《不动产登记暂行条例》实施背景下的档案整合与集约化管理

文/刘金格 荆州市不动产登记中心档案馆 湖北荆州 434000

《不动产登记暂行条例》实施背景下的档案整合与集约化管理

文/刘金格 荆州市不动产登记中心档案馆 湖北荆州 434000

《不动产登记暂行条例》的实施对档案管理工作提出的新的要求。本文对《条例》的内容及实施现状进行了分析。并分析了此背景下档案管理工作所面临的问题，并提出了相应的改进策略。

不动产登记；档案管理；集约化

1、条例分析

《不动产登记暂行条例》结合了我国的基本国情，对目前不动产登记的相关法律及规范性文件进行了借鉴及整合，最后形成了该条例。该条例由总则、不动产登记簿、登记程序、法律责任和附则等共计六章三十五条条款构成。该条例的立法目的由条例第一条体现，其目的是为了对不动产的登记职责进行整合，对登记行为进行规范，使得群众申请登记更加便利，最终实现保护权利人的合法权益的根本目的。该条例内容共分为六章节。其中前三章为条例的基本框架，也是对《物权法》核心内容的具体落实。第一章为“总结”，共7条。阐明了该条例的立法目的、立法依据、明确了不动产登记的定义及不动产登记的范围、机构及相关的原则。第二章为“不动产登记薄”，共6条，主要对登记薄的具体内容及相关保存和移交进行了规定。第三章为“登记程序”，共9条内容，对登记的原则、具体程序、相关审查形式做了规定。第四章共6条，为“信息共享和保护”，主要对不动产登记的相关信息平台的建设及管理进行了介绍。第五章为“法律责任”共计4条，主要对登记的责任双方未履行相应职责应承担的法律责任及后果，及后期的相关理赔。第六章为“附则”共3条，对新旧条例的衔接进行了说明，以期达到平稳的过度。《不动产登记暂行条例》实现了登记机构、登记依据、登记薄册、登记信息管理平台的统一，在一定程度上实现了突破。

2、实施现状

由于我国的历史原因，“不动产”涉及的范围较广，包括土地的归属、性质、相关的用途及登记的程序等都难以有效的统一，我国的不动产登记一直处于较为分散且制度、技术均不能集中及不够完善的现状。2007年《物权法》提出了对不动产的登记进行统一，但具体的实施仍欠缺力度。2013 年 11月国务院常务会议决定将不动产登记职责及制度进行统一。由国土资源部监督指导全国等不动产包括土地、房屋、草原、林地、海域等进行统一登记，实现登记的机构、登记簿、登记依据和登记信息平台的“四统一”[1]。2014 年 8 月，国务院发布我国首部《不动产登记暂行条例》，并公开征求意见。2015年3月1日，条例正式实施。全国的所有城镇都必须将纸质的房产信息存入电子档案处，并形成相应的住房信息系统，地级以上城市的住房信息与住建部相联网，房屋建筑、集体土地等十项不动产被纳入登记，并实现公安部门、国土资源部门、民政部门等9个机构信息共享。

3、问题分析

3.1 缺乏科学的管理机制

各级及各类不动产档案管理机制仍未实现统一，相对较为分散，且没有明确的隶属及关联关系，故不能形成合力，管理的标准不易统一，制约机制的欠缺严重影响到管理的力度，减慢了工作的落实进度。

3.2 制度建设参差不齐。

相应的规章制度普遍存在定义较为模糊、且制度制定的时间较早、内容与实际工作严重脱轨，故应对档案管理标准进行统一、完善归档的具体流程。

3.3 缺少统筹规划。

档案资源分配不均，如馆库建设、馆藏优化、信息建设、专业人员配备等存在重复建设、资源浪费等情况。

3.4 标准不统一。

由于各级及各类不动产登记工作规范不同，使得历史数据整合工作较为困难；档案信息系统较为落后，起点较低低，系统功能与现代的需求不能相适应，不能满足当代档案管理的工作需求。

3.5 查询服务水平较低。

查档案查询工作自动化水平低，不能实现远程查询；异地查询及自助查询也不能全面实现，无法满足广大人民群众的需求。

4、改进策略

档案管理工作应从原始的手动管理过度到数字化自动化管理，同时也不应该再是简单的入库保存，应向信息资源服务方向转变，实现档案的集约化整合管理。

4.1 集中管理，实现资源的合理配置

档案管理要实现高效化就必须进行科学的管理，建立合理的管理机制。应在市级建立相对独立的档案管理机构，对科室的工作职能进行强化，充实干部队伍，专门负责复杂而庞大的档案工作的管理。在具体的范围内，实现集中管理，对人力和物力进行整合对各项资源进行优化配置，协调市、区两级发展机制。对档案管理工作进行定期的督导工作，做到以点带面，加强薄弱环节的建设。同时，在工作中注意工作流程的梳理，简化办事程序，减少中间环节，大大提高中作效率。

4.2 对标准进行统一

对档案的相关业务流程进行规范，同时对归档工作及信息平台建设制定统一的标准，规范相关流程，制定质量标准，为档案的交接及相关的信息整合提供便利，同时满足不同的档案在信息平台上的相互兼容，应与业务系统互联，为档案工作提供一定的保障。

4.3 对档案馆藏进行优化

对现存的档案进行理论研究，根据其保存设定一定的保管期限。并进行一定的鉴定销毁工作，对馆藏进行优化，缓解档案的库存压力。并可以在近郊集中建立标准化的档案管理库房，对各区县永久保存的档案进行储藏，此做法在缓解库存压力的同时，大大节约了闲置的土地资源。

4.4 实现档案的数字化及共享

应引进档案管理系统，对档案的管理业务及相应的电子数据进行统一的管理。这种集中管理的方式规避了多系统共存的弊端，并对数据的标准进行了规范，同时实现登记相关部门之间的信息共享，为信息的查询提供了强有力的保障。不动产数字化档案的完成实现了档案的远程查询工作，同时该系统功能的完善，大大提高了归档工作的效率及质量，档案数据及相关业务数据的共享，为自助服务带来了便利。

5、总结展望

随着《条例》的具体实施，不动产登记的工作将全面展开，其所涉及到档案的种类及数量将会大幅度的增加。据统计，以中小城市为例，档案集中整合后，市区不动产的档案将达到上百万卷，且每年还会以10-20%的幅度递增，且查询量每年将突破10万件以上。对这巨大数目的档案进行管理，就必须在现有的数字档案管理基础上不断开发利用物联网、云计算等先进的新鲜技术，将档案信息的建设推向新的阶段。

[1]张猛，不动产登记档案工作调研与思考[J].中国档案，2015，（4）:25.