进度管理在医院信息系统项目建设中的运用

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为贯彻落实国务院办公厅《关于城市公立医院改革试点的指导意见》精神，改善医疗服务质量，实现分级分流诊疗，合理配置医疗资源，北京市医管局积极推进“非急诊全面预约挂号”京医通平台项目，在北京友谊医院等14家市属医院开展“非急诊全面预约挂号”试点工作，目的是通过规范各类预约挂号形式和管理模式，建立市属医院统一的移动互联网应用平台，推进三卡合一，解决窗口挂号排队时间长、缴费环节多等问题，通过互联网技术，实现院际间患者就诊信息的共享，改善患者就医体验。

1 “非急诊全面预约挂号”京医通平台项目

“非急诊全面预约挂号”项目是指除急诊患者外，其余患者(包括医保与非医保患者)均需通过电话、网络、各种移动终端设备、医生工作站等“线上”形式，以及现场窗口预约、现场自助机等“线下”形式进行全面预约挂号，逐渐减少现场窗口挂号排队和窗口缴费排队，同时实行全面实名制预约，挂号缴费“全流程”。通过“非急诊全面预约挂号”，解决现场挂号排队时间长、缴费排队时间长、无效预约、患者就医卡过多等问题，实现“多卡合一”。

北京友谊医院(以下简称“我院”)为实现与京医通的对接，积极完成信息系统改造，根据《非急诊全面预约京医通平台接入流程》《非急诊全面预约京医通平台医院接口规范》《非急诊全面预约京医通平台专线部署方案》等文件，梳理“非急诊全面预约挂号”京医通项目上线后患者就诊流程的变化、接口改造范围、评估改造的可行性和难点，运用项目管理中进度管理的科学方法，落实时间节点，稳步推进项目实施。

2 进度管理概述

项目管理是项目的管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效的管理[1-4]，通过对全过程的有效控制，以达到项目所要达成的目标。项目管理不是一个既定的程式，中间会出现很多不确定因素或不可预测的事件，是不断变化和修正的过程。进度管理在整个项目管理过程中的控制作用尤为重要，是确保项目按时完成所需的过程。在项目管理的过程中，进度管理贯穿于整个项目的各个阶段，通过使用科学的项目管理方法和技术，进行测量和监督管理，对实际情况与计划进度进行比对，从而发现偏差，采取有效的措施进行及时调整和修正，保证项目严格按进度执行。由于项目执行过程中，存在很多不可预测的情况和突发状况，因此进度管理成为项目管理过程中的难点。进度管理作为项目管理中一个重要的组成部分，对项目的成功起着决定性作用。进度管理过程包括定义活动、排序活动、估算活动资源、估算活动工期、制定进度计划以及进度控制6个部分[5]。

3 “非急诊全面预约挂号”京医通平台信息系统改造项目进度管理的实践

3.1 定义活动

在信息系统项目进度管理过程中，对活动的定义是项目进度管理的首要任务。定义活动是指明确信息系统项目的建设内容、建设目标和建设措施。首先，我们根据非急诊全面预约京医通平台相关文件的要求，确定项目范围及项目的工作分解结构(Wak Breakdown Stractare，WBS)。然后对各个环节进行细化，在重要的活动上定义里程碑或者检查点，以便对项目进度实行监控。

3.2 排序活动

排序活动是对信息系统项目的所有内容进行安排和调整[6]。在定义了项目活动之后，根据活动清单、项目范围说明书、里程碑清单等内容，对项目的活动内容进行排序，并确定它们之间的依赖关系。通过前导图的方法，将所有活动之间的依赖关系整理成网络图，明确系统对接与专线部署等项目中各个活动的先后次序，尽量使可以并行、互不影响的子任务同时进行，从而保证项目的完成时间。统筹安排人员和时间，充分利用资源，提高效率。

3.3 估算活动资源

估算活动资源是对项目建设所需要的资源进行统计和计算，并核定项目建设的总体成本，判断项目建设的整体难度。活动资源估算需要细致考虑项目执行所需的资源，以及各种资源的所需数量及使用方式。为了更准确地对资源进行估算，应先将项目进行分解，然后对每个子系统逐步进行估算，最后进行汇总。此过程经常采用专家估算法和类比法，如在估算过程中发现以往从未遇到过的技术点或难点，应予以重点关注，可通过向行业内专家咨询或依靠技术人员提前试验的方式，对所需资源进行科学估算。在资源安排的过程中，应重点考虑人员的合理性，如由经验丰富的技术人员，承担技术难度相对较大的工作，从而保证整个项目的稳步推进，不会因为某一个子项目遇到瓶颈而影响整体进度。

3.4 估算活动工期

估算活动工期是进度管理的重要内容，同时也是进度管理在时间上的重要体现[7]。做好活动工期的估算，有助于项目进度管理的有序开展。由于项目实施过程中相关不确定因素众多，因此在项目实施中，我们使用三点估算法(能够更客观地反应项目进度，尤其在专线接入的实施过程中)，将施工时间划分为乐观时间、最可能时间和悲观时间。

3.5 制定进度计划

进度计划是进度管理的基础，也是项目进度管理的重要内容。在项目中，应以定义的项目活动为依据，制定详细的进度计划表，内容包括任务工作量、开始时间、持续时间、结束时间、任务版本号等。在实际的操作过程中，我们使用关键路径法确定项目的总工期。若发现一些活动可以进行时间压缩，就采用甘特图法确定每个任务的工作量、开始时间、持续时间、结束时间，进一步完善进度计划，并将工作任务表派发给每个人，使其明确自己的工作任务时限。制定进度计划由项目负责人进行审核和监督，当出现延期或一些不可预料的情况，需采取应对措施。基于项目建设的难度，在进度计划制定过程中应保证进度计划的科学性和可行性，以便能够满足项目建设的实际需要。

3.6 进度控制

要高度重视进度计划的落实和执行。考虑到项目建设的复杂性，在进度控制中应充分考虑影响项目的各种因素，避免因意外延误工期。项目实施过程中，我们采取周例会的形式，反复对项目进度进行监督检查和质量控制。周例会时对当前项目完成情况进行汇报，对当前存在的问题、项目进展过程中的难点进行讨论与纠正，根据实际情况，及时调整项目计划进度，对于出现的偏差找出原因快速调整，确保项目顺利有序进行。为提高周例会效率，我们扩大了邀请范围，由信息系统开发的工程师、京医通团队、信息中心、门诊办、医保办、财务处等相关部门共同参加。

4 存在的问题及需要改进的地方

目前，我院“非急诊全面预约挂号”京医通平台信息系统改造项目还在进行中，虽然进展顺利，但也存在一定问题。

4.1 加强沟通与协作

由于该项目涉及的使用科室众多，范围甚广，项目实施过程中的沟通不畅，可能导致一些不确定因素的发生。因此，增强技术人员与使用部门的有效沟通与协作，能够促使项目实施顺畅[8]。我院在“非急诊全面预约挂号”京医通平台信息系统改造过程中，落实了周例会制度，汇总项目实施过程中遇到的各类问题，并与相关部门逐一进行讨论，理顺项目过程中的难题，从而推进项目有序开展。后续实施过程，应加强技术人员与使用部门的沟通，并建立及时沟通机制，及时解决问题。

4.2 灵活运用进度管理方法

项目实施过程中，我们发现进度管理的众多方法和模式不能只是机械地套用，应根据项目的特点，寻求适合项目本身的方法和方式。项目实施过程中会出现一些不确定因素，因此应随机应变，适时采取恰当的方法，才能够对项目计划进行恰当调整，保证实施效率[9]。如信息系统改造过程中，可能遇到专线搭建或自助机具未及时到位的情况，或者系统对接实施过程中参数错误，造成对接失败等诸多问题。针对以上问题，应及时纠正，并调整时间或项目的先后顺序，避免项目过程中存在的时间缝隙，影响项目推进。

4.3 计划制定应粗细有度

我院信息项目建设实施过程中，计划制定过于细致。由于项目复杂，过程中存在很多不确定性，过细的计划将会面临更多调整，导致工作量骤增。因此，在项目计划制定的过程中，既要避免计划过于粗放，也要避免计划过于细致。好的进度计划应既能够容易发现问题，也能够保证业务连贯性，僵化的管理不能适应项目实施过程中的诸多变化[10]。因此，科学地制定计划，必须粗细有度。我院应采用粗细结合的方法，当项目进度遇到困难时，及时对精细的计划进行调整，使之符合整体计划的时间要求，这样既不影响项目进度，又可以保证灵活应变，能够更好地推进项目实施。

4.4 激励员工积极性

本次信息项目建设实施过程中，缺乏有效的激励措施，未充分调动员工或成员的工作积极性，导致项目完成时间相对滞后。应在团队内部建立适宜的奖惩制度，确立每一个子项目的负责人，并根据任务清单的内容，对完成情况进行阶段性考评，根据考评结果，给予相应的激励，从而推进项目实施。考评内容应具有科学性和可操作性，避免不能服众的负面结果出现。

5 结语

医院信息项目建设实施过程中情况复杂，影响项目进度的问题多种多样[11]。对所有参与者来说，项目推进的过程都是一个反复学习、实践与调整的过程，进度管理与项目成败密切相关。项目总负责人应对项目进度严格把关，运用科学的方法，尽可能减少由于进度问题所带来的风险。项目进度管理没有既定的程式，在过程中需不断调整，因此探索适合项目本身的进度管理模式尤为重要。我院在“非急诊全面预约”京医通平台信息系统改造项目中，科学运用项目管理的方法进行组织和实施，通过进度管理对项目过程进行严格监管和控制，从而保证了项目的有序推进。