对固定资产投资建设项目档案管理工作的探讨

2016-02-16翟冬核工业理化工程研究院天津300180

中国房地产业 2016年17期

关键词：建设项目档案管理人员

文/翟冬　核工业理化工程研究院　天津　300180

文/翟冬核工业理化工程研究院天津300180

档案管理工作是固定资产投资建设工作的重要组成部分，做好档案管理工作，可以让固定资产投资建设项目有条不紊进行下去。本文主要探讨固定资产投资建设项目档案管理工作中存在的问题及解决策略，希望可以起到抛砖引玉的效果。

固定资产投资建设项目；档案管理

现如今企业的固定资产包括两种，一种是实态的资产，包括房屋、建设的工程等，另一种是无形资产，主要指的是企业运作过程中形成的知识、经验等。固定资产的市场前景十分乐观，值得去开发利用，创造更多的市场价值。

一、当前固定资产投资建设项目档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度不够

现在的很多企业，对档案管理工作的重视程度不够，对建设和技术的重视程度远远大于了对档案管理工作的，导致了档案管理工作发展缓慢。很多企业对档案管理工作存在认识上的错误，觉得档案管理工作只是工程完成以后对技术报告的整理，所以对档案管理工作的重视程度不高。有些企业甚至没有设置专门的部门进行档案的保存、整理和管理工作，让很多宝贵的经验和知识流失了，导致了档案管理工作的质量难以很快提高，也让企业没有足够的资料对现有的情况进行分析，在未来可能会一直沿着错误的方向发展下去。

（二）档案管理人员的专业能力不够

研究中发现，很多企业的档案管理人员没有一个过硬的基本素质，他们在处理档案问题上不能很好的把公司问题反应出来。而一个优秀的档案管理人员应该具有足够的知识，良好的素养，综合能力包括分析、预测能力等，还得能熟练掌握有关档案的一些法律法规。这些能力对于档案管理人员来说都是特别重要的，现在的档案管理人员已经不像原来一样，只是一个单纯的文件的角色，现今的他们是一个公司经济方面的分析师，肩上的担子比以前更重，完成的任务比以前更有意义。尤其是固定资产投资建设项目的档案管理人员，要能够准确分析前期的固定资产投资建设项目是否正确，并且要有能力指明以后的投资方向，让企业的固定资产投资建设项目更好发展下去。可是现今的固定资产投资建设项目方面的档案管理人员并不完全具备这些素质。

（三）信息化程度不高

随着信息技术的发展，各项工作都将信息化作为发展目标，希望在信息技术的帮助下给工作注入新的活力。在档案管理工作中推行信息化，不仅可以让档案的保存、整理、保存工作更加轻松，也为文件的查找、分析提供了便利的渠道，实行档案管理工作的信息化，可以推动档案管理工作的更快发展。但是，在固定资产的投资建设方面。处于对资产的保护，很多档案都是以纸质文件的形式保存着，不仅易丢失，查找起来也特别麻烦，大大增加了档案管理的工作量，也让数据的分析变得十分繁琐，工作量的增加，工作难度的加大，给固定资产的投资建设项目的档案管理工作的发展带来了很大的瓶颈。

二、做好固定资产投资建设项目档案管理工作的几点建议

（一）加强项目档案管理工作规章制度建设

档案管理任务要想做好，就要实行工作规章制度，将档案管理的工作落实到个人，最大程度地发挥个人的作用，这样才能确保档案管理工作的质量。在每年年初制定工作计划时，企业要将档案管理工作合理分配，让工作真正落实到专人管理。同时要指出档案管理工作的重要性，并将其作为档案管理部门内部人员考核重要指标，在此重压下，档案管理工作才能真正得到重视，逐渐发展下去。

为了保证档案管理工作的顺利实施，部门必须严格实行个人责任制度，将责任落实个人。同时，必须制定相关的奖惩制度，并严格执行，推动档案管理工作真正落实到位。同时，完善工作规章制度的建设，对员工的工作态度、工作要求做进一步明确规定，在档案管理人员在规章制度的指导下认真负责地完成档案管理工作。

（二）完善档案管理的电子系统

信息时代的快速发展，给档案管理工作新的动力。可以借助信息技术让档案管理工作变得轻松、快捷、可靠。固定资产是企业财产的重要组成部分，加强对固定资产的档案管理，可以保证企业的技术和知识不外漏。对此，用于档案管理的电子系统必须具有良好的安全性，让档案可以免受病毒的侵扰，不会造成信息错误甚至泄露的问题。此外，档案管理包括档案的保存、查找、分析等等很多工作，电子系统中要具备完成这些工作的信息技术。对此，固定资产的档案管理电子系统可以采取数据库的模式，让信息存储在数据库内，防止丢失。而且数据库中有配套的软件可以对数据进行整合和分析，便于侦测以后的动态，在市场中占领先机。利用电子系统对固定资产的投资建设项目的档案管理工作进行处理，减轻了工作量，并能够及时分析出市场动向，便于企业的更好发展。

（三）加强对档案管理人员的培训

要想让档案管理做的越来越好，档案管理人员的能力必须有所提升。员工的素质提升可以保证工作的更好进行。加强对档案管理人员的能力培训，包括综合运用计算机的能力，文件分类以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，记忆力等多方面综合技能，确保档案管理人员拥有足够能力完成自己的工作。同时，加强宣传，鼓励他们培养基本职业道德培养，敦促他们恪守职业道德。公平公正，实事求是，对自己的工作保持高度的警惕性，真实地记录数据，多方面分析数据，力求把自己的工作越做越好！

（四）完善对档案管理工作的监督体系

制度的支持能够保障新措施的更好执行。随着信息化档案管理的普及，新的刑事案件层出不穷。国家应该修改或者制定相关的法律，保障事业单位的合法权利，让他们被侵权时可以通过法律武器保护自己。同时，健全法制加强对人事档案管理的秩序性和规范性，让信息化档案管理逐渐走上正轨，而且能够造福全社会。企业自身也必须加强对档案管理工作的监督，尤其对固定资产的投资建设项目而言，必须安排专人定期对档案进行检查，确保档案的真实性、可靠性。