关于加强企业科技档案管理工作的对策与措施

梅杰（新疆众和股份有限3司　乌鲁木齐　830013）

关于加强企业科技档案管理工作的对策与措施

梅杰
（新疆众和股份有限3司乌鲁木齐830013）

科技档案是企业档案管理的重要组成部分。文章阐述了在新形势下企业如何做好科技档案工作，结合企业在管控体系方面存在的实际问题，分析原因，针对性的分别从法规和制度建设方面以及完善过程管监控机制方面采取的对策和措施，最大效率地发展档案管理的作用。

科技档案管理对策及措施

1　管控体系存在的问题

公司科技档案管理范畴所涉及的科学研究项目、基本建设及技术改造项目、设备大修理及改造项目管控工作均自成体系，项目管理体系与档案管理体系存在“两张皮”现象，项目自立项到竣工或结题的过程控制流程中缺失档案资料移交管控节点，档案管理体系无法对项目实施的资料积累过程进行监督，目前科技档案资料基本是被动接收，或者是档案管理人员自我扑捉项目信息后跟踪追交，使科技档案归档管理难度较大，导致科技档案归档的及时率、准确率和归档质量均得不到保障，技术成果的共享和后续提供支持保障均无法有效实现。

2　法规、制度和机构的保障及措施

2.1依法治档是加强企业科技档案工作的根本保证

2.1.1以科学态度认识企业科技档案

随着时代发展和技术进步，对科技档案的认识也应该进一步深化，而且应包括社会科学与社会技术。如很多管理及技术监管机构在监督管理中形成的大量监管类技术文件，运用社会技术形成的大量报表、数据、统计，这些既是企业经济运行的重要记录，也是社会经济管理的基础，更是国家资源的组成。在价值作用上，科技档案的生产要素，无形资产属性日见显现。在市场经济条件下，企业要依法经营、维护合法权益，要依法调整经济关系和经济利益，离不开权益的凭证，都需要能证明。档案作为有形资产的有效、合法记录形式，有形资产的管理、经营、保值、增值都离不开档案的凭证、依据和基础作用，同时档案本身就是无形资产的主要形式之一。在载体技术上，更应打破“只有纸质文件才能作为档案”的僵化观念，关注科技活动中形成的电子文件、影像视频、数据的长久保存和管理利用。只要符合生产力发展规律，符合经济科技和社会管理的需要，新内容、新技术、新载体都是科技档案的组成。

利用先进技术手段，不断改进档案管理的传统模式，紧跟社会信息化的步伐，推动档案信息化建设，提高档案管理现代化水平，促进企业档案事业的发展。

2.1.3要不断提高企业档案工作人员依法管理科技档案的工作能力

依法治档主要依靠档案专业人员加强执法，这就要狠抓档案工作队伍的自身建设，加强档案人员的法律法规知识教育和培训，加强工作责任感，使档案员成为素质高、业务精、作风硬，能适应在具体科技档案工作依法管理的要求。

2.2建立健全企业科技档案的领导机构和管理制度

2.2.1科技文件材料的归档

要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。科学技术研究项目的归档应按照原国家科委、国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。

居民地要素更新分为点状居民地更新和面状居民地更新。点状居民地更新可直接选取1∶50 000 DLG数据库中行政村以上居民地进行替换；面状居民地选取乡镇以上行政驻地，因国家下发的1∶250 000 DLG数据的居民地数据现势性较差，参考性不大，故直接采用1∶50 000DLG中的居民地进行综合。在综合面状居民地时，需做到3点：保证图形不变形，保证不出现小尖角尽量用直角，保证居民地与其他要素的相互关系。

2.2.2档案部门对科技档案要进行分类、编目、登记

应根据本单位档案的数量，设置专门档案库房和配备相应的档案设备。库房内应保持适当的温度、湿度，同时要具有防盗、防火、防潮、防阳光、防腐蚀、防有害生物和防污染等设施，并应具备齐全的消防器材，确保档案的安全。在进行档案的著录工作时，必须按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行，同时应结合本单位管理工作的现代化进程，逐步实现科技档案管理的标准化、规范化和现代化。

3　过程管控的主要对策及措施

3.1完善管控机制

彻底解决项目管理体系和档案管理体系“两张皮”现象，从管理体制上将档案管理体系纳入项目管理体系的过程管控流程中，利用档案管理“四参加”和“四同步”管理机制，加强对关键过程资料积累和收集过程的管控，切实从体制上保障科技档案归档的及时率、准确率和归档质量。

3.1.1档案“四参加”工作机制

档案管理人员要参加基建工程项目竣工验收、参加科研成果鉴定、参加设备开箱验收、参加产品试制定型鉴定、验收。

3.1.2档案“四同步”工作机制

技术创新项目、技改工程项目计划任务的下达与文件材料归档要求同步；

技术创新项目、技改工程项目检查项目计划进度与检查文件材料的积累情况同步；

技术创新项目、技改工程项目的验收、成果鉴定与验收档案同步；

技术创新项目、技改工程项目评审奖励科技成果以及科技人员表彰奖励与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

3.2实施目标管理

将科技档案资料的移交归档工作作为科技项目责任单位目标责任书的硬性考核指标，对项目负责单位和责任人实施目标管理考核。

3.3实施动态归档

科技档案以往均按照竣工验收或者项目结题后集中归档，为确保及时跟踪各阶段资料的及时归档，实施季度计划动态归档。

⑴为加强公司科技档案归档的计划管理工作，公司科技档案实施季度归档管理。凡属公司科技档案归档范围的项目，对口职能部门在项目立项的同时必须在公司档案室进行备案，并明确项目资料负责人。

⑵各职能部门项目资料负责人需在每季度末向公司档案室上报次季度该项目档案移交计划（计划需由部门负责人、项目负责人签字确认），并于本季度末按照计划内容公司档案室移交档案资料归档。各职能部门在归档计划执行过程中，如果有调整需求，需在当月20日前向档案室上报月度归档调整计划（计划需由部门负责人、项目负责人签字确认）。公司档案室将按照计划对该项目进行动态跟踪，并对归档计划的完成情况进行月度考核。

3.4引入风险机制

实施项目负责人“档案资料风险抵押金”制度。在管理体制规范的基础上，为切实保障科技档案资料的完整归档，对项目负责人实施档案资料风险抵押金制度。自项目立项启动，根据项目投资金额，项目负责人向公司缴纳500～5 000元的档案资料风险抵押金，待项目竣工、结题、大修及改造等完成验收并确认资料同步完整归档后返还抵押金。

3.5健全考核体系

建立科技档案管理定期考核机制。按照《科技档案管理办法》的具体要求，加强科技档案月度归档计划管理，并制定考核细则，对科技档案归档计划管理工作实施季度考核，考核结果同项目负责人挂钩，强化过程管控的监督力度和手段。

3.6搭建共享平台

在规范和健全科技档案管理体系的过程中，在归档及时率、准确率和归档质量得到有效提升后，逐步搭建科研技术资料共享平台，充分利用现有综合档案管理软件平台，结合科技档案资料管理特点，进行软件升级和再开发；同时完善科技档案管理网络各终端的数字化转换的硬件配备，逐步实现科技档案数字化管理，以实现科技研发成果资料的共享。

4　总结

通过以上对依法制档认识的提高与加强，制度和组织机构的完善和健全，特别是在加强过程管控机制上采取的有效对策和措施，使我公司科技档案管理基础工作取得显著地提升，科技档案归档的及时率、准确率和归档质量均得提高，技术成果的共享和后续提供支持保障得到实现，今后我们还将结合企业实际，不断在管控机制和方法上继续探索，切实做好科技档案的管理工作，为企业改革发展发挥应有的作用。

收稿：2016-05-30

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.05.036