电子邮件在学术期刊国际化背景下的重要性——以Food Bioscience为例

周 玥

(江南大学Food Bioscience编辑部 江苏无锡214122)

电子邮件在学术期刊国际化背景下的重要性
——以Food Bioscience为例

周 玥

(江南大学Food Bioscience编辑部 江苏无锡214122)

处理电子邮件对于高度国际化的学术期刊编辑部十分重要。结合Food Bioscience现状，从编辑部内部的常规工作，以及编辑部与作者、评阅人、出版社联系的各个环节出发，详述了电子邮件在国际化编辑部工作中发挥的作用，探讨了编辑在处理电子邮件时应持有的态度和应具备的素质，列举了几类典型的电子邮件处理方式，并提出了处理电子邮件的一些建议和意见。在学术期刊国际化的背景下，只有认真细致地处理好电子邮件，才能更好地促进期刊的长远发展。

电子邮件 学术期刊 期刊国际化

在传统的编辑出版行业中，学术期刊的组稿、投稿、审稿、校稿等环节都依赖于纸质媒介。在互联网发展之初，电子邮件因其快捷、有效、经济的特点，成为期刊编辑部开展编辑出版工作的现代化工具。[1-2]但由于互联网的快速发展，电子邮件的这些功能很快被期刊各自的在线稿件处理系统所取代。然而，笔者根据近几年在国际化期刊Food Bioscience(以下简称FBIO)编辑部工作的经验发现，随着期刊国际化程度的提高，电子邮件在编辑部日常工作中变得越来越重要。

笔者工作所属的FBIO是Elsevier科技文献出版发行集团与江南大学合作所办的食品类学术期刊，编辑部设在江南大学。期刊语言为英文，接收来自世界各地的稿件，编辑部的编辑和编委会成员均来自中外不同国家。由于这种国际化性质，虽然编辑部应用了Elsevier出版社的在线稿件处理系统Elsevier Editorial System(EES)，但作者群的国际化以及编辑部和编委会在时空上的松散结构使电子邮件在编辑工作中的重要性再次凸显。本文以FBIO为例，详细阐述了电子邮件在编辑工作中的重要作用。

1 在与作者联系中的重要性

如果说学术期刊的在线稿件处理系统是第一道“门户”，电子邮件就是第二道“门户”。[3]作者不论是出于对期刊的兴趣还是在投稿中或投稿后有任何疑问，电子邮件都是他们主动联系编辑部的首选。在这个过程中，作者收到的电子邮件质量的好坏将在很大程度上决定他们对期刊的印象。如果编辑部给予作者及时、详细且礼貌的回复，能使其一定程度上感受到编辑部健康和有序的日常运作。相反，如果作者的邮件长时间得不到回复，或者回复内容仅仅是敷衍了事，那么期刊在作者心目中的印象就会大打折扣。从长远来看，这会影响期刊在作者群中的口碑，甚至会影响到投稿量。在日常工作中，笔者经常收到询问稿件处理进度的邮件。作者在发送这类邮件时，往往已等待了一段时日，内心不免焦虑，而一封诚恳有礼且详述稿件处理情况的回复邮件，能给作者“吃一颗定心丸”，使稿件的评阅工作继续顺利进行。笔者一般会以“Dear Dr.…”和“Sincerely yours”作为首次联系的抬头和信末礼貌语以示尊重，以“Thank you so much for your recent submission to our journal.”和“Please feel free to contact me if you have any other questions.”作为正文的起始和结尾，力求让收件人感受到编辑部的诚意。

此外，电子邮件还是编辑部进行组稿的有力工具，可方便快捷地向作者群发出约稿邀请。但根据笔者的经验，不建议以大规模群发形式的邮件约稿，因为这种形式类似于群发垃圾邮件，是对收件人的不尊重和打扰，更会影响期刊在作者群中的声誉。建议针对特定的潜在作者发出约稿邀请函，对比较熟悉的作者还可以配合电话方式进行约稿。

2 在编辑部内部常规工作中的重要性

对于像FBIO这种时空结构极为松散的编辑部来说，一年中能面对面讨论和开会的机会屈指可数，所以日常工作中遇到需要通知、探讨或解决的事宜时，基本都需要通过电子邮件来联络。如：讨论问题稿件并及时解决问题；解答编辑在在线稿件处理系统使用中遇到的具体问题；通报近期期刊发展所取得的成绩并讨论和收集各类意见和建议等。

除日常工作外，FBIO近期的编委会换届工作也是完全依赖于电子邮件完成的。首先由主编起草一封正式的电子信函，内容包括：告知编委会换届事宜，提出对下一届编委会成员的期望和要求，询问收件人是否愿意继续留任编委会。然后编辑部将该信函群发至原来的编委会成员，在收到回复后进行整理统计，就得到了新一届的编委会名单。

由于国际化期刊的编辑和编委不常见面，每年在重大节日来临之时，编辑部也应以电子邮件的方式给每一位编委发送祝福，以加强交流，加深彼此感情。

3 在与评阅人联系中的重要性

国际上，同行评议工作是在众多研究者的奉献精神和道德自律的基础上完成的。研究者们知道自己每年得以发表文章是由于有同行愿意为自己的文章进行免费评阅，所以他们也愿意付出相同的劳动来帮助其他同行。评阅稿件在国际科研领域完全是一项义务劳动，而对于学术期刊来说，优质的评阅人称得上是最宝贵的资源之一。因此，对于评阅人发来的电子邮件，编辑部应认真及时地给予回复。笔者在回复评阅人的电子邮件时，一般都会首先写上“Thank you so much for accepting our reviewer invitation.”，以感谢其同意评阅。

评阅人发给编辑部的邮件，最常见的主要有以下几种内容：①登录稿件处理系统时遇到困难，这需要编辑尽快帮助解决，在必要时需联系技术人员。②评阅人通知编辑部，由于不可抗力，其评阅工作将不能完成或需要延期完成。对于不能完成的，编辑应感谢其来信通知，并尽快邀请新的评阅人代替；对于需要延期完成的，编辑应告知是否同意延期及具体原因。③评阅人在评阅过程中发现自己与稿件作者存在利益冲突，故来信谢绝评阅。对于此种情况，评阅人的坦诚和自律应受到赞赏。

4 在与出版社联系中的重要性

FBIO出版社是地处海外的Elsevier出版集团，对于这种编辑部和出版社分处两地，甚至分处两国的情况，电子邮件也成为两者联系的重要纽带。以FBIO为例，两者联系的常见内容包括：出版社给编辑提供在线稿件处理系统的使用方法培训；出版社将最新政策及稿件处理系统的新功能等通知编辑；编辑在工作中将稿件处理系统存在的问题反馈给出版社；就技术难题求助技术人员，并向出版社索取期刊运行情况的相关数据信息等。

5 处理电子邮件的几点建议和注意事项

在编辑工作中要处理好电子邮件，首先在态度上要深化责任意识和服务意识，想人之所想，急人之所急，[4-5]切实做到及时、认真、耐心、仔细地回复。其次，除了专业英语的学习，还要多练习商务英语的写作，在电子邮件中，多采用情态动词使行文更礼貌。为了方便收件人阅读和回复邮件，应做到一封邮件只写一件事，避免将多件事写在同一封信中，并且要合理使用好邮箱的抄送和暗送功能。而为了方便收件人查找邮件，邮件主题要写得清楚明了，特别是重要邮件，不建议使用回复或转发时系统自动生成的主题。此外，要保证网络畅通，应注意定期查看邮箱存储空间是否不足，定期备份重要邮件。

6 结 语

在互联网蓬勃发展的今天，电子邮件已经不再是新鲜事物，而对于作者群、读者群、编辑编委群在时空上高度分散的国际化学术期刊来说，电子邮件在编辑工作中的重要性已变得日益显著。只有以精益求精的态度，认真细致地处理好每一封电子邮件，才能更好地促进期刊的有序运作，为期刊的良性发展、长远发展加油助力。

［1］ 黄仲一，李志伟. 电子邮件在学术期刊编辑工作中的应用[J]. 泉州师范学院学报：自然科学，2001，19(6)：116-118.

［2］ 熊春茹. 电子邮件——期刊编辑出版现代化建设的有效工具[J]. 学报编辑论丛(第8集)，1999(00)：247-249.

［3］ 赖一郎. 从自动回复邮件透视学术期刊应对数字出版的心态与对策[J]. 编辑之友，2011(4)：43-45.

［4］ 马丹丹，朱丽娜，曹晖，等. 编辑素养及其在促进期刊国际化进程中的重要性[J]. 编辑学报，2014(S1)：S167-S168.

［5］ 谢群. 学术期刊国际化与编辑素养探析[J]. 今传媒，2013(5)：124-125.

The Importance of Electronic Mail for Editorial Offices of Internationalized Academic Journals

ZHOU Yue
(Editorial Office of Food Bioscience，Jiangnan University，Wuxi 214122，Jiangsu Province，China)

Electronic mail processing is very important for editorial offices running highly internationalized academic journals.Taking the editorial office of Food Bioscience as an example，detailed importance of electronic mail processing was pointed out.Electronic mail is quite useful for every aspect of the editorial work，including editors’ daily editing work and communications among authors，editors，board members，reviewers and colleagues in the publishing house.In this paper，positive attitudes and basic qualities which an editor should possess when processing electronic mails were discussed.Methods of dealing with some typical electronic mails were introduced.Meanwhile，some opinions and suggestions for electronic mail handling were listed for other editors’ reference.It points out that during the internationalization process of academic journals，electronic mails must be carefully and earnestly handled，so that the journals may have a long-term success.

electronic mail；academic journal；journal internationalization

G232

：A

：1006-8945(2016)04-0094-03

2016-03-16