对医院档案管理以及相关制度的几点认识

刘梅山东省枣庄市立医院，山东枣庄 277100

对医院档案管理以及相关制度的几点认识

刘梅
山东省枣庄市立医院，山东枣庄 277100

随着医院电子档案的普遍建立与发展，充分认识电子档案管理规律和问题，非常迫切。要注重提高电子档案的管理水平、建立相应的管理制度，做到真正意义上的规范化、科学化，并提高电子档案的管理能力。在电子档案管理程序的建立，明确电子文档的范围、期限，以及档案管理制度，管理能力等方面，该文进行了有针对性的探讨，旨在通过管理的现代化意识的提高，提升电子档案综合管理能力。

电子档案的建立；管理范围；管理制度；管理实施；管理能力

［Abstract］With the establishment and development of electronic archives in hospital，it is very urgent to fully understand the rules and problems of electronic archives management.To focus on improving the management level of electronic records，the establishment of the corresponding management system，so as to achieve the true sense of the standardization，scientific，and improve the management of electronic records.In the establishment of electronic records management procedures，clear electronic document the scope，time limit and file management system，management ability，and so on，this article has carried on the have to discuss，in order to improve the electronic archives comprehensive management ability by improving management awareness of modern.

［Key words］Establishment of e-records；Management range；Management system；Management implementation；Management ability

医院电子档案管理的普遍运用和发展，给医院工作带来极大便利，随着档案管理工作的推进，新形式的电子档案资料的涌现，许许多多电子文件，在收集、整理、利用、管理上，出现了漏洞和弊端。管理好这些电子档案，成为当前急需解决的问题，根据新形势下医院电子档案特点和情况，以及医院电子档案完善发展的需求，建立适合医院电子档案规范管理制度，非常迫切。现将医院电子文件管理以及相关制度建立的一些认识和构想，作如下说明。

1　电子档案建立的程序

1.1电子文件生成

一方面是生产过程本身产生电子信息资料，另一方面来源于纸质文件，健全完备的电子档案，首先要要把纸质文件扫描进电脑，生成方便查询的电子文档或者档案。将传统意义上的档案资料，转变成纸电子档案，要进行收集、整理、筛选，分门别类地归档。通过规范的流程，进行转化、分类、归档。

1.2对电子文件价值的确立

电子档案应立足于全面呈现医院历年经营和管理工作的内容，确保各类文件、资料有效收集管理、运用，无论是科室负责收集的人员还是档案室的管理人员，都要认真了解掌握不同文件类型，以及归档的范围，要及时为电子文件备份，确保电子文件的存在。

1.3电子档案的建立

目前，以该院实际情况来看，已经初步形成电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等一套工作流程。在科室部门指定人员的处理以及档案管理程序过程中，建立了相关工作人员的岗位责任制。不过，在实际运行中，出现各种问题，这是由于电子档案不像纸质档案具有实体感的可操作性，甚至，也没有把过去纸质档案的有效管理结合到电子文件归档管理中。造成运行中的脱节。比如，电子文件的归档范围，保管期限，电子文件的不同类型，都没有理顺、制定相应的界限。

1.4确保电子文件的真实性

电子文件在收集、整理、传输的过程中，由于各种原因，容易发生和原始状态产生不一致的现象，这就需要跟踪、检查，确保文件内容、结构、背景信息，在传输、迁移后依然保持一致。确认收集的电子文件，要实行负责人签名制度，责任到人。

1.5确保电子文件的完整性

完整的电子文件，才能体现电子文件价值。所以要确保电子文件的内容、结构和背景信息不能有缺失，相关工作人员在收集、整理电子文件时，注意对照，将不同版本的电子文件一并保存。各科室生成的电子文件，在形成、收集、积累、鉴定、归档过程中，要实施全过程的监督，出现问题及时修正。同时，要形成电子文件管理上的不脱节，保证电子信息的真实性和完整性。在电子文件形成后，应尽快交给档案室归档、管理。

2　明确电子文档的范围、期限

医院在生产活动中产生的具有一定利用价值，并由电脑操作完成，在传输、储存等的公务文件，要全部收集、拷贝、归档。根据该院的实际情况，以下内容应按电子文档收集、整理、归档［1］。

2.1院级电子文件

我院制定的各类管理性文件，比如：党务、政务、后勤等活动中的汇报、请示、批复，以及政策性文件、总结、计划、简报、纪要、通知等，以及各类活动会议文件，机构调整设置、干部任免、奖惩考核等的文件。

2.2录像文件

指用视频、音频采集设备获得并经计算机处理的语音、视频动态文件。

2.3上级部门的电子文件

由于电子资料的特殊性，存在不易保留的问题，应采取电子文档和纸质文档共同保存的方式。有其合理性和必要性。意即建大量电子档案库与和纸质档案关联性。

2.4纸质文档

在同步保存纸质文档和电子文档的时，要注意两种文件保持一致。归档编号保持对应关系，方便核查。纸质文件与电子文件要同时交付档案室。

2.5在档案管理系统建立电子档案库

将各种档案集中统一管理，档案库的建立，要高效实用。将各档案文件夹自定义出名称、属性、档案编号等，同时，根据需要添加备注说明信息。

2.6电子档案

医院电子档案的管理期限，参照国家省市有关档案文件保管期限的现有文件执行。电子档案的保存，要制作三套，一套保存，一套用于查阅，一套异地保管。封存的电子档案，不得查阅，对外利用的电子档案要用复印件。

3　设立完备的档案管理制度

信息化时代的电子档案与过去纸质档案的管理，在保存、借阅、管理等方面有着巨大的优势，避免了传统档案管理的不方便。医院电子档案大量的电子文档、照片、音频、视频等电子资料与数字资产，如果缺乏有效的管理，就会产生各种混乱，所以必须建立电子档案管理的规范化、标准化、程序化制度，结合医院的实际情况，制定出符合现代化电子档案相匹配的新型管理制度［2-3］。

3.1职能部门负责制

院级领导分管，档案室负责日常管理，档案管理人员负责电子资料的接收、录入、核对，各科室（部门）设有信息资料联络员，负责有价值资料的提供。责任到人，确保资料的有效性，不遗漏任何有价值的文件资料。

3.2建立档案收集、归档制度

医院印发出的各种公文，由院办统一归档管理，各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门集中统一整理、归档。由几个科室部门参与办理形成的文件、决议，由主办科室部门负责收集整理，交院办归档。医院及各科室（部门）产生的文件资料，各自整理、收集、归档。

3.3不断创新管理制度

管理制度需要根据电子科技的高速发展，以及医院业务不断拓展，及时调整、更改、扩充，以适应不断变化的科技与医院实际发展的需求。如果对新内容，新问题的出现不能及时做出制度上的修改，就会出现制度落后，条款不适合具体情况的现象，也就使制度执行不力，文件传送、归档不规范等等的情况。所以，档案管理人员，要具有现代化意识，具有超前的目光，对可能出现的新问题作出前瞻性的预判，及时发现问题，总结经验，调整思路，与时俱进，制定出与形势发展相应的电子档案管理制度。

3.4建立借阅制度

首先，所建立的电子化流程，支持档案借阅，提供多种途径，在线档案检索。科室人员借阅，须写就借阅申请，科室（部门）负责人进行审批，外部人员或者往来单位的借阅，经申请后，由院长或指定负责人审批。另外重要文件或者机密文件的借阅、所有文件的复制及销毁申请由分管院长或指定负责人审批。

4　提高电子档案的管理能力

4.1确保档案管理制度中事项的确立与执行

档案管理制度中，对文件的要求，从内容到质量都有严格细致的要求，如果工作中缺乏重视，文件在签发、传阅、收集、整理的过程中，就容易出现不规范的文件，在转变成电子文件时，产生缺项、遗失等问题，也不容易弥补，等等。从前期工作的准备，到传输过程，都要严格要求，做到认真、仔细，确保核对无误。

4.2提高电子档案的安全性

由于电子文件容易重复产生，编辑修改可以不留痕迹，而且它的载体不易固定，原始凭证性的信息也易于被更改，等等。这些都是电子档案存在的客观问题［4］。因此，实施建立加密身份验证的保护措施非常重要，这样就能确保文件在传输、处理，以及利用过程中，避免出现资料更改的问题，除此之外，还要做好文件的备份等相关工作。

4.3提高人员管理意识

目前，在电子档案管理方面，由于其不如纸质档案直观、感性，人们的认识程度尚有缺乏。由观念和水平的原因，对电子文件的掌握，一些工作人员处于无法完全适应的状态，还有针对计算机，一些人技术处理能力差，面对大量电子档案文件，不能很好的处理，不注意积累经验，将形成的电子文件存放在电子计算机里，致使有些电子文件处在自生自灭状态当中。针对以上问题，要采取相应的措施，提高相关人员的思想意识和管理能力。

4.4加强档案人员素质的培养

医院要制定电子资料的管理制度，将文件传达到到医院各个部门，同时召集科室部门相关人员就学习电子文件管理，做到相关技能和知识深入人心。也可以采取请进来走出去的方法，让电子档案管理人员了解、掌握相关知识，提高他们电子档案管理与运用的能力，真正胜任电子档案的管理职责。

4.5加强对电子档案管理的监督和检查

建立档案管理领导小组，分管院长任组长，各职能科室主任副组长，相关人员任组员的管理制度，定期对档案工作进行监督、检查，或者自查、自纠，对出现的疑难问题协商解决。出现问题负有责任的人员要进行相应的处罚，同时，对于工作出色的人员给予相应的表彰、奖励。确保电子档案管理工作，制度落到实处，工作成效显著。

5　充分认识医院电子档案管理制度的特殊性

①医院的电子档案管理工作，不同于其他企、事业单位，因为它的许多内容，事关医患关系的社会热点问题。它从工作方法，到工作面对的群体，以及救死扶伤的工作目的，都显示出特殊性。档案管理制度就是尺度，就是命令，工作人员不能碍于人情面子，在涉及档案的质量。要求完成的时间等方面松懈、迁就。这样就很可能造成返工、拖延归档时间日期，严重的甚至会给医院后续相关工作带来不良后果。

②医院档案工作涉及的是医疗、卫生防疫、科研、教学、生物制品、生产、卫生行政管理等许多工作，所产生的各种文件资料，是事实证据，也是重要的历史记录。为了确保归档制度的实施，在工作流程中，要制定相应的预立卷制度、归档考核制度等，把文件归档制度的执行与管理人员执行的人员的业绩考核和经济收入挂钩，合理的制度，奖罚的分明，才能真正促进档案管理制度的有效实施。

6　结语

医院档案管理，以及医院管理的制度制定与实施工作，是确保医院中心工作发展的前提。加强医院管理制度的制定与实施，促进医院制度化、规范化、科学化发展的方向［5］。医院档案管理，以完备的制度和执行水平，提升医院的整体形象。为此，以制度作前提，培养出适合新形势下的医院档案工作人员，更好地执行医院档案管理制度，促进医院各项事业的发展。

［1］卫生部.三级综合医院评审标准实施细则［Z］.中国保健杂志，2011：212-251.

［2］曹桂荣.医院管理学［M］.2版.北京：人民卫生出版，2011.

［3］潘哲毅，徐利民.加强医院信息化建设的思考［J］.医院管理论坛，2013，30（3）：55-56.

［4］顾春山，姜东红，戚小伟.病案管理中相关问题的思考［J］.中国病案，2013，13（12）：5-6.

［5］刘国伟，刘长兴，杨燕红，等.数字化医院建设应把握的三个问题［J］.实用医药杂志，2012，29（6）：565-566.

Some Recognitions about Hospital File Management and Its Relevant System

LIU Mei
Zaozhuang Municipal Hospital，Zaozhuang，Shandong Province，277100 China

R19

A

1672-5654（2016）04（c）-0107-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.12.107

刘梅（1969.2-），女，山东滕州人，本科，副研究馆员，主要从事医院档案管理工作。

2016-01-26）