事业单位人事档案管理中存在的问题及解决措施

李 莹

（黑龙江省中医药科学院，黑龙江 哈尔滨 150036）

事业单位人事档案管理中存在的问题及解决措施

李 莹

（黑龙江省中医药科学院，黑龙江 哈尔滨 150036）

在人事活动中所形成的各类文件材料即是人事档案，人事档案是对一个人经历和德才表现的最真实记录。人事档案管理作为人事管理工作中非常重要的一项内容，在当前事业单位人事制度改革不断深入的情况下，对人事档案管理工作也提出新的要求。长期以来我国事业单位人事档案管理工作存在一定的滞后性，无论是人员、制度还是基础设施都达不到现代化管理的标准要求，这在一定程度上制约了事业单位人事档案的开发利用。因此需要加快对人事档案管理工作进行调整，使人事档案更好的服务于人事部门的各项工作。文中从事业单位人事档案管理工作的重要性入手，分析了事业单位人事档案管理工作中存在的问题，并对提高事业单位人事档案管理水平的措施进行了具体的阐述。

事业单位；人事档案；管理；重要性；问题；措施

人事档案主要是对个人相关信息的真实记录，作为人事档案管理工作的重要内容，需要在日常工作中做好人事档案资料的收集和整理工作，充分实现对人事档案的有效利用，使人事档案的作用和价值能够有效地发挥出来。当前我国正处于经济转型期，各项改革不断深入，这也充分显示出人事档案的重要性，通过对人事档案内在价值进行深入挖掘，从而为发现人才、培养人才及使用人才提供重要的参考依据，有效地发挥人才优势，从而更好地推动推动事业单位的健康、有序发展。

一、事业单位人事档案管理工作的重要性

当前社会发展速度较快，这也使人才的重要性更加凸显出来，人事档案管理工作作为人力资源管理工作的重要组成部分，在对人才认识度不断提高的新形势下，也受到更多的关注。因此如何管好人事档案已成为当前事业单位急需解决的重要问题。当前事业单位人事档案管理工作中存在许多问题，越来越无法与当前社会的发展需求相适应，这就需要在日常工作中采取有效的措施来对这些问题进行解决，使人事档案更好地发挥出人才信息载体的重要作用，为人才选择和使用提供重要的参考依据。人事档案作为个人成长经历相关信息的真实记录，是对一个人进行评价的重要依据，通过人事档案的分析能够更好地提升人力资源管理水平，实现人力资源的合理配置。

由于人事档案在人们生活经验中发挥着非常重要的作用，人事档案管理工作中涉及的内容较为广泛，不仅是事业单位缩减和扩充人员的依据，同时也是员工晋职、缴纳社会保障及确定退休年龄的重要依据。加强人事档案管理工作，有利于更好地促进社会公共信息体系的建立。在人事制度改革不断深入的新形势下，给人事档案管理工作带来了较大的影响，再加之信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用，有效地推动了人事档案管理现代化的进程，人事档案无论是管理效率还是管理质量都有了较大程度的提升，这在一定程度上提升了人事档案工作的服务水平，对事业单位人事管理工作的顺利开展奠定了良好的基础。

二、事业单位人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理意识较差

长期以来我国档案工作普遍不被重视，在人事档案管理工作中也是如此。事业单位在管理工作中，将更多精力都放在了提供社会服务工作方面，缺乏对人事档案管理工作的深入认识，人事档案管理意识缺乏，觉得人事档案就是保管好各种材料，不丢失、不泄密即可，这也导致长期以来人事档案管理工作得不到有效的重视，人事档案的重要作用无法有效的发挥出来。

（二）缺乏健全的人事档案管理制度

在人事档案管理工作中，由于缺乏健全的档案管理制度，档案管理人员岗位职责没有明确，部分制定了人事档案管理制度，但在具体工作落实不到位，导致人事档案管理混乱问题发生，给人事档案管理制度化和规范化的实现带来了较大的阻碍。

（三）人事档案管理人员配备不足

人事档案管理工作涉及的内容较多，工作十分烦琐。但事业单位专职人事档案管理人员较少，部分人员还没有经过系统的专业学习，而兼职人事档案管理人员由于自身的时间和精力有限，使其用于人事档案管理工作中的时间较少。由人事档案管理人员配备不足，再加之人员整体素质不高，这在一定程度上给人事档案的发展带来了较大的制约影响。在日常工作中只能进行较低层面的管理工作，不利于人事档案现代化管理目标的实现。

（四）人事档案信息化、现代化水平不高

随着科学技术的快速发展，信息化建设在档案管理工作中已得到广泛的应用。但在当前部分事业单位人事档案管理工作中，还将管理的重心放在实体管理上，更重视纸质档案的建立和保管，对人事档案电子化和信息化建设缺乏有效的重视。档案信息化建设还处于较低的水平，这不仅影响了人事档案管理工作效率的提升，而且对人事档案的开发利用带来了较大的影响。

三、加强事业单位人事档案管理工作的措施

（一）增强对人事档案管理工作重要性的认识

人事档案管理工作对于事业单位的健康发展具有非常重要的意义，因此需要努力提高事业单位领导和职工的档案意识，使其意识到人事档案对自身发展的重要性。同时人事档案管理部门要采取有效的措施来提高全体员工的档案意识，使其能够在人事档案管理工作中有效地配合。各级领导也要对人事档案的工作情况经常进行了解，并在组织上和制度上给予充分保障，加大对人事档案管理工作的投入力度，更好地推动人事档案管理工作的顺利开展，使其能够为事业单位人事制度改革过程中各项重要决策提供重要的信息支持，使人事档案更好有服务于事业单位的各项工作。

（二）建立健全人事档案的各项规章制度

当前我国处于小康社会构建及经济转型的关键时期，这对人事档案管理工作提出了新的要求。在事业单位人事档案管理工作中，需要针对自身的实际情况，加快完善各项规章制度，制定出一套与自身具有较好适合性的人事档案收集、整理、保管、查阅及利用的制度体系，在具体管理工作中，需要管理人员要做好各项制度的落实和执行工作，以此来进一步规范人事档案管理，确保做到有章可循，努力提高人事档案管理的规范化和制度化。

（三）强化人事档案管理人员配备和业务素质

事业单位人事档案管理工作中，需要针对档案数量的增长情况来配备专兼职档案管理人员，做好人事档案材料的收集、整理、归档、保管及开发利用工作。由于人事档案工作具有较强的政策性、专业性和技术性，因此要求人事档案管理人员要具备专业的档案管理知识和专业技能，在日常工作中能够通过培训和学习来不断地提高自身的综合素质和职业道德水平，积极地应用各种新技术和新方法来提高人事档案管理工作的规范化和科学化水平。

（四）加快推进人事档案管理信息化和现代化的实现

1.人事档案管理电子化和信息化

长期以来人事档案都是以纸质材料作为载体，这使人事档案管理工作中存在着许多问题，在当前信息化技术快速发展的新形势下，人事档案电子化具有必然性，也是促进人事档案管理现代化目标实现的前提和基础。通过将人事档案资料转化为电子资料，进一步对人事档案进行优化，为社会信用系统的构建奠定良好的基础。人事档案电子化是档案信息化建设的基础，可以充分利用现有的先进技术来加快推动人事档案信息化建设，利用先进设备来加快传统纸质档案信息向电子数据资料的转变，使档案信息不仅能够在网络上进行查询，而且实现信息资源的共享，真正实现人事档案管理的信息化。

2.人事档案信息标准化和网络化

人事档案信息标准化和网络化的实现离不开软件的支持，加快开发人事档案信息管理软件，进一步完善人事档案管理信息查询系统，提高人事档案查询的效率，加快推动人事档案的开发利用。在人事档案信息化建设过程中，需要在信息生成、存储和交换等环节强化监管，加快推动人事档案信息标准化和科学化的实现。同时还要为人事档案信息标准化建设提供统一的软硬件环境，确保信息资源共享的实现。另外，人事档案管理工作还需要充分地借助于网络优势，实现人事档案信息的网络化，这不仅符合时代发展的要求，同时对公共信息系统的构建也具有非常重要的意义。

四、结束语

在当前信息高速发展的时代，事业单位人事档案管理工作面临严竣的挑战。目前事业单位人事档案信息资源还没有实现有效的利用，在这种情况下，事业单位需要提高对人事档案工作的重视，加快推动人事档案管理工作的创新，使其能够做到与进俱进，利用社会化和开放化的管理模式来有效地提高人事档案管理水平，加快推动人事档案管理现代化目标的实现，使其更好地服务于人事管理工作。

［1］钟宇雅.事业单位人事档案管理中存在的问题及建议［J］.人力资源管理，2013（7）：210-211.

［2］刘红云.事业单位人事档案管理现状及对策研究［J］.企业导报，2013（8）：212.

［3］陈静.我国事业单位人事档案管理存在问题及对策［J］.神州，2013（9）：210-211.

D630.8

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