高职院校二级学院综合办公室管理工作探析

林 华，黄冠兰



高职院校二级学院综合办公室管理工作探析

林 华，黄冠兰

（深圳职业技术学院，广东 深圳 518000）

近年来，我国职业教育事业快速发展，体系建设稳步推进，二级学院作为高职院校独立的教学部门发挥着越来越重要的作用。在此过程中，二级学院综合办公室（简称“综合办”）的地位也显得尤为突出，之所以称为“综合办”是因为相比其他教学部门它承担了更多界限模糊、内容繁杂又非常重要的任务。文章从工作特点、存在问题、解决对策三个方面对综合办工作的现状及未来发展进行了探析。

高职院校；二级学院；综合办公室

发展高等职业教育是提高劳动者素质、推动经济社会发展、促进就业的重要途径，自国务院发布关于加快发展现代职业教育的决定以来，高职教育更是朝着结构规模更加合理、院校布局和专业设置更加适应经济社会需求、办学水平普遍提高的目标奋力迈进。作为高职院校的主要组成部分，二级学院承担了推动学校前进的“发动机”的任务，而综合办公室则是其运转过程中不可或缺的“润滑油”。

一、二级学院综合办公室工作的特点

目前，我国高职院校大部分实行二级学院管理制度，普遍采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式。伴随着学校各职能部门权力的下移，二级学院综合办与传统意义上的办公室工作职能不同，它承担着学院教学运行、学籍管理、考务管理、科研教研、产学研用、对外培训、对外接待、合作办学、师资对外管理、人事考核、资产设备、对外宣传、会务组织、财务管理、行政监督等多方面的工作。除了为学院教职工服务，还要对口学校的各个职能部门，是承上启下、平衡左右、协调内外、联系各方的工作枢纽，此外,还承担着对学院规划、决策、计划，及与上、下级各单位贯彻实施情况进行汇集、分析和处理的责任[1]。这使得综合办公室的工作任务量大、工作难度高、复杂性强，表现出以下特点：

（一）二级学院综合办公室工作的重要性

二级学院办公室是一个综合性的管理机构，对外和对内都起着上下协调、左右沟通的作用。一方面，综合办公室是各类信息的集散地。国家出台的新教育政策、方针，学校发布的重大决定、会议通知、工作部署，学院各部门实施学校、学院决策的情况反馈材料等均首先汇集到综合办公室，再由综合办及时整理并分发出去。另一方面，二级学院综合办公室协助部门领导工作。综合办不仅需要与领导沟通，为领导提供信息、出谋划策，还需要对院领导部署的工作协助贯彻落实并监督成效，对工作的推进情况及时掌握、分析、反馈、处理、督办等。因此，综合办工作在学院正常运转中起着非常重要的作用。

（二）二级学院综合办公室工作的服务性

二级学院综合办公室作为站在一线教师背后的服务部门，具有服务性特征，教师和学生是其服务的主要对象。高校任课教师实行不坐班制，一般很少出现在学院办公室，因此办公室必须利用资源为教师做好服务工作，保证其顺利完成学院各类科研、教研任务[2]。同时，综合办公室承担着学生学籍管理、考务管理、课程选修等重要任务，也需要工作人员尽心尽力服务好每位学生，保证其顺利学习和毕业。

（三）二级学院综合办公室工作内容的广泛性

二级学院综合办公室需要处理繁杂的事务性工作，每天面对的信息量非常大，内容十分广泛。具体事务如人事考核、科研立项、教学协调、承办赛事、财务报账、接待来访、安排会议、材料汇编、文件归档等，随机事务如领导交办事情的及时反馈、重大活动的组织协调、突发事件的应急处理等，琐碎但非常重要。这就要求综合办工作人员必须妥善处理各种事情，做到面面俱到，在实际工作中，经常出现需要身兼数职的情况。综合办公室工作内容广泛，事无巨细，虽然繁杂，却决定着学院教学、科研、人事、行政等工作能否顺利、有效开展[3]。

（四）二级学院综合办公室工作的灵活性

从宏观上讲，二级学院综合办公室的工作对象可以划分为“物”和“人”两大类。“物”主要涉及到设备管理、设备清查与报废、办公用品采购、管理与分发等，要求做到记录完备，条理清晰。而对“人”，则要求综合办工作人员具备灵活性特征。上至院领导下至全院师生，综合办服务的是一个具有独立思想的不同个体，因此，在工作中除了要把握任务轻重缓急，安排先后顺序，也要照顾到每个人的差异，根据不同对象的特点，选择恰当的工作方式，灵活处理人与人之间的关系。

二、二级学院综合办公室工作现存问题

长期以来，二级学院综合办公室支撑着学院各项工作的正常运行，扮演着至关重要的角色。然而，伴随着“互联网+”时代的到来，职业教育改革的不断推进，高职院校的办学环境、办学条件、办学模式在不断的发生变化，综合办公室在适应新形势的过程中，不可避免地暴露出一些问题。主要体现在以下几个方面：

（一）沟通协调不顺畅，增加工作流程

沟通协调不顺畅主要体现在两个方面。一方面是学校各职能部门下达到二级学院综合办公室的通知不清晰、不及时，或重复性送达、或朝令夕改而不做详细说明，以致综合办公室工作重复性高、流程复杂。另一方面是学院综合办公室与学生的沟通和传导机制不流畅。学校或学院的通知经常要通过二至三层的转达才能通知到学生，加上学生本身习惯于被动等通知，不主动查找自身需要的信息，比如各种通知经常在截止期后才来询问，自己不主动关注相关的网站信息，导致很多信息的传达严重迟滞甚至失效。

（二）工作任务重，价值认同低

学院综合办工作人员从事的是不为人们所关注的幕后服务性工作，主要是为广大师生服务，在学院运行中起着穿针引线的作用。长期以来人们所形成的观念是“办公室人员就是跑跑腿、打打杂”，以致综合办工作人员个人能力难以得到肯定，也常常成为被批评、被埋怨的对象，地位较低，最终导致高校办公人员思想有波动，工作不积极，人员流失较大[4]。

（三）人员配备不合理，工作难开展

综合办公室工作内容头绪多、要求细，需要专业人员负责专门事务，有时又需要一个人同时负责多项事务，因此，合理的人员构成尤为重要。目前，大部分综合办公室出现人员数量相对不足、性别比例严重不协调、年龄结构不合理等现象，导致工作人员在具体工作中，只能够按部就班工作以保证按时完成，很难创新性解决事务，提高日常工作的效率。除此之外，当前高校将着眼点放在提高专任教师学历和层次上，对二级学院综合办公室管理岗人员发展问题重视不够，大多存在学历偏低、职称偏低，晋升难度大等问题，部分岗位缺乏专门的教育管理人才，严重影响年轻职员的积极性。

（四）信息化水平不高，工作效率低

综合办公室由于工作性质的特殊性，需要上与学校、学院领导沟通，下与院内师生联系，外与其他部门、单位联络，关系庞杂，需要不断提升自身的信息化水平，才能保证自身发展顺应当下信息快速化、信息大爆炸的时代现状。目前，大部分学院综合办公室信息化水平仍旧偏低，主要体现在：一是通讯手段落后，虽然大部分学校有开发信息化平台，鼓励教师网上办公，但因为没有系统的培训，教师难以掌握网上流转方式，所以仍然利用电话通知、发送邮件、短信提醒等形式发布和接收消息，导致信息传达滞后。二是信息化平台之间不兼容，针对各个业务模式开发了多个小系统，系统之间难以完全隔离，业务对接时数据的传导经常发生纰漏，很多时候不得不以手工方式通过其他渠道反复查证，而不同的业务系统又分属不同部门管理，数据录入和交割时间一般由各部门自行安排，统筹不到即有拖延，影响后续工作。三是办公室工作人员自身负责的文件、资料自成一体，信息共享不足，遇急事时必须本人到场才能处理，极大地降低了工作效率。

三、二级学院综合办公室管理工作对策探析

(一)完善管理制度，优化沟通机制

综合办公室要想实现优质、高效的办公目的，首先，上级职能部门必须建立健全而又具可行性的规章制度和办事流程，并将该制度贯彻执行，不可朝令夕改，让下级部门无所适从。其次，要求校级和院级各部门工作人员明确自身岗位职责，并清晰划分岗位权责，从而有效杜绝沟通不畅、推诿扯皮现象的发生[5]。再次，各级部门要正确处理公文，统一各类公文写作格式、学会正确行文、条理分发各类材料，准确、及时、安全地完成各道程序，高效完成公文的网上流转。最后，学生工作方面，学院综合办公室在完善与学生沟通途径的同时，专业教师、辅导员应通过集体讲座、个别指导等方式方法，帮助学生树立主动获取信息的意识，以保证学生及时获得信息，顺利完成各项学业。

(二)提高人员待遇，给予晋升空间

学校和学院各级领导对综合办公室管理人员的工作性质和工作重要性，需要有更清醒的认识。首先，要将综合办工作人员和学院科研、教学人员放在同等重要的位置，维护综合办工作人员的工作地位。其次，鼓励综合办工作人员在自身岗位上结合工作经验进行一定程度的理论研究，鼓励其外出进修、学习，促进个人发展。再次，引入灵活的工作机制，给予综合办工作人员一定的自主性和灵活性，为办公室工作注入活力。最后，优化综合办工作人员的评级制度和激励机制，如部分工作实行按劳取酬，多劳多得，优质高薪的分配奖励制度，激发工作动力，给二级学院管理人员晋升的空间。

(三)优化人员构成，提升人才素质

人员管理难度大，业务素质有待提高，目前已成为综合管理办公室工作不出彩、不出色的重要原因。要改善此局面需要从两个方面做起：

一方面，学校需要建立健全完善的人才留用体系，合理分配综合办人员类型。建立老、中、青相结合的人才模式，使得综合办公室工作有序、有效、有创新、有突破。另外，大部分综合管理办公室女性较多，随着二胎政策的放开，休假带来的工作搁置问题将会越来越突出，因此应考虑适当增加人员配备。

另一方面，提高综合办公室工作人员的素质。一是政治素养，二级学院综合办公室作为二级学院的总枢纽，工作中经常遇到政治性较强的工作，要求工作人员时刻关注国家政策、政治动向，保有高度的政治敏感性，以保证所从事的工作与党和国家的要求相一致，因此要定期对综合办公室管理人员进行政治培训和教育；二是业务能力，综合办公室工作人员不仅要学习岗位相关的业务知识，还需要不断提高专业素养，养成良好的工作习惯。因此，领导可以以集体研讨、单独汇报、定期考核等形式组织办公室工作人员学习管理学、心理学、教育学、文秘以及服务专业等方面的知识；三是工作作风，由于二级学院综合办公室工作内容比较琐碎、复杂，这就要求培养工作人员认真负责的工作态度，做到思维敏捷，有条不紊地完成本职工作[6]。

（四）发展信息化管理，提高工作效率

在数据飞速发展的现在，信息对每个单位、部门都起着越来越重要的作用。“高效传递信息”在综合办公室管理工作中的地位也越来越凸显。综合办工作人员在工作中应不断学习新知识，掌握新技能，适应新发展，争取做到管理信息化，用更新颖、有效，吸引人的新载体去开创工作的新局面。在此，本文提出几点想法：一是由学校牵头建立起“教—学”、“师—生”、“校—院”的一体化信息平台与终端服务，办公管理不同环节产生的信息量汇入大的一体化平台中，并最终可直接到达每一个师生终端用户；二是综合办公室内部可建立一个云共享平台，分享保密性质的日常材料（校园通讯录、学生名单、办事流程等），以此减少部分工作人员外出而导致手头工作停滞、信息封闭带来的不便；三是办公室工作人员在使用电话、邮箱、短信等常规媒介外，还可以借助QQ、微信等作为补充，促进信息上传下达；四是由于新技术更新快，工作人员往往难以快速掌握新方法、操作新技术，有必要组织专项的学习活动对其进行培训，保证每位工作人员都能及时收发、编辑信息材料，提高工作效率。

二级学院综合办公室的根本任务是服务教学、服务师生，它在高职院校适应国家经济发展要求、加大专业改革力度、推进职业教育人才培养的过程中起着关键作用。综合办公室只有与时俱进，改进工作模式，从各方面提升自身服务水平，才能推动学校为国家经济发展提供匹配和优质的人力资源。

[1]杜世平，赵凯.提升农林高校二级学院综合办公室业务绩效的对策选择——以西北农林科技大学农学院为例[J].吉林省教育学院学报，2013（8）：64-67.

[2]秦悦悦.高校二级学院综合办公室职能特点及工作创新途径研究[J].科教导刊，2015（4）：16-17.

[3]李伟，徐蓉.对高校二级学院综合办公室管理工作效率的研究与思考[J].科技创新导报，2011（32）207.

[4]贺杰.新时期高校二级学院办公室管理研究[J].淮海工学院学报，2013（3）：114-116.

[5]苏雪原.高校二级学院办公室工作浅析[J].首都医科大学学报（社会科学版），2012（00），56-57.

[6]侍可可.浅谈独立学院综合办公室工作[J].科技信息，2011（3）：131.

General Office Management Analysis of the Secondary Institute in Higher Vocational Colleges

LIN Hua，HUANG Guan-lan

（Shenzhen Polytechnic College, Shenzhen, Guangdong 518000, China）

In recent years, vocational education in our country has been developing rapidly and system construction has been steadily progressed. As an independent teaching department of higher vocational colleges, the secondary institute is playing an increasingly important role. During this process, the secondary instuture general office （the " SIGO" for short ）appears to be extremely significant. Called " SIGO" because comparing with the others, it is taking more lines-blurred, content-complicated and very important tasks. This artical analyzed the general office’s present situation and future development from the work characteristics, problems and solving countermeasures.

higher vocational college; secondary institute; general office

（责任编辑 吕玉英）

G647

A

1008—6129（2016）05—0068—04

2016—09—09

深圳职业技术学院教育教学研究项目——“二级学院综合办公室管理创新研究与实践”，项目编号：1522J19029。

林华（1965—），女，海南万宁人，深圳职业技术学院电子与通信工程学院，助理研究员。