进一步。

档案管理；问题；对策

档案管理指的是对一项事物或者一个事件的发展变化总结归纳然后保存，以便后来对事物分析、对事件回顾。实际上档案管理就是对过去的历史的记录，对于企事业单位、政府机关，甚至一个国家都有十分重要的意义，所以整个中学的发展以及各个学校的未来规划都与档案管理工作密不可分，然而如何发挥中学档案管理工作的实际作用，需要我们不断地研究探讨。

一、分析当前中学档案管理的弊端

1.档案管理工作落后

随着我国科学技术的日益提高，推动了社会生产力和经济的快速发展。各个行业开始向信息化发展，多媒体信息技术也被引入很多学校的课堂教学中，但是却很少看到信息技术应用到档案管理工作中，使档案管理工作落后于时代的发展。一些学校的档案室自建校以来就没有更新过，条件简陋，场馆破败，各种现代化的硬件设施也都相当缺乏，这严重影响了档案管理工作，这种环境下，要想真正地实现信息化还需要很长的一段时间。

2.实物档案资料严重缺失

大多数人对于档案管理工作的理解是对一些文字资料的归档管理，事实上这是一种很片面的认识，档案中还包括一些实物，这些实物资料也需要管理，实物的意义甚至远大于文字的描述。目前很多学校在编写校史纪念册或者建设校史陈列室时经常遇到一个问题，那就是学校档案中的文字资料能够满足要求，但是实物资料、历史照片等远远达不到要求，有些学校连最能凸显学校历史的锦旗或者奖杯都严重缺失，这也看出了实物档案缺失的严重程度，并且这些实物资料的缺失是无法通过简单的方式弥补的，所以应该加强对实物档案的管理工作。

3.档案编研工作重文书轻教学

档案编研工作存在重文书轻教学的现象。这种现象导致了编研材料的档次较低，一次性成果很多，但是适合社会发展和形势变化的深层次的成果很少。在档案的编研工作中，我们应该清楚地认识到编研是一项较高层次的信息开发工作，如果这项工作被很好地开展、被深层次地挖掘，会更好地服务于社会经济的发展，并且为学校的领导层提供准确的决策依据。然而在实际工作中，由于档案编研工作人员的业务素质偏低，使编研工作受到阻碍，使“重文书，轻教学”的现象更加普遍，一些与教学策略息息相关的信息没有得到及时的开发，使档案编研工作面临很大的挑战。

二、改善当前中学档案管理工作的策略

1.制定规章制度，以法管档

中学档案管理工作要以档案管理的规章制度为重要的保障，这也是档案法律法规落实到具体的中学档案管理工作的关键。学校应该把《档案法》《中小学校档案管理暂行办法》等相关规定与学校的实际情况结合起来，制定出详细的、切实可行的管理规章制度，然后由各级档案管理人员将该规章制度运用到实际的工作中。在制定管理规章制度时，一定要把切合实际的奖惩机制添加进去，使档案管理工作的质量与档案管理工作人员的职位升迁、奖金发扣、工资调整等联系起来，以此来调动档案管理人员工作的积极性和主动性。另外还要对档案管理人员进行培训，增强他们的法律意识，实现用法律来指导档案工作的目的，从而使整个档案管理工作的风气得到改善。

2.档案资料与校园文化建设相结合

中学档案应该具有校园文化特色，使档案管理工作与校园文化建设紧密联系。作为学校的形象以及历史建设成果的载体，中学档案应该把校园文化建设的需求作为自己的关注点，在档案中重点展现中学的文化风貌。

3.提升档案管理人员的职业素质

档案管理人员的管理理念和管理模式的落后，是中学档案管理工作停滞不前的原因之一，所以中学档案管理的工作人员，要努力培养自己的创新意识，采取多种渠道扩大资料来源，加大对档案资源的编研力度，提高自己的服务精神，改善工作方式。另外还要通过引进专业人才、增加培训机会等方式来提高档案管理人才的职业素质，使中学档案管理工作更加专业。例如，可以为档案管理人员提供网络技术的培训，使其掌握电子档案的使用技巧，学会电子存储、分类、检索、保护和利用这些电子档案，保证档案的安全性和可靠性。

总之，中学的发展离不开档案管理工作的支持。虽然，目前我国中学的档案管理工作取得了一定的成绩，但在管理的硬件和软件上也存在一定的不足，需要通过完善规章制度、加大资金投入、扩充档案内容、提升工作人员职业技能等来解决这些问题，使中学档案管理工作发挥自己的实际作用，更好地服务于社会、服务于学校。

李小叶.对中学档案管理工作的思考［J］.信息系统工程，2014 （1）：120-122.

·编辑 温雪莲