全生命周期文档管理在核电项目的应用

文/赵越 中国中原对外工程有限公司 北京 100191

全生命周期文档管理在核电项目的应用

文/赵越 中国中原对外工程有限公司 北京 100191

在传统核电项目管理模式下，项目参与者之间关系通常为纵向的指令关系或合同关系，各方在合同范围内彼此孤立，造成项目文档信息不流通。由于核电项目前期、建造、调试、运营不同阶段的管理者不同，导致了管理活动的非连续性、相互独立性和项目的内在联系被割裂，从而造成项目文档无法按照其全生命周期的正常规律进行管理。如何采取适当的管理模式来改善核电文档管理问题，以适应EPC模式下核电各方管理角色的变化，从而最大限度地提高项目文档管理效益，已经成为核电项目各参与方共同关注的课题。

全生命周期；文档管理；核电项目；应用

1、核电项目文档管理系统功能实现

1.1 通过多个功能及模块实现项目文档管理

1.1.1 多项目协同管理

支持多种文件类型管理，不同文件类型具有不同的关键属性并支持不同的工作流程；支持树形目录结构，遵循固定规则创建多层文件夹，系统既能在相同功能实现对多项目文件管理的并行不悖，又能通过对文件权限的管理区分不同项目的不同文件。

1.1.2 文档排序

支持根据文档的编号、标题、创建日期、修改日期、创建者、修改者、生命周期、修改权限等属性排序；支持显示属性的设置，按不同次序显示需要的属性类型。

1.1.3 文件版本管理

历史版本，即文件的修订版本；系统版本，即通过审核流程等工作流程生成的不同文件版本。系统接收到新版本文件时可自动与旧版本建立关联，系统默认显示文件最新版本，用户可通过操作查看文件的各个历史版本及系统版本。移动文件时连同系统版本、历史版本一并移动，当上传或接收同编号同版本文件时，系统会自动进行提醒。

1.1.4 文件的关联关系

核电文件的往来关系较复杂，因此，核电文档管理系统应支持多种关联关系，如版本关系、回文关系、参考文件关系、发文传递关系等等。通过对多种文件关联关系的支持，系统实现往来文件、同一文件的不同版本及相关文件的相互关联，进一步提升系统的功能性和实用性。

1.1.5 文件搜索功能

具备全文搜索及高级搜索引擎，可以快速、准确找到所需文件；高级搜索支持通过多种逻辑关系的搜索条件的限制，快速查找出对应文件。

1.2 工作流程管理及无纸化办公

文档管理系统可与Office集成融合，使用户通过熟悉的界面进行操作，便于文件的生成和流转，同时降低培训成本，提高工作效率。系统与电子邮件集成，在用户收到任务时向其邮箱发送邮件提醒。根据任务处理流程分为：待办、办理中、已办、待阅、已阅等状态。系统中发生事件后可自动向相关用户发送通知邮件，同时应支持在系统中收发邮件，实现邮箱与文档管理系统的融合。系统可以与扫描仪及打印机集成，同时配合严格的权限管理，既方便文件的输入、输出，又保证文件的安全性。支持在系统中创建信函、文件，系统可按事先录入的编码规则自动为文件取号，并在系统中走文件编制、审核、批准及发布流程，管理员预先在系统上传用户的签名，为用户在文件中加入电子签章做好准备；系统可自动将批准后的文件转化为PDF格式。支持设计变更、纠正措施、各类技术文件按不同流程进行流转和审核，并支持各类文件在系统上的分发，系统可以按多种方式对用户分组，方便文件的自动分发和流转。流程应具备可追溯性，即用户可通过流程报告查看流程的历史路径和进度，且系统会自动向每一个节点的责任人发送邮件通知。文档借阅功能：用户可在系统中办理借阅手续，借阅一定使用权限和借阅期限内的文件，系统可自动对借阅过程进行跟踪管理。

1.3 文件的保密管理

文档管理系统应具备权限控制机制，为不同用户、角色、部门开放浏览、修改、删除等不同的权限，实现对每份文档的区别化管理，既方便利用又便于保密管理。也可通过为特定用户安装密钥等方式对浏览用户进行控制，从而实现文档的安全共享。通过对文件和用户的权限控制，可实现控制目标文件在本地保存和打印，从而实现文件加密存储，实现文件在保密情况下的有限共享。

1.4 文件交换管理

根据文献资料统计：建设工程项目实施过程中存在的三分之二的问题与信息交流有关；10%-33%的费用增加与信息交流存在的问题有关，信息交流问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%-5%。由此可见信息和文件及时、准确传递的重要性。文档管理系统应包含文件交换的模块，实现通过系统进行文件、信函的收发，系统文件和交换区文件可以相互转化，文件根据事先设定的规则及文件编号可以自动存入对应文件夹，用户可以通过交换区与外部进行交流，实现系统的外部集成。

2、用户在系统功能实现过程中的考虑

以上总结了方便用户使用的核电项目文档管理系统的功能，为实现这些功能用户应有何考虑呢？由于系统开发商缺乏工程建设经验，即使有系统开发经验，也不能保证开发完成的系统能够实现用户所需求的全部功能。正式的书面需求文档和及时有效的沟通可以统一用户和系统开发商的认知，减少开发过程中的沟通障碍，避免长周期的返工。用户应提供完善的文档管理系统要求，为系统开发者提供更加明确的开发方向，及时有效的沟通可以避免由于认知和经验不同造成的理解偏差。用户可以派专人对开发商整个功能实现过程进行跟踪，并定期对需求的实现情况进行梳理，最终完成各功能模块的有效开发。优秀的文档管理系统会使项目的文档管理变得轻松愉快，在提升工作效率、简化工作流程、无纸化办公的基础上更加保证文件的安全性和文档管理的智能性。在系统投入使用后，用户也应根据不同角色，理解自己业务范围内的系统流程，使系统充分发挥作用，使各功能模块物尽其用，不但方便文档管理，更方便项目流程管理，为项目建设提供更高端的支持

结论：

随着现代信息技术的发展，战略合作理念的出现和核电项目系统性、模块化的发展趋势，传统的各方目标割裂、相对对抗式的文档管理模式显然不符合项目文档发展的需要，新的项目文档管理模式将会应运而生。

[1]王柏钊,邹鹏.基于文件生命周期浅谈核电工程项目文档一体化管理[J].办公室业务,2014,17:107.

[2]韩一犁.核电建设项目前期管理关键成功因素研究[D].华北电力大学(北京),2014.