医院人事档案实施信息化管理的分析

王洪涛

德阳市第二人民医院，四川德阳618000

医院人事档案实施信息化管理的分析

王洪涛

德阳市第二人民医院，四川德阳618000

在当前社会的快速发展下，医院人事档案管理备受关注，作为医院可持续发展的关键所在，医院人事档案需紧跟时代发展的步伐，从科学角度与社会发展角度出发，将信息化管理积极融入其中，将医院人员档案管理工作推向新的制高点。此外，从时代发展的角度分析，在当前社会发展的趋势下，医院认识档案实施信息化管理已经成为考察医护人员工作状态的主要依据，也成为了改善人事管理制度的重要资料依据。为进一步分析医院人事档案实施信息化管理的优势与途径，该文笔者结合自身多年工作经验，简要分析医院人事档案管理实施信息化管理的重要性，并提出所存在的问题与对策，旨在推动医院人事档案的有序发展。

医院；人事档案；信息化管理；重要性

［Abstract］With the rapid development of the current society，the hospital personnel file management arouses many attentions，as the key of hospital sustainable development，the hospital personnel file needs to closely keep up with the pace of the times development，and positively integrate the information management into it and push the hospital personnel file management work to a new commanding height from the perspectives of science and social development，in addition，in the terms of the times development，with the current social development，the file information management has already been the major basis for examining the work state of medical staff，and also an important data for improving the personnel management system.In order to further analyze the advantages and ways of the implementation of information management of the hospital personnel files，the paper briefly analyzes the importance of the implementation of hospital personnel file management and puts forwards the issues and strategies in order to promote the orderly development of hospital personnel files combined with years of working experience of the writer.

［Key words］Hospital；Personnel file；Information management；Importance

在当前社会的快速发展下，人事档案管理工作已经成为备受关注的焦点，医院作为主要的单位，其人事档案管理需紧跟时代的步伐，从最基本的内容出发，加强应用信息化技术，提高其管理效率与管理质量［1］。

1　新时期医院人事档案信息化管理的重要意义

1.1医院人事档案呈现出复杂性与混乱性

医院作为救死扶伤的主要场所，其档案管理关系到医院工作的有序性与稳定性。众所周知，在传统的档案管理中，医院人事档案管理的内容是对医务人员的工作进行记录，但是在近几年新医改制度提出之后，医院人事档案管理工作发生了翻天覆地的变化，并且医务人员的绩效考核方法不断创新，长此以往则导致医院人事档案的资料越来越多，无论是影像资料还是声像资料，都需要采取信息化管理的方式，如此才能实现医院人事档案管理的有序性。

1.2医院人事档案服务性需求得到增多

从市场经济环境发展趋势分析，医院具有公益性与社会福利性，在当前的社会发展趋势下其竞争演变得越来越激烈，为从根本上提高医院的影响力与知名度，则需要从人事档案管理角度出发。通常情况下，医院提供的医疗服务水平是由个人职业素质以及医院工作人员的职能所组成的，患者在选择医院的时候往往需要对医护人员的资料进行分析，假如医院的人事档案可以提供资料与服务，那么可以进一步提高医院的竞争力，帮助医院树立良好的形象［2-3］。

2　现阶段医院人事档案信息化管理所存在的问题

2.1信息量过大

众所周知，医院人事档案所包括的内容非常多，比如医护人员的工作履历、医护人员的人事调配等，因医院所涉及的部门比较大，从医生到护士都是人事档案管理的重要内容，正因为如此，信息量过大会导致档案管理人员在整理过程中出现困难，不仅会导致信息丢失，甚至还会导致信息不准确。从另外一个角度分析，因信息量过大，在查阅档案资料时会浪费大量的时间，还会导致纸张浪费，甚至在查阅资料时因不小心会导致档案资料出现撕破现象，这种情况则需要重新进行记录，增加档案管理人员的劳动量。

2.2医院人事档案管理人员工作不到位

毋庸置疑，医院人事档案管理是一件比较枯燥、乏味的工作，档案人员需每天与资料打交道，并且大量的时间都花费在寻找资料、整理资料上，长此以往则会让档案管理人员出现懒散与不积极的态度［4］。另外，从整体角度分析，在当前社会发展中，很多医院人事档案管理人员并没有清楚地认识到档案管理的重要意义，也没有将档案管理与医院发展结合起来，从而无法保证医院人事档案管理的完整性，这样一来会导致医院人事档案管理发展缓慢，甚至会与社会脱节，阻碍医院的可持续发展。

2.3缺乏完善的档案管理机制

众所周知，管理机制关系到管理效率，在医院人事档案管理中管理机制决定了管理质量，且档案管理机制的好与坏从根本上决定了医院人事档案管理的发展与进步，但是根据笔者的调查与分析，现阶段医院人事档案管理机制存在不完善现象，并主要表现在四个方面：其一是医院人事档案管理收集资料不完善；其二是医院人事档案归档资料过于被动；其三是医院人事档案工作流程不严谨；其四是医院人事档案管理人员工作不规范。无论从宏观角度还是微观角度分析，因医院缺乏完善的档案管理机制，导致医院人事管理存在缺陷，并且也存在一定的不足，这制约医院人事档案管理的发展。

3　新时期医院人事档案信息化管理的途径与方法

3.1制定完善的医院人事档案管理制度

制度是保证医院人事档案管理工作有序发展的基础，正如上文所言，医院人事档案管理面临外部因素与内在环境的影响，是一项比较复杂的工程，在发展体系中需要从最基本的内容出发，要从人事档案的利用需求出发，结合医院的实际发展情况制定切实有效的人事档案管理制度。此外，医院人事档案管理工作涉及到诸多部门，是一项综合的工作，需从根本上保证各个部门之间的统一与和谐，实现多个部门的有序发展［5］。在当前的发展趋势下，人事档案信息化管理已经成为了一项重要的发展趋势，积极开展数字化工作成为了推动医院人事档案管理的关键所在，笔者认为医院需要积极构建完善的数字化管理制度，要实现对医院人事档案资料的扫描，并且要建立员工的个人档案、变动档案、绩效考评档案等，并要分门别类地输入到计算机之中。除此之外，还需要依据医院的实际发展情况，对档案的提交格式以及时间加以规定，保证人事档案管理的有序性与全面性。

3.2制定完善的医院人事信息化档案工作设备

从整体角度分析，工作设备关系到了医院人事档案管理的发展，只有保证工作设备的有序发展，才能从根本上推动医院人事档案管理的有效性。要想真正推动医院人事档案信息化管理的发展，则需要保证硬件与软件设备，其中硬件设备主要是指电脑、打印机、扫描仪等，而软件设备则是各类办公软件。作为一名合格的医院人事档案管理人员，需要对信息化管理加以认识，并要以档案数字化的实际发展情况作为主要的基础保证，要定期或不定期对医院的人事档案信息化管理的硬件设备与软件设备加以分析，实现资源的最大利用化。此外，医院人事档案管理人员需要加强对计算机的认识，要清楚地了解到计算机在软件管理中的重要意义，并且要从实际角度出发，从最基本的内容出发，对医院人事档案工作加以分析，真正将信息化技术融入其中，真正发挥出档案数字化的作用。

3.3创新医院人事信息化档案管理方法

众所周知，医院人事档案信息化管理的基础便是档案资料，档案资料的信息化是保证档案完整的关键所在，如果仍旧采取传统的档案管理资料，那么则会在一定程度上增加档案管理人员的工作量，会阻碍医院人事档案管理的有序发展。因此笔者认为在当前的发展趋势下需要积极开展档案信息化管理工作，实现档案管理的精细化管理，要对档案的来源进行分析［6-7］。除此之外，医务人员的诸多信息均是人事档案的主要内容，在采取信息化管理的过程中需要严格按照数字化的要求，对档案管理的内容进行分析与规范。除此之外，医院人事档案管理人员还需要加强对信息化的认识，要认真学习数字化档案管理的方法，从根本上提高医院人事档案管理的质量与效率。

3.4提高领导人员对信息化管理的认识，增强档案人员的工作能力

医院领导人需要认识到人事档案信息化管理的重要性，要将信息化管理提到日程之上，并通过宣传与培训，让档案管理人员认识到信息化管理的重要意义。除此之外，还需要增强档案人员的工作能力，定期对档案人员进行计算机技术培养，使档案人员能够认识到信息化管理与时代发展之间的关系，从全局角度出发与分析，提高医院人事档案管理人员的信息化素养与信息化能力［8］。医院还需要积极招聘优秀的计算机人员，或选聘优秀的计算机人员到医院开展讲座，对医院人事档案管理人员进行教育与培训，使其能够掌握计算机使用方法，能够真正将计算机技术应用到人事档案管理之中。医院需要将计算机人员的能力与绩效考核挂钩，采取奖惩制度，不断提高计算机人员的基本素养，提高其工作的积极性与创新性。

4　结语

综上所述，医院人事档案管理工作是推动医院可持续发展的重要保证，医院人事档案管理工作的有序发展不仅可以实现档案管理资料的全面性，并且也会实现医院人事档案管理的有序性。在当前时代的不断发展下，科学技术得到了全面进步，信息化技术的出现极大地改变了医院人事档案管理工作，从某种角度分析，医院人事档案管理工作不仅可以保证档案资料的规范性与全面性，并且也会进一步契合现代化的发展管理方式，推动医院人事档案管理的创新发展与进步。

［1］刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势［J］.人力资源管理，2014（4）：206-207.

［2］谢婷.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题［J］.企业科技与发展，2014（12）：91-92.

［3］陈能思.浅议新时期医院人事档案信息化管理工作［J］.东方企业文化，2013（22）：103-104.

［4］葛志勇.医院人事档案信息化管理的问题与对策［J］.城建档案，2013（10）80-81.

［5］林海.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势［J］.经营管理者，2016（8）：256.

［6］Geng Cong.Analysis of hospital personnel archives information management implementation advantage［J］.Heilongjiang science and technology information，2016（19）：180.

［7］Jiang Yejuan.The current situation and information management of hospital personnel file management［J］.China's urban economy，2011（26）：326.

［8］single Lili.Information management of hospital personnel files of［J］.business office，2015（11）：83.

Analysis of Implementation of Information Management in the Hospital Personnel File

WANG Hong-tao
Deyang Second People's Hospital，Deyang，Sichuan Province，618000 China

R197.3

A

1672-5654（2016）09（b）-0013-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.26.013

2016-06-20）