新形势下高校毕业学生档案管理工作存在的问题及对策

邵 婧

西北大学，陕西 西安 710069



新形势下高校毕业学生档案管理工作存在的问题及对策

邵 婧*

西北大学，陕西 西安 710069

在社会经济发展的新常态下，高校毕业学生的就业形势日益严峻，毕业学生档案管理工作面临一系列亟待改进的问题。为了加强高校毕业学生的档案管理工作，本文试图通过比较分析法，以西蒙的有限理性模型为指导，根据高校毕业学生档案管理工作的现状，分析高校毕业学生档案管理工作存在的问题，探讨改进高校毕业学生档案管理工作的对策。

毕业学生档案；人事档案；转递

一、引言

高校毕业学生档案是高等学校毕业学生个人信息和学历信息的真实记录，是毕业学生在校期间的道德诚信情况、个人学业情况、学术研究情况、社会活动情况、身心素质情况等方面的佐证材料，是我国人事档案的重要组成部分。目前，在社会经济发展的新常态下，高校毕业学生人数逐年增多，就业形势日趋严峻，做好毕业学生的档案管理工作，真实再现毕业学生的综合素质，促进毕业学生提升就业核心竞争能力，推动就业工作的良性循环是新形势下亟待解决的一个问题。

(一)高校毕业学生档案与人事档案的含义

1.高校毕业学生档案。高校毕业学生档案是指高等学校毕业学生的学籍档案。它真实记录并详尽反映了高校学生在校期间的政治面貌、德能勤绩、个人经历等方面的情况，是高校毕业学生在校期间的履历证明，是用人单位选拔人才和考察员工的重要依据，是国家档案事业的重要组成部分。[1]高校毕业学生档案对于学生本人、就业单位、政府部门具有十分重要的意义。

2.人事档案。人事档案是中国人事管理制度的重要特色文件，[2]是国家机关、社会组织、企事业单位在人事管理活动中形成的纪实性个人资料。它是个人身份、知识水平、工作履历等方面的客观证据，与个人的工资待遇、劳动保障、社会福利、组织关系等密切相关，具有法律效用。人事档案是记载人生轨迹的重要材料。[3]

3.高校毕业学生档案与人事档案的联系。高校毕业学生档案是高校学生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实记录，是高校毕业学生就业及其以后工作单位选拔、任用、培养、考核工作的重要依据。在毕业学生签订就业协议，并在学生工作部门领取报到证以后，学校把报到证白联等一系列相关材料放入毕业学生的学籍档案之中，并把档案材料转递给毕业学生就业单位的人事部门或者委托的人才交流中心。从学生持报到证去单位报到的那一刻起，毕业学生档案就转化为人事档案。

人事档案是人事管理活动的产物，是个人在不同时期履历的真实记录。[4]人事档案主要记录个人在求学期间和工作以后的相关经历以及德才表现，特别是包含了工作以后的工资待遇、劳动保障、社会福利等情况，它具有真实性和隐秘性，与个人的社会权益密切相关。

高校毕业学生档案是高校学生求学期间的人生轨迹。人事档案是人事管理活动的产物。他们都是以个人为单位，是个人在不同时期履历的真实记录。人事档案可以包含学籍档案，学籍档案是国家人事档案的组成部分，在国家机关和企事业单位，人事档案具有相当重要的作用。

(二)比较分析法

比较分析法是指观察两种或者两种以上的同类事物，认识他们的特点，寻找其本质特征的研究方法。我们运用比较分析法中的归纳对比法，以毕业学生档案内涵为索引，分析比较学生档案和人事档案的联系，探讨完善毕业学生档案即“学籍档案”的管理方法，不断提升经济发展新常态下高校毕业学生档案管理的工作水平。

(三)有限理性模型

有限理性模型就是决策寻求满意解模型。建立在“经济人”假说之上的完全理性决策理论是一种理想模式，不可能成为指导实际工作的依据。西蒙(Herbent Simon)提出了满意标准和有限理性标准(Bounded Rationality Model)，用“社会人”取代“经济人”，大大拓展了决策理论的研究领域。[5]有限理性模型又称西蒙模型或者西蒙最满意模型(Simmon's Bounded Rationality Model)，这是一个比较现实的模型，它认为人的理性是处于完全理性和完全非理性之间的一种有限理性。这种理论对于指导高校毕业学生档案管理工作具有重要的意义。

二、高校毕业学生档案管理工作存在的问题

党的“十八”大以来，档案工作引起了人们的重视，档案责任得到了有效地落实，档案管理取得了长足的进展。但是，在现实生活中，档案工作仍然存在一些不尽如人意的地方，其主要表现为：一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步提高。[6]高校毕业学生档案管理工作同样存在一些亟待改进的问题。

(一)学校不够重视毕业学生档案管理工作

学校不够重视毕业学生档案管理工作，既缺乏相应的制度规范，又缺乏行之有效的实施细则。学校普遍重视学生的就业率和就业质量，轻视学生的档案管理工作，忽视学生的档案意识教育。致使学生对学籍档案的重要性认识不足，不够熟悉档案归档流程和档案查阅流程。严重制约了高校毕业学生的档案管理工作。

(二)毕业学生档案归档标准不够统一，归档材料不够完整

毕业学生档案归档内容不够规范，归档材料不够完整，用人单位人事档案部门要求的毕业学生档案材料各不相同。有人在干部人事档案审核中发现自己的学籍档案材料不全，查补档案材料困难。造成这一现象的原因主要有：毕业学生档案和人事档案归档标准不够明晰，转递、接收、衔接过程不够流畅，导致档案归档材料不够完整。有些毕业学生档案在转递时，档案材料就不完整，时隔多年才被发现；有些单位在收到毕业学生档案时，没有及时归档，导致档案材料丢失或者不能完全归档；有些单位在档案管理工作中造成纰漏。如此等等，造成毕业学生档案材料不够完整。

(三)档案转递不够规范，造成毕业学生档案出现误投或者错投现象

2014年度以前，高校毕业学生档案的转递方式延续计划经济时代的规定，采用机要转递。在计划经济时代，统招统分大、中专学生毕业以后，具备干部身份，涉及安排工作、供应粮油等问题，档案信息属于机密内容。所以，毕业学生档案通过机要渠道转递，或者通过专人专车接送转递。这种转递方式的优点是能够保证档案材料不致丢失。但是，如果学生提供的就业单位机要地址不够准确，就可能造成档案误投或者错投。而且，毕业学生档案以机要方式转递，邮寄时间长，工作效率低，浪费公共资源。

2015年度国家改革毕业学生档案的转递方式，采用邮政快递渠道转递毕业学生档案。采用这种转递方式的优点是邮寄时间短，工作效率高。但是，邮寄费用大，可能还会出现延误、丢件现象。由于国家以前禁止采用普通方式转递毕业学生档案，今年不少二、三线城市没有接到采用邮政快递方式转递毕业学生档案的通知，导致2015届不少毕业学生的学籍档案被拒，无法顺利落户。

此外，有些学校为了工作方便，直接把学籍档案交给毕业学生，或者由毕业学生自行转递，造成了大量“口袋档案”现象的出现。

(四)在毕业学生档案管理工作中，存在人档分离、户档分离、人档户分离、档案滞留等情况

人档分离是指有些学生本人和户籍关系在一地域，学籍档案在另一地域的情况。例如：张三工作单位在青海省西宁市，户籍关系也在青海省西宁市，档案关系挂靠在西安市人才交流中心。

户档分离是指有些学生本人和学籍档案在一地域，户籍关系在另一地域的情况。例如：李四工作单位和档案关系在上海市，户籍关系在青海省西宁市。

人档户分离是指有些学生本人、户籍关系、学籍档案都不在同一地域。例如，王五本人在上海市打工，户籍关系在青海省西宁市，档案关系寄存在西安市上学时的高校。

档案滞留是指在毕业学生档案管理过程中，有关主体违反相关规定，或者由于不同地域的档案管理规定相互矛盾，造成事实上的“死档”或者“口袋档案”的现象。例如：人档户分离的王五的学籍档案存放在学校的时间超过两年，就会变成“死档”或者“口袋档案”，造成档案滞留。因为陕西省教育行政管理部门规定：只为没有工作单位，并且毕业时间在两年以内的学生办理改派手续；或者只为有工作单位，并且毕业时间在一年以内的学生办理改派手续。超过期限，则不予办理改派手续。

三、高校毕业学生档案管理工作的对策

现行高校毕业学生档案管理工作体系不够健全，档案管理工作制度不够规范，需要探讨一种有效的改进方案。西蒙的有限理性模型有助于我们研究改进此类工作。西蒙认为人是“社会人”，人的理性是处于完全理性和完全非理性之间的一种有限理性，决策只要寻求“满意”即可达到目的。[7]为了解决高校毕业学生档案管理工作中存在的问题，笔者通过比较分析法中的归纳对比法，以西蒙有限理性模型为指导，结合高校毕业学生档案管理工作的现状，提出下列改进措施。

(一)国家层面加强高校毕业学生档案管理工作，完善相关法律法规，制订实施细则，抓好落实工作

1.完善高校毕业学生档案管理工作的法律、法规、规章、条例及其相应实施细则，制订高校毕业学生档案管理工作的统一标准，理顺学籍档案与人事档案的衔接流程，提高社会建档、立档、归档意识。

2.规范高校毕业学生档案管理工作，消除地方性法规的矛盾与冲突，取消不合理的规章条例，提高档案立法工作水平。

3.加强社会资源管理，从社会人力资源管理角度逐步解决人档分离、户档分离、人档户分离、档案滞留等问题，最大限度的发挥社会人力资源管理效能。

(二)学校层面规范高校毕业学生档案管理工作体系，提升高校毕业学生档案管理干部的业务水平，按规立档、科学归档、及时转档，加强学生档案教育工作，培养学生档案意识

1.根据国家法律法规，严格立档，科学归档，制定高校毕业学生档案工作的相关规定，完善高校毕业学生的档案工作流程，做好毕业学生的档案转递工作。

2.培训学生档案管理工作人员，提升学生档案管理工作水平，增强学生档案管理干部的业务能力。

3.加强学生档案教育工作，培养学生档案意识。在新生入学教育和就业指导课程中加入档案知识专题讲座，促使学生了解档案归档流程和档案转递方式，强化学生的档案意识。

(三)社会层面在高校毕业学生档案转递过程中引入市场竞争机制，人力资源管理部门可以组织快递公司竞标，提高毕业学生档案转递工作效率，降低毕业学生档案转递工作成本

1.人力资源管理部门在组织快递公司竞标活动中，可以尝试收取一定比例的快递保证金，如果快递公司全年没有出现延误、丢件现象，快递保证金予以返还；如果快递公司出现延误、丢件现象，则用以补偿延误、丢件学生的损失，并且依照不同延误、丢件情况对快递公司进行处罚。快递公司的毕业学生档案转递情况应该记录在案，作为竞标活动的参考。

2.人力资源管理部门在毕业学生档案转递竞标文件中应当增加相应条款，要求快递公司设立专用通道、使用专业信封、选派专门人员、做好学生档案转递工作，保证每位毕业学生的档案材料都能够及时转递到相关单位。

(四)工作层面引入信息技术，在条件成熟的情况下，为高校毕业学生建立电子档案，加快高校毕业学生档案管理的信息化、网络化步伐

高等学校要与人力资源管理部门、教育行政管理部门、人才交流中心等机构建立联系，积极搭建毕业学生档案管理工作平台，促使用人单位充分了解毕业学生的基本情况，增强毕业学生的就业核心竞争能力。高校要努力提高档案管理的专业化水平和信息化水准，引入安全监管机制，以适应经济发展新常态和高校毕业学生就业服务工作的需要，实现高校毕业学生档案管理的信息化和网络化。同时，要注意保护高校毕业学生的档案信息和个人隐私，防止泄密。通过信息技术提高毕业学生档案管理工作的现代化水平。

[1]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].安徽：安徽大学，2012.5.

[2]莫克.人事档案[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/2738356-2890279.html.

[3]莫克.人事档案[EB/OL].http：//baike.so.com/doc/2738356-2890279.html.

[4]李玲.论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策[D].安徽：安徽大学，2012.5.

[5]谢明.公共政策概论[M].北京：中国人民大学出版社，2014：121-122.

[6]赵长明.交往行动理念下的学校管理问题研究[J].中国管理信息化，2012(20).

[7]赵长明，唐学亮.高职院校大学生三生教育路径研究[J].才智，2012(23).

邵婧(1983-)，女，陕西西安人，西北大学公共管理学院。

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