国有企业档案优化利用工作探讨

文/乔军玲

国有企业档案优化利用工作探讨

文/乔军玲

当今社会不断高速发展，档案在国有企业管理工作中显现出越来越重要的价值。进一步提高企业档案管理及利用工作水平，是每一个档案工作人员面临的重要问题，而其中档案查阅利用工作的提升则是档案管理水平提升的重要组成，也是档案管理的最终目的。所以，在日常档案管理工作中，档案专业人员应对档案的利用工作高度重视，严格档案查阅利用原则与要求，并且需要对档案利用工作进行全面深入的探索研究，提供便利高效的档案利用方法及途径，服务社会广大档案利用者，只有这样才能够使我们的档案管理水平提升，使档案发挥最大信息资源功效。而国企做为国家支柱产业代表，其企业档案利用工作显得尤为重要，有力提升国企档案利用效率，是我国档案水平提升的重要组成部分

国有企业是我国社会主义市场经济体制中的重要经济体，对国家的发展，对实现中华民族的伟大复兴以及实现中国梦起着举足轻重的重要作用。企业档案信息资源的有力开发，为国有企业的发展提供了更加有力的信息支撑，在档案信息传递过程当中，有效的利用档案能够为企业生产经营管理工作提供重要帮助，为企业决策者提供决策依据。那么，在当今二十一世纪新时期，我们的档案工作者将如何做好档案的查阅利用工作，面对档案信息资源如何才能够更好地进行全面开发和有效利用，是档案工作人员所面临的主要问题。

一、创新档案服务意识

（一）主动服务的意识

首先，是主动服务。开发企业档案信息资源，变被动档案服务为主动档案服务。社会步入信息时代的今天，档案做为信息承载者，占有先天信息资源优势，作为企业档案工作人员更应该依托这个有利资源，打破传统观念的束缚，着力改变工作方式，积极主动为企业生产经营提供信息服务。通过积极主动的服务来充分开发档案信息资源，在实现档案价值的同时实现档案馆的价值，提高档案工作部门的地位。这已成为企业经营管理高层高瞻远瞩战略计划中信息提供系统的重要组成部门。

（二）超前服务的意识

这一环节，重在超前。适时合理地进行预测，分析企业馆藏档案信息对企业生产经营管理工作的可利用价值，拓宽主动服务的渠道。要做到超前，并不是一件简单的事，档案管理者应全面提升自身文化以及对企业全局的掌控意识，全面提升档案管理者素质，不但对本集团公司情况精准掌握，更应对国家级目标有所了解，甚至对国际情况做到新形势新信息随时知道。企业档案工作人员要树立主动服务的思想，更要有超前的意识，能够及时掌握领导、企业机关的重大举措和工作重点，国家以及国际情况的分析，了解企业档案信息资源利用者对档案的需求情况，做好档案信息的需求预测，及时为企业生产经营工作提供充足、可靠、有用的档案信息。

（三）优质服务的意识

最后，就是档案服务质量。企业档案服务质量是关系到企业档案工作生存的大问题。服务质量的关键在于人，更新档案人员陈旧的服务观念，培养创新精神，增强责任心，是提高服务质量的关键。改变过去经常在机关各部门出现的“门难进、脸难看”状况，在服务过程中，既要热情又要细致，既要周到又要灵活，既要主动又要超前。同时，要以规范的服务标准，全新的服务观念，创新的服务方式，多层次、多角度、全方位地提供档案信息服务。

二、丰富档案信息资源

（一）加大档案收集力度

企业档案收集工作是一项政策性强、涉及面宽、周期性长的工作，是档案利用的基础性工作，可以说，没有档案的收集，就无从提供档案的利用。档案收集工作是所有档案工作的基石，必须完善档案的接收、征集制度，将散存在企业机关和个人手中的有利用价值的各种载体类型的档案有针对性、有目的地运用多种手段和方法接收、征集过来，为档案利用工作建立一个良好的物质基础。

（二）提高馆藏档案质量

就我们集团公司而言，企业馆藏档案质量是档案馆发挥信息价值、服务企业中心工作的关键。收集工作要做到优化、优选，筛选优质的有价值的原始材料做为档案进行收集，不能千篇一律，见资料就要，重要、主要的一些材料却未征集，也尽量优化其资料重要程度，不收集无关紧要资料以及重件，重复性资料（特殊情况除外）。要在丰富馆藏的基础上，注意优化、调整馆藏，切实加强对价值较高、较重要的档案及其辅助资料的收集，使收集的各方面、各门类的档案材料在结构比例上优化、合理，形成总体上的质量优势。

（三）整合档案信息资源

收集来高质量、高品质的资料之后，就是对其进行整合，使其经过整合成为真正的优质档案资源。近年来，企业档案信息化建设发展迅速，利用新技术，档案行业丰富了档案信息资源，提高了工作效率，改善了服务质量。但企业信息资源分散、查询利用困难等问题依然存在。因此，必须对企业档案信息资源进行整合，加强顶层设计和档案信息资源的开发利用，改进档案信息资源共享体制，消除“信息孤岛”，追求企业档案工作的新局面，提高企业档案信息资源的建设效益。

三、更新档案利用方式

在整个企业档案工作系统中，档案利用工作是非常重要的环节，也是档案工作的最终目的。只有着力于方式、利用手段的创新，企业档案工作才会持续保持旺盛的生命力，才能成为现代企业信息系统中越来越重要的组成部分。

（一）开展档案宣传工作，扩大服务对象

俗话说，王婆卖瓜，自卖自夸，虽是俗语，可语俗理不俗。档案工作者不仅要热爱档案事业，更要加大档案宣传力度，让更多的人了解档案，喜欢档案，知道档案的珍贵，档案的重要作用。在宣传方法上，可以采用开辟宣传栏，举办企业档案陈列展，也可以运用报刊、网络等媒体进行宣传，或通过各种座谈会、报告会、讲座、档案知识竞赛以及档案知识答题等宣传方式，让尽可能多的人知道档案是什么、能解决什么问题，以及企业档案馆馆藏档案内容及其重要价值；档案与日常工作的关系，档案与普通人的联系，单位和自然人进入档案馆查找所需档案途径的不同，档案馆藏档案的检索目录和它的正确使用等等。通过对企业档案的广泛宣传，唤起企业全体员工的档案意识，特别是利用档案的意识，从而扩大档案的服务对象，最大限度地实现档案信息的价值。

（二）运用现代科学技术，更新服务手段

一方面建立以电子计算机、数据库为基础的企业档案电子阅览室，为利用者提供阅读数字档案的场所，提供数字化的档案信息，这是现代化数据库发展带来的便利，档案管理者应充分利用；另一方面依托计算机网络，开展档案信息利用服务工作，将现代网络技术最大化利用，把企业档案信息网络建设纳入企业办公自动化建设的大系统中考虑，不断完善档案信息网络设施，依托计算机网络，不断拓宽档案信息提供利用的渠道，充分发挥档案部门的信息优势，更好地为企业生产经营及企业管理工作服务。

（三）深化档案编研工作，奠定主动服务的基础

企业档案利用工作不能只停留在低层次对原件的提供利用上，而应不断提高对档案信息的开发利用和研究等高层次的管理。可以选择一些编辑研究方向，例如《公司大事记》，各项专业《制度汇编》等等选题，对现有库存档案信息资料进行编研利用，编制公司内部工作人员信息参考书，以及工作手册，可供高层管理人员，以及专业人员做为常规手边必备工具书籍，方便企业员工工作。通过对档案原始材料的整理、归纳、加工，从中提炼出具有规律性、结论性的数据材料，使档案所含信息不断增值。

国有企业档案是国家档案整体的重要组成，国有企业档案管理单位也是国家档案管理的重要基础部门，国有企业档案管理的水平关系到我国档案管理整体水平。在当今国有企业新时期新形势下，社会各界对于企业档案的利用要求，逐渐显得愈来愈高，那么对于企业档案所体现出来的系统性以及完整性的要求也是呈现出很高的要求。在实践当中进行有效的企业档案查阅利用工作，需要全面分析出当前新时期企业中所体现出来的主要特点，进而自身才能够及时有效的调整出科学合理的战略，将其中主要的结构以及环节进一步给予有力的优化和完善。针对企业档案的检索体系，我们更是需要有选择性的以及有重点的进行逐步完善健全。与此同时，对于企业档案工作人员自身素质也需要加强培训力度，这样才能更好地提升服务质量。国有企业档案部门作为国家档案基层部门，档案管理利用工作只有全面做好基础性工作，才能将档案信息传递的桥梁作用充分地发挥，才可以使得国企档案查阅接待工作在实际中有一个新的高标准提升。

（作者单位：陕西有色金属金堆城钼业集团有限公司）