新公共管理理论下文档工作革新的思考

◆程 晨

20世纪80年代以来，随着西方新公共管理理论的发展以及我国对新公共管理理论研究的深入，新公共管理运动对传统管理体制以及现代文档工作都产生了深远的影响。新公共管理运动要求对文档工作进行改革，以更有效率的管理方法指导文档工作的开展，发挥文档工作的社会价值。分析这一新型的管理模式，有助于为文书档案工作更好地开展指明方向。

一、新公共管理理论的特征

新公共管理理论是以公共选择理论、新制度经济学理论和私营企业的管理理论和方法为理论基础建立起来的，具有以下特征：

(一)新公共管理理论汲取经济学的相关理论成果。由于新公共管理理论更多地借鉴了经济学的理论，其目标是追求3E，即Economy(经济)、Efficiency(效率)、Effectiveness(效益)。此外，为了应对传统公共行政强调的统一管理和监控对政府创造力的抑制，从而导致政府管理的形式化和僵化的问题，新公共管理理论引入了市场竞争机制，通过强调经济价值的优越性，重新发掘市场与政府的关系，通过市场这只“看不见的手”，提升政府的创造性。

(二)新公共管理理论重新定位政府职能。新公共管理理论主张对政府职能进行重新定位，提倡建立精简而有效的服务型政府。首先，新公共管理理论认为政府职能“应是掌舵而不是划桨”，政府应通过政策的制定对全局进行总体掌握，而具体的实施则应由各自治机构承担。其次，新公共管理理论主张适度的分权与授权，赋予管理者有效的管理权威，解除对其过多的控制，以便更好地提升政府的管理效率与效能。再次，新公共管理理论打破了原有层级制的金字塔体系结构，压平组织结构的层级，创建扁平制组织结构。

(三)新公共管理理论强调用户导向战略。在传统的政府管理模式中，公众没有选择的权利，也没有话语权。而新公共管理理论借鉴企业管理的经验，提倡政府对待公众应像企业对待顾客一样，一切制度和决策的制定都以公众的利益和价值取向为出发点。用户导向战略引导公众参与政府职能活动，不仅提高了公众的积极性，也是政府工作创新的出发点与动力。

(四)新公共管理理论追求效率和结果。精确、迅速、明确、统一、严格的服从是传统官僚体制的优点，但随着时代的变化，这些优点已不能适应现代社会的发展。新公共管理理论强调效率和结果，忽视过程，重视技术在提高管理效率中的作用，提倡多种方法与手段的并用。给予了现代管理更多的灵活性，营造了更为宽松的环境与氛围，实现了管理行为的创新，从而提高了管理的效率。

二、新公共管理理论对文档工作的新要求

新公共管理理论赋予现代管理以效率为中心、技术至上的特点，这决定了现代文档工作必将面临深刻的形式变革，主要体现在以下几个方面：

(一)在以追求效率为目的的新公共管理理论下，文档工作应以电子文件的管理为工作中心。在韦伯的官僚体制中，传统文档维系与连接组织各部门之间的运转，体现出工具价值。而追求效率的新公共管理理论要求政府改变统治者的角色，提倡塑造服务型政府，由此为电子政府的出现提供了契机，可以说电子政府也是新公共管理理论的产物。电子政府通过网络与公民互动提供服务信息，需要大量电子文件作为支撑。电子文件实现了文档的无纸化、信息化、网络化管理，大大节约了资源，同时也改变了过去管理过程复杂、消耗时间长、资源浪费的壁垒。

(二)在重视资源利用的新公共管理理论下，文档工作应以文档的开发利用为工作重点。政府信息资源是最重要的社会资源。李克强总理近日指出，目前我国信息数据资源80%以上掌握在各级政府部门手里，“深藏闺中”是极大的浪费。政府信息公开、建设服务型政府已经在全国深入推开，“政务”走向透明化，“服务”渐成常态化。今天公众对政府信息的需求，正在实现从关注数量到注重质量，从欣赏姿态到追求实效的转变。对政府文档信息资源进行开发，最大限度发挥政府信息数据满足需求、解决问题的效用，为社会各方面的运行提供支持，是新公共管理理论对文档工作提出的新要求。

(三)在以用户为导向的新公共管理理论下，文档工作应以为公众服务为工作理念。过去，档案局、档案馆等各级文档部门以服务自身机构为目的，秉持着保密、严格开放程序的工作原则。而在新公共管理理论下，文档工作的服务对象不仅仅是自身的组织机构，而是广大公民，这就要求文档工作应实施用户导向战略。在宏观层面，以服务为理念进行档案部门的组织规划、政策制定、标准的拟定，以服务为宗旨对文档工作进行全局掌控。在微观层面，要将服务理念贯穿于文档工作的所有环节之中，将如何满足公众的利用需求作为工作的最终目标。

(四)在整合企业管理思维的新公共管理理论下，文档工作应重视人力资源管理。目前，企业管理中普遍使用知识管理的方法，而在知识管理的三要素“人、信息资源、技术手段”中，人处于核心地位。而借鉴这一思想的新公共管理实践也愈发重视人的作用，要求在文档工作中重视人力资源管理，充分发挥人在知识管理中的作用。一方面，大力挖掘管理人员的隐性知识价值。管理人员掌握的知识和创新能力为文档工作提供了源源不断的动力。另一方面，通过绩效评估的方法，提高管理人员的工作效率;通过奖惩制度来规范管理人员的行为，培养其工作责任感。

(五)在追求经济效益的新公共管理理论下，文档工作应充分挖掘文档信息资源的经济价值。新公共管理理论的经济理念要求档案部门应改变过去完全依赖政府拨款的局面，充分挖掘所保管的文档信息资源的经济价值，发展档案产业。对文档信息进行整合开发，生产信息产品，是文档工作的新项目。例如现在的一些咨询公司，就是通过挖掘分析信息，为用户提供信息增值服务。档案部门在开展经营业务时，除了对自身所掌握的文档信息进行开发外，还应在信息技术的作用下，广泛、全面地搜集网络信息，采用市场营销的理念，充分挖掘文档信息的经济效益，在为组织自身发展提供资金保障的同时，也为国家财政开源。

三、新公共管理理论下对文档工作革新的思考

新公共管理理论尚处在并不成熟的阶段，在运用新公共管理思想进行文档工作革新时，应重点把握以下方面：

(一)重塑价值定位。新公共管理理论汲取经济学理论，引入市场机制，追求效益的最大化，容易造成组织对利益的盲目追求，而导致社会价值的缺失。我们在对文档工作进行改革时，应采用新公共管理理论的经济理念，注重文档资源的价值开发，构建营利性机构以实现对传统经营模式的突破。值得注意的是，文档工作必须始终坚持作为国家文化事业机构的公益性质，始终以为人民服务为工作理念，把握好经济创收占整体工作的比重，避免文档工作的价值定位产生偏颇。

(二)优化组织管理。新公共管理理论改变了传统金字塔式的组织结构，主张扁平化与分散化，在权利的分化与下放给基层管理人员带来能动性的同时，也容易引起上下层管理权失衡的问题，例如在管理中出现的“政府空心化”问题。因此，文档管理部门应正确处理权力控制和权利下放的问题，优化组织结构、协调各部门间的沟通，为组织营造良好的管理环境。

(三)加强技术应用。信息经济的发展要求文档工作必须与时俱进，大力引用技术手段，电子文件的产生、电子政府的兴起、办公自动化的普及等都以技术手段作为保障。不可否认，技术手段在现代文档工作中发挥着重要作用。但是，也要清醒地认识到，技术只是以工具的价值出现在文档工作中，起到的是提高文档工作效率的辅助作用。针对目前一些人所提出的技术至上主义，文档工作必须正确处理技术手段在文档工作中的应用，切不可本末倒置。