铁路建设项目档案电子文件的归档及管理利用

郝瑞秀

（南宁铁路局档案馆，馆员，广西　南宁　530029）

铁路建设项目档案电子文件的归档及管理利用

郝瑞秀

（南宁铁路局档案馆，馆员，广西南宁530029）

本文从顺应信息化技术快速发展和互联网广泛运用带来档案管理的新变化着眼，对铁路建设项目档案电子文件归档和利用的现状进行了分析，在此基础上，提出要明确电子文件归档的质量要求、加强电子文件的归档管理、充分提升电子文件利用效率和效益，进一步提高铁路档案电子文件管理的科学化水平。

铁路；建设项目；电子文件；归档；管理；利用

10.13572/j.cnki.tdyy.2016.04.016

随着电子技术的快速发展和广泛普及，电子文件的数量在档案资料中的比重显著增大，已经成为档案管理中又一新的重点。为了探索做好这项工作的方法和途径，本文着重就如何加强铁路建设项目档案电子文件（以下简称档案电子文件）的归档及利用略陈管见。

1　档案电子文件特点与利用现状

要做好档案电子文件的管理工作，首先就必须对其特点及利用的现状有全面、客观地把握，这样，才能顺势而为、有的放矢地推动此项工作不断取得扎扎实实的效果。

1.1电子文件特点电子文件可以实现快速检索查询、提供重复利用，减轻档案管理人员的劳动强度，提供网络利用，若给予一定的授权，如复制、打印即可大大节约档案利用人员的时间和利用成本，提高档案管理的效率和效益；同时电子文件的利用也可以减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。但是电子文件也有需要注意的问题。一是电子文件所依赖的计算机软、硬件系统更新换代快，电子文件存储的数据结构也需要随之转换升级；二是电子文件存储载体从磁带到磁盘到光盘不断发生变化，有的存储载体寿命较短，不易长久保存；三是电子文件具有可改性，一经更改可能与纸质原文不符，也就失去了档案资料客观、真实的特质。四是容易受环境影响而损坏，如碰撞、电磁干扰等都容易造成文件数据无法使用的损失。

1.2电子文件利用现状铁路建设项目点多线长，运营管理和维护设备需要频繁利用部分档案，通过网络远程利用将极大方便现场，而前提是电子文件的归档要有明确的规定和规范的管理。

由于目前有关主管部门对铁路建设项目档案的管理、利用，多是仅对纸质文件类的移交和归档作出明确规定和要求，而对电子文件的管理和移交除《中国铁路总公司关于印发铁路建设项目勘察设计管理单位施工图评价办法的通知》（铁总建设〔2014〕125号）第十四条规定“勘察设计单位应按照勘察设计合同和供图协议约定，及时提供建设项目施工图电子文件，要求电子文件一式两份，分别提交给建设单位和总公司信息技术中心”外，其余现行标准、规程、规范性文件对电子文件的管理和移交都没有明确规定。因此，不仅容易导致铁路建设项目单位的电子文件缺失甚至流失，影响档案管理部门对铁路建设项目电子文件的收集和归档，制约档案信息化管理进程，降低档案管理、利用的效率和效益，也增加了有关单位参阅、利用电子文件的难度。

2　档案电子文件归档利用的建议

对铁路建设项目竣工电子文件进行归档管理是当务之急，参建的建设、设计、施工、监理单位应将电子版工程文件及时保存下来，以便充分发挥其在检索、利用、传输、存储等方面具有的特殊作用。铁路主管部门也应从标准和规范层面明确电子文件的归档和利用制度。

2.1明确电子文件归档的质量要求根据《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7号），移交与接收的电子文件应当真实可靠、齐全完整和安全可用。要做到真实可靠、齐全完整和安全可用，必须从电子文件的格式、存储介质入手。

2.1.1统一电子文件保存格式铁路建设项目的电子档案包括文书文件、工程文件、音像文件、照片文件、设备文件等。文书文件、工程文件所形成的文件基本上为微软办公系统的WORD、EXCEL文件，图像文件主要用数码相机拍摄的现场实物照片，形成文件为JPEG格式，图形文件主要为工程的设计图纸、竣工图纸等，为AutoCAD软件所产生的DWG、DWF文件格式，影像文件一般为AVI格式。为使电子公文文件能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读，使其不依赖于原来的设备和软件更新的影响，降低对设备的依赖性，从目前看，制定以XML语言为基础的字处理文件的格式是比较好的选择。而ADOBE PDF文件具有跨平台传送和共享、高压缩、适合电子屏幕阅览及网络传输的特点，可作为电子文件归档的保存格式标准。

2.1.2明确电子文件存储要求根据《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002的要求，特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

2.1.3比选确定电子文件存储载体电子文件推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。由于光盘具备大容量和低成本的优点，同时又是一种可以移动的存储介质，应优先使用。

2.2电子文件的归档根据《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002，铁路建设项目电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应在工程竣工后同竣工纸质文件一并向各级档案部门移交，确保文件的齐全完整。在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档，填写电子文件登记表、电子文件元数据表，主要内容有：工程名称、文件编号、题名、形成时间、操作系统名称、应用软件名称及版本号。要求各归档单位归档时以项目为单位进行组盘，即一个项目应刻录在一张或多张光盘上，但不能1张光盘刻录2个及以上的项目电子文件。光盘刻录后，应在每张光盘上贴上标签作好标识。

2.3电子文件的管理和利用

2.3.1加强电子文件保管根据电子文件归档与管理的规范要求，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存，确保万无一失。归档电子文件在形成单位和档案馆的保管，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；四是环境温度选定范围：17℃～20℃，相对湿度选定范围：35%～45%。

2.3.2注重电子文件利用随着电子技术和网络技术的广泛运用，各级档案部门的职能应从重保管轻利用的管理模式转移到重视开发利用信息上来，将档案信息通过档案管理人员开发挖掘出来，发挥电子文件可供快速检索、查询、传输利用的特点，及时在网络上提供利用，更好地体现档案的价值。同时信息技术条件下，信息的共享性、开放性也决定了档案信息安全的脆弱性，为保证档案信息的安全，必须采取有力措施，加强对电子档案信息安全的管理，通过设置防火墙、对不同的档案利用单位和人员设置利用权限密钥等措施，既能够保证档案信息的利用，又可以确保电子文件管理的安全。

3　结束语

档案管理是企业管理的重要组成部分，在生产经营企业已经普遍建立电子档案的新形势下，加强对电子文件的收集、归档和利用，十分重要和迫切。尤其是当前铁路正处于大建设、大发展时期，及时地、规范地、质量良好地做好铁路建设项目电子文件的归档和管理，才能更好地实现信息的安全快捷传送，进一步提高档案的利用价值，在铁路建设和企业管理中发挥更好的作用。

F272.7

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1006-8686（2016）04-0045-02