浅议文书档案鉴定工作

田 宇

（国家知识产权局机关服务中心，北京 100012）

浅议文书档案鉴定工作

田 宇

（国家知识产权局机关服务中心，北京 100012）

文书档案鉴定工作是指判断文书档案的存在价值。本文着重从鉴定工作的原则、要素环节和制度三方面阐述分析了文书档案鉴定工作的重要性，鉴定工作应在遵守制度、把握原则的前提下，统筹兼顾，综合判断，充分理解、评估档案的利用价值和存在作用，为档案管理的其他环节工作筑牢基础。

文书档案；鉴定原则；要素环节；鉴定制度

档案鉴定工作通常是指区别与判定档案的真伪或者对档案存在价值的判定。本文所讨论的主要是文书类档案的鉴定工作，即有关文书档案价值的鉴定。由于档案具有凭证参考作用和情报提供作用，因此档案的价值是指档案所体现出的对组织和社会有用性和可利用的程度。而档案鉴定是在综合考察档案存在的现实作用和历史作用之后，对档案存在价值的评价和预测，决定了档案的存毁命运。有效的鉴定工作能够大幅度提高档案管理的质量水平。

一、文书档案鉴定工作原则

文书档案的鉴定工作可以分为两个部分：制定原则和类别划分。制定原则是指建立归档范围和档案保管期限表。类别划分是对属于归档范围的档案，即有保存价值的档案，确定划分保管期限；对不属于保管期限或保管期限已满，确定失去存在或保管价值的档案进行销毁。

文书档案鉴定工作要符合档案的鉴定原则，不能随意、任意、凭个人意志或喜好确定档案的存在价值，要参考各方面因素，综合研判。鉴定工作应当满足四性，即全面性、历史性、发展性和效益性。全面性是档案鉴定工作中最基本的原则。无论对于组织、个人还是社会、国家，档案都具有极其重要的历史价值和文化价值，关系到各方面的利益。因此，开展档案鉴定工作，判断档案的存在价值和保管时间，不能只局限于单独个体，而是要从整个国家、社会、人民的利益角度出发，综合判断档案的保存价值。具体到操作层面，档案鉴定工作要全面综合分析档案各个要素的特征，把握档案相关要素之间的关系，并预测档案利用者对档案的需求程度，最终对档案价值作出相对准确的判断。避免简单、孤立地判断档案的存在价值。由于档案的形成有其自己特定的历史条件，因此档案具有历史性。档案是将历史以某种形式和内容记录下来，档案最大限度地保存了历史的真实情况。因此，档案的鉴定工作要充分考虑其形成的历史条件，要尊重历史，还原历史。发展性是指要用发展的眼光判断档案价值。客观环境是在不断发展变化的，随之而来的是对档案的利用需求程度发生相应变化。当前有利用价值的档案，在若干年后可能毫无用处；而当前无法利用的档案，在将来可能大有用处。因此，档案鉴定工作应起到预测未来的作用，既要满足档案当前的利用需求，又要对未来的需求进行有效预测。效益性是指档案的利用价值与保存档案需要的付出之比，只有当档案发挥作用所带来的效益大于保存档案所付出的代价时，档案才具有保存价值。任何一个组织、社会甚至国家所具有的档案保存能力都是有限的，人力、财物的投入直接影响制约档案保存的条件、数量和质量。因此，应避免不计成本、件件留存、多多益善的思想。

文书档案鉴定工作能够有效提高档案资源的利用效率。在对档案进行利用价值大小鉴定的基础上，可以将已经失去利用价值的档案及时剔除销毁，将有限的物质资源留给相对更具价值的重点档案，避免珍贵档案埋没于大量无价值档案之中，其真实价值难以发挥。同时，档案管理者可以根据档案的价值大小有针对性地进行开发利用。对于价值大、影响大的档案，进行重点开发利用，从而利于档案作用的充分发挥。

二、文书档案鉴定要素与环节

档案的保存价值取决于两个因素，即档案自身特点和社会利用需求。判断档案的自身特点需要对档案的来源、内容、名称、形成时间、文本、外形特征进行综合分析。所谓档案的来源是指档案的形成者。主体形成的或与主体相关度大的档案价值要大于非主体形成的或与主体相关度小的档案价值。对于档案内容，应该从重要性、独特性和时效性三方面进行鉴定。不同的文件名称具有不同的用途和意义，可以从一定程度上体现文件的价值大小。例如，决定、命令、条例、纪要等，通常具有权威性和重要性，文件价值相对较高；而通知、函件等，常常用来处理一般性事物，文件价值相对较低。一般来说，档案的形成时间与档案价值成正比。越久远的档案，能够留存下来的相对较少，因此尤为珍贵，应避免随意销毁；同时，重要历史时期形成的档案通常更具有特殊意义和保存价值。此外，档案的文本形式和外形特征同样影响着档案的价值大小。例如正本比副本、草稿更具有保存价值。一些文件由于记载方式或制成材料的特殊，具有文物价值或艺术价值，因此，作为档案的保存价值也更大。而社会利用需求因素要从需求方向、需求范围和需求时间三方面衡量。档案价值最终需要通过档案利用来体现的，因此准确判断档案利用者的需求方向对档案鉴定工作非常重要。档案管理人员应当通过对现有档案利用情况的分析研究、有效预测，从而选取能够最大限度满足利用者需求方向的档案进行保存。而需求范围越广泛，档案可利用时间越长，说明档案具有的社会意义越深远，具有的保存价值也就越大。

文书档案鉴定工作是贯穿于档案管理工作始终的一项工作任务，涉及了收集归档、整理保管、移交销毁等阶段。收集归档阶段的鉴定工作，是判断文件是否具有保存价值。通过审阅等方法，根据组织的归档范围，判断文件是否应该作为档案进行保存。确保具有保存价值的文件全部归档，避免将没有保存价值的文件收集归档。同时，应当注意归档文件必须为原件，且正本与定稿须同时归档，其他文本不需要进行归档。整理阶段的鉴定工作是对档案保存价值划分等级，明确保管期限，做到按价值大小归档。移交销毁阶段的鉴定工作是在档案移交上级部门之前再次进行全面鉴定，判断归档材料、保管期限划分准确与否。对不需要移交上级部门的档案，按照保管期限，在销毁前进行销毁鉴定，将没有保存价值的档案进行销毁，对仍有保存价值的档案进行保管期限的变更。应当注意的是，对于具有特殊历史条件下产生的档案，其鉴定工作应适当性放宽尺度，从长处理。

三、文书档案鉴定制度

为保证档案鉴定工作的顺利开展，确保档案鉴定质量，防止档案受到破坏，档案鉴定工作应形成系统化、组织化的工作制度。

组织领导。档案鉴定工作必须在有组织、有领导的前提下进行，因此，各级组织都应成立档案鉴定工作领导小组。鉴定小组应负责指导、监督档案鉴定工作，审查档案销毁清册和待销毁档案内容的分析报告，审查或抽查重点档案，对档案的存毁作出决定等等。

档案鉴定工作制度。鉴定工作制度是确保档案鉴定工作有序进行的重要保障，具体包括归档范围、保管期限、保管制度、销毁制度等等。各组织在制定鉴定制度前应对组织内部的相关情况进行认真细致地调查研究分析，综合考虑组织职能、内设机构、业务分工、文书运转程序、中心工作以及文书的种类、用途、数量和利用情况等。在档案鉴定工作制度成形后，应征求相关部门的意见，或先在局部试行，待总结经验、完善制度后，再全面推广。在客观环境、上级政策制度变化较大时，应对鉴定工作制度进行修改和完善。鉴定工作制度中的重要环节之一就是销毁鉴定制度，决定了档案的“生死”。因此，销毁鉴定工作必须形成档案销毁清册，并报本组织领导审查、批准后，才能进行最终销毁。档案销毁清册作为后续档案销毁的重要凭证，其清册内容必须包括：序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、卷内文件页数、保管期限、销毁原因、备注、编制日期、组织负责人签字盖章。准备销毁的档案应当单独保存，便于审批检查。获批的销毁档案应送专门的销毁地点进行销毁，禁止将应销毁的档案换做其他用途，更不能进行买卖。档案销毁时，应履行相关的制度手续，并指派2名以上的工作人员进行监销，监销人必须在销毁清册上签字确认，并注明销毁日期。实际工作中，为了避免档案错毁带来不可挽回的损失，对已经批准销毁的档案应缓期执行，待确认无保存利用价值时再行销毁。

文书档案鉴定是档案管理工作的重中之重，起到桥梁纽带作用，因此鉴定过程应力求统筹兼顾，从多方面、多角度、多渠道充分理解、认识、评估档案的利用价值，判断档案存在的作用，为档案管理的其他环节工作筑牢基础。

［1］吴广平，向阳.档案工作实务［M］.北京：北京大学出版社，2013：43-54.

［2］王岚.关于档案价值鉴定的理论与实践（二）——历史回顾［J］.档案学通讯，2001（2）：29-32.

［3］刘红果.档案价值鉴定要做到六个结合［J］.兰台世界，2003（2）：9-10.

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