科技档案工作中存在问题及管理措施

文/刘 东

科技档案工作中存在问题及管理措施

文/刘 东

科技档案实施管理归档需要认真对待、细化研究、制定科学管理实践策略，才能令科技档案真正发挥其服务应用优势价值

科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。

一、科技档案的特点

1、专业性。科技档案的专业特点是科技档案最突出的特点之一，不仅使它们同一般档案有所区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一，例如科技档案工作管理体制的确立、科技档案的整理分类等，都建立在科技档案专业性特点的基础上。

2、种类和类型的多样性。在各门类档案之中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。以种类而言，由于科技生产活动中的多专业性，导致其伴生物——科技档案在种类上的多元化，以类型而言，科技档案是所有门类档案中，类型最丰富多样的一种。

3、成套性。相对于其他档案，科技档案最鲜明的特点就是成套性，即围绕一个科研项目的进行，有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。

4、现实性。科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着企业的科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。

二、科技档案管理存在的主要问题

改革开放进程的不断深入，令科技档案传统管理模式受到信息时代的强烈冲击，一些部门经历多年时间积累与形成的较多科技文件，例如科研文件、设计与工艺文件等则处于管理分散状态，尤其是一些民营单位由于保密意识及对档案管理工作内涵规律认识有限，因而普遍存在不规范管理、建档工作相对滞后等不良问题。同时由于对科技档案管理工作长期认识不足，一些工作人员认为科技档案的整理归档工作复杂繁琐，致使单位形成的较多科技文件均分散于工作人员或部门手中，一些领导则认为由各科室或个人分管使用更为自由、方便与快捷，而正规化的借阅、归档手续则复杂繁琐，会耗费档案人员较多精力与时间并令科技项目进度受到总体影响。当然该类观点是片面错误的，只有专门建立集中保管档案机构部门，才能满足各部门人员方便查阅需求，进而提升信息档案快捷、自由与综合利用水平，充分发挥资源共享优势进而促进各单位社会效益与生产效益的持续提升。另外较多科研工作人员总想将相关科研成果项目据为己有，视为个人私有财产，这从另一侧面映射出其单位档案法制管理观念的相对薄弱，且工作责任心有待进一步加强。从表象层面来看，较多科技成果图纸资料、文字、声像资料与各类验收、检测报告均一应俱全，较难发觉不妥之处，然而从实际层面来讲，该类科研项目最为关键的工艺、尺寸、数据、配方等却被偷梁换柱或隐性化，令真正具有价值的数据资料散落至从事科研工作的个人手中，这样便令科技档案失去了其准确性与真实性优势，进而淡化了自身利用价值。由此可见对科技档案实施管理归档需要我们认真对待、细化研究、制定科学管理实践策略，才能令科技档案真正发挥其服务应用优势价值。

三、加强科技档案管理措施

1、以档案法为准绳，健全科技档案工作体制，实现规范化管理

为优化科技档案管理效果我们应以档案法为准绳健全规章制度与工作体制，推行规范化管理，同时相关档案管理部门还应以科技档案暂行管理规定、工作条例、开发利用资源信息办法等档案法规为科学依据，结合单位实际科技生产状况创设更具可操作性、具体性的规章制度。由科技档案积累、形成、整理到归档、保管、鉴定与利用等各个环节均应制定明确具体的相关规定。对于严格履行规章制度、创设显著科技档案管理成效的人员应予以奖励表彰，同理对于不依据规章体制办事、收集科技档案不全面、不及时归档、整理规范性不强、不能主动积极提供利用服务的应给予相应的教育批评与处罚并限期整改。再者应由基础工作强化入手完善构建科技档案查询检索体系，较好编制系统、实用、多角度、多功能检索档案工具，进而为全面利用开发档案信息创设良好的先决条件。领导层则应强化注重科技档案管理工作，更新分散式传统管理为集中式现代化管理模式，配备责任感强、事业心高的技术专业人才，进而加快推进科技档案管理工作实现现代化、标准化的管理，为利用档案信息者提供优质完善的全方位服务。

2、更新意识思维，全面提升科技档案综合管理水平

现代化社会发展提升趋势需要档案管理单位用科学意识思维武装自己，以逆向、创造性思考引导科技档案工作，确立发展、机遇意识、合作沟通、竞争意识、时效、责任意识、人才资源及终身学习意识，进而全面适应网络技术与科技生产的迅猛发展。同时我们应科学利用复制缩微技术有效提升存储档案密度、缩小档案文件体积，合理解决存储空间有限问题。同时我们可适应性配备必要的现代化计算机硬件、软件设备，实现科技档案的信息化管理，数据文件的归档可移交光盘、软盘或硬盘，也可建立域网，进而实现网络化的数据档案传递，为利用者提供空间与时间上的综合便利性。

3、创新服务机制、全面开发科技档案资源信息

现行科技档案管理服务方式多停留于外借、阅览、制发证明、目录信息等被动服务层面，随着科技形式的多元化发展我们应在做好传统服务管理的基础上主动积极的开辟更多全新的服务方式，例如电话服务、网络服务、预约服务等，为基层对象服务，开展文献档案专题片、爱国主义教育等实现文件及科技档案文献的集中管理。同时还应在重大事项专项专题服务、科技档案信息中介服务、开发人力资源档案服务等实践活动中应用各类多变灵活的管理方式进而真正转变被动服务为人性化、优质性的主动服务，提升信息档案综合管理水平。

(作者单位：榆林市环境咨询服务部）