《城市社区档案管理办法》解读

民政部：政策法规司 基层政权和社区建设司 档案资料馆

《城市社区档案管理办法》解读

民政部：政策法规司 基层政权和社区建设司 档案资料馆

日前，民政部和国家档案局根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》等法律法规，共同制定出台了部门联合规章《城市社区档案管理办法》（国家档案局、民政部令第11号）（以下简称《办法》），已于2016年1月1日起施行。

《办法》出台的背景和意义

《办法》的颁布实施，是落实中办、国办转发《民政部关于在全国推进城市社区建设的意见》（中办发〔2000〕23号）和中办、国办《关于加强和改进城市居民委员会建设工作的意见》（中办发〔2010〕27号）精神和要求，加强和改进城市社区建设的重要举措，也是贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）和国家档案局印发的《国家基本专业档案目录》要求，进一步做好档案工作、推动专业档案工作深入开展的一个重要成果。制定颁布《城市社区档案管理办法》，对于进一步规范城市社区档案管理，维护社区党组织、居民委员会、社区社会组织和居民的切身利益，更好地服务和谐社区建设，具有重要意义。

《办法》规定的主要内容

《办法》共二十四条，从坚持档案管理原则、落实档案管理职能、完善档案管理制度、推进档案信息化建设、促进档案信息资源共享、加大监督管理力度等方面，对城市社区档案工作进行了规范。主要包括三部分内容：

一是总括性规定。《办法》第一条至第八条，规定了规章制定的目的和依据、城市社区档案的定义、管理体制、组织领导保障、经费保障、机构和人员设立、工作职责、档案管理要求等问题，使城市社区档案工作建立在依法、规范的基础上。

二是具体操作性规定。《办法》第九条至第二十条，规定了城市社区档案的归档范围、归档要求、整理原则、保管保护、统计利用、档案鉴定、档案完整性要求、档案开发编研、档案信息化、档案保密等方面的要求，使《办法》更具有可操作性，方便基层执行。

三是其他规定。《办法》第二十一条至第二十四条，规定了法律责任、制定实施细则、解释主体和施行日期，明确了在执行《办法》过程中遇到问题的处理途径。

《办法》的基本特点

《办法》着眼于规范城市社区档案管理，扎实推进城市社区档案工作和社区建设，主要体现出以下三个基本特点：

一是综合性。城市社区工作涉及面广，情况复杂，社区档案管理是一项综合性工作。《办法》根据实际情况，按照内容、形式的不同，明确将城市社区工作中形成的文件材料分为文书类、科技类、会计类三个大类。《城市社区文件材料归档范围和保管期限表》作为《办法》的附件，对每个类别都列出了纳入归档范围的社区工作文件材料，并根据社区工作实际和保存价值的不同，将保管期限划分为永久、30年、25年、15年、10年、5年、3年。

二是针对性。为切实解决城市社区档案工作中遇到的实际问题，《办法》有针对性地做出了明确规定。例如，为了解决很多社区档案管理经费无法保障问题，《办法》明确要求从社区的办公经费中列支社区档案工作经费，以满足社区档案工作的实际需要。在日常工作中，社区在面临各种检查时，通常会拆散相应案卷接受检查，为此，《办法》强调，社区档案的排列顺序一经确定，不得随意拆散和重新组合，确保社区档案的完整和安全。

三是实用性。作为我国首个针对城市社区档案管理的法规，《办法》在制定过程中既体现了对城市社区档案工作流程、操作规范等方面的共性要求，又充分考虑了不同地区城市社区档案工作在内容、形式、条件等方面的差别，给各地按照本地区实际执行留出了充足的空间，因此具有较强的实用性。

附件

城市社区档案管理办法

第一条 为规范城市社区档案（以下简称社区档案）管理，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和国家有关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称社区档案，是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织（以下简称社区各类组织）和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条 社区档案工作在业务上接受街道办事处（乡镇人民政府）以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

第四条 社区党组织和居民委员会应当重视档案工作，加强组织领导，将档案工作纳入社区建设内容，促进档案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

第五条 社区档案工作经费从社区的办公经费中列支，并应当满足实际工作的需要。

第六条 社区党组织或者居民委员会应当配备专门人员管理本社区各类档案，有条件的地方可以设立综合档案室。

档案管理人员应当经过档案专业知识培训，调离工作岗位时应当在离职前办理档案交接手续。

第七条 社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范，指导、监督本社区文件材料的归档、整理和移交工作。

第八条 社区档案由社区综合档案室或者档案管理人员集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

第九条 社区建设中形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类等三个大类，具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。

第十条 社区文件材料的归档，应当符合以下要求：

（一）归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序；装订结实、整齐；备考表填写真实、清楚；归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确；

（二）归档的文件材料中有照片或者复印件的，应当图文清晰；

（三）归档时间：

文书材料于次年6月底前归档；

科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；

会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；

声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档；

实物材料及时归档；

电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA / T38）的要求整理。

第十一条 社区档案按照下列规则进行分类编号：

（一）文书档案按照年度-问题（社区党建、居民自治、社区管理、社区服务、社区治安等）进行分类，参照《归档文件整理规则》，以件为单位，按年度-问题-保管期限排列编号；

（二）科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理，按照项目-时间排列编号；设备仪器档案按照型号分类整理，按照型号-时间排列编号；

（三）会计档案按照年度-类别（报表、账簿、凭证、其他）分类整理并排列编号；

第十二条 社区综合档案室或者档案管理人员应当设立专室或者专柜保管档案，采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施，确保档案的完整与安全。

第十三条 档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查，并形成安全检查记录；如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时，应当及时修补、复制或者进行其他技术处理。

对声像档案和电子档案，要定期检查信息记录的安全性，确保档案可读可用；有条件的地方要及时对声像档案进行数字化转化，以利于长期使用。

第十四条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立档案统计制度，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确的统计。

第十五条 社区综合档案室或者档案管理人员应当建立健全档案利用制度，为档案利用创造条件，简化手续，提供方便。

利用档案时应当按照规定办理手续，并及时做好利用效果登记。

档案管理人员应当认真检查归还档案，如发现有短缺、涂改、污损情况，要及时报告并追查。

第十六条 社区应当组织成立档案鉴定工作小组，对已到期档案及时进行鉴定。

鉴定工作小组由社区档案管理人员和形成档案的组织的人员（或者居民代表）组成，鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经过必要的审批手续后按照规定销毁。

禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应当永久保存。

第十七条 社区档案应当依法保持齐全完整，不得随意将社区档案拆散、重新组合。

第十八条 社区综合档案室或者档案管理人员应当围绕社区中心工作和居民利用需求，加强档案信息资源的开发利用，积极开展档案编研工作。

第十九条 社区档案管理应当积极采用计算机等先进技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。

第二十条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用，应当按照国家有关法律法规规定办理。

第二十一条 违反国家有关规定，对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的，应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十二条 各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案行政管理部门商同级民政部门，可以结合当地实际情况制定本办法的实施细则。

第二十三条 本办法由国家档案局和民政部负责解释。

第二十四条 本办法自2016年1月1日起实施。