当前公安机关基层档案工作存在的问题与对策

文/李亚宁

当前公安机关基层档案工作存在的问题与对策

文/李亚宁

公安机关基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作人员业务素质和技能水平，充分挖掘档案信息资源，才能有效发挥公安档案独特的服务实战的功能，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作

随着现代社会的不断发展，社会治安形势日趋复杂，新的形势下，公安机关档案工作面临着许多新情况和新问题。公安机关基层档案工作只有紧贴公安中心工作，转变传统观念，建立有效机制，不断提高档案工作人员业务素质和技能水平，充分挖掘档案信息资源，才能有效发挥公安档案独特的服务实战的功能，使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。

一、当前公安基层档案工作存在的问题

（一）思想重视不够，档案意识淡薄。长期以来，基层公安工作的中心主要放在治安管理和打击违法罪犯等业务工作上。对于档案工作的重视一般都是落在“口头上”和“会议上”，没有真正落到实处。很多基层公安机关的领导和民警在思想上存在“档案整理起来费时费力，又不能破案”、“工作任务重，哪有时间搞档案”等错误认识，没有认识到档案的重要作用和利用价值，一些基层公安机关的档案室只是一个“门面”，流于形式，应付检查。由于在思想上对档案工作重视程度不够，因此在档案工作机制建设、人员配备、精力投入、财物支持等方面都受到影响，一定程度上制约和影响了基层公安档案工作的发展。

（二）忽视学习培训，管理能力欠缺。受警力、精力的限制，目前公安机关基层档案工作基本由内勤民警兼管。由于内勤人员承担的工作任务不仅重而且杂，往往忽视对档案知识的学习，对档案整理、管理等业务知识一知半解，因此整理出来的档案很难保证科学性、规范性。与此同时，由于档案工作不断推陈出新，而基层档案管理人员业务水平还停留在过去，不能及时学习新的档案业务知识与电脑业务技能，致使档案管理人员思想观念跟不上形势发展的需要，缺乏积极进取、开拓创新精神，造成一些基层公安机关档案人员不能适应档案工作现代化管理的需要。加之基层公安机关长期不重视档案干部的培养和使用，一些单位档案干部（内勤）更换和调动频繁，档案干部队伍缺乏稳定性，导致了档案管理人员能力欠缺，与实际工作需要相“脱节”的现象。

（三）档案设施简陋，经费投入不足。随着社会治安形势日趋复杂，公安工作自身的改革不断深入，基层公安档案工作出现了许多新情况、新特点，档案形成的领域和范围越来越广，档案的种类、数量和形式、内容也越来越多，由此导致了现有库房及设施负荷过重。很多档案室办公条件简陋，库房面积较小、潮湿，有的基层单位甚至没有专门的档案室，无法满足档案工作的基本需求，档案工作信息化建设明显滞后。由于基层领导不重视档案工作，经费投入不足，不少基层单位没有为档案工作专门配备打印机、复印机、扫描仪等信息化设备，基层公安档案部门保管的业务档案、户籍档案和其他各类档案等主要以文字、图表、照片等纸质档案形式为主，连录音、录像等载体形式的档案都很少，数字档案信息更是严重不足。基层档案管理工作向信息化、数字化迈进的步伐受到严重制约。

二、公安机关基层档案工作的几点对策

要解决好上述问题，使公安机关基层档案工作更好地为现实斗争服务，公安机关领导务必在思想上引起高度重视，务必从加强公安基层基础建设角度对档案工作常抓不懈。

（一）更新观念，加强领导。公安机关基层档案工作是公安机关的一项重要的基础工作，具有不可替代的重要地位和作用。由于档案意识淡薄，档案工作长期被边缘化，从事档案工作的干部成长进步慢，档案工作人员在社会价值和个人价值实现上有着明显的失落感。这种现状不仅影响了档案人员的积极性和创造性，而且也影响了整个基层档案工作的发展。为此，公安机关的领导，特别是基层所队的领导，要充分认识档案工作的重要性和紧迫性，把档案工作列入议事日程，切实加强领导，建立健全档案管理机制。要建立完备的档案工作责任制，主要领导要负总责亲自抓，一级抓一级，层层抓落实，把基层档案工作作为所队基础业务建设的重要内容和建设群众满意所队的重要条件来抓，做到认识到位，工作到位，保障到位。同时，要组织民警认真学习《档案法》，认真贯彻落实档案法律法规，多渠道、多层次、多形式地开展《档案法》的宣传教育活动，不断增强民警的档案意识，使每个民警自觉做到从每份资料抓起，从每卷案卷抓起，一步一个脚印地把档案工作落到实处。

（二）创新管理，培养人才。随着人类社会的进步和科学技术的高速发展，档案种类不断丰富，数量不断增长，出现了电子文件管理、网络安全利用、档案法规建设等许多档案管理中的新课题，这些都对档案干部队伍提出了更高的要求。为此，我们必须树立人才资源是第一资源的思想，针对档案工作人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、增加信任与理解的良好环境，努力造就一支素质强、业务精、作风正、工作实、纪律严的档案干部队伍。要完善档案管理人员终身学习体系，不断提高档案培训质量，不但要加强基础教育，更要强化继续教育，不断更新档案人员的知识结构和技能，提升档案人员的文化和专业水平，切实增强档案干部运用专业理论解决实际问题的能力。要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中锻炼人才，着力培养一支“既懂档案业务又懂信息技术”的复合型档案干部队伍。

（三）强化利用，优化服务。开发利用是档案工作的生命线，公安档案工作的所有环节都是围绕利用档案而形成的，建立方便、高效、安全的档案利用体系是档案工作的重要目标。要本着“以人为本，服务至上”的理念，把满足公安现实斗争对档案信息的需求作为档案工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案利用的新途径。为此，一是要树立主动服务意识。基层公安档案部门、档案人员要以超前的意识、宽阔的思路、敏锐的眼光，积极主动地学习和了解新形势下公安工作的新观念、新政策、新情况，掌握有关公安档案开发利用工作的新理论和新知识，提高自身素质，做到了解大局、融入大局、服务大局。二是要加强编研工作，提高服务水平。要紧紧围绕各个时期公安中心工作，抓住公安工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，充分挖掘和利用档案信息资源。要在加快公安档案的规范化、信息化建设的基础上，积极探索档案信息深度开发和服务利用的新途径，变“死档案”为“活信息”，更好地为现实斗争服务，更好地适应新时期公安工作的需要。

（四）加大投入，完善设施。各级公安机关在开展基层基础建设过程中，要适当加大对档案工作的经费投入，完善档案管理的硬件设施。在建造办公楼、改善办公条件时，立足长远地搞好档案库房的设计和建设工作，预先考虑库房面积、结构和承重能力等要求，配备好档案库房专用设施。暂时无法新建库房的所队，对不符合规范管理要求的档案库房要及时进行维修、改造，为档案实体的安全管理提供切实保障。与此同时，要积极应对新时期大量电子文件、电子档案涌现对档案工作产生的巨大影响，抓紧配备用于档案管理的计算机等硬件设备，依托公安信息网络，提高公安档案利用效能，积极推进基层公安档案数字化进程，实现公安信息网上形成的电子文件、电子档案在线管理，提供数字档案在线查询利用服务，迅速提升档案管理水平和服务效能。

（五）改革管理，完善考核。长期以来受计划经济环境下的行政模式影响，基层公安机关档案管理机制仍基于传统的手工管理模式，这种档案管理模式的弊病已越来越多地显现出来。为此，需要对基层公安档案管理模式进行改革，重点是用现代化管理手段替代传统的手工管理，做好库藏档案条目录入、全文数字化等工作，实现档案检索自动化，以提高工作效率和服务质量。同时，要结合实际工作需要，建立健全档案管理制度，包括日常管理制度和档案管理目标责任制，使主管部门和专兼职民警责任明晰，有章可循。上级公安机关应当根据基层档案管理工作的职能、特点，提出档案工作总体规划和阶段性目标，并将大目标细化成小目标，从所队档案的收集、分类排列、立卷验收、存档贮藏和管理利用的各个环节，定出量化指标，进行量化考核，完善档案管理评价体系，形成系统的工作考核制度，推出公安所队档案等级管理，并纳入绩效考核范围，将平时抽查与定期检查相结合，促使基层单位真正把档案工作作为一项重要的基础工作常抓不懈。

（作者单位：宝鸡市公安局交通警察支队）