探究社保档案管理建设的有效措施

2016-02-04李艳洁杨亚坤

中国民族博览 2016年7期

关键词：社会保险规范化档案管理

李艳洁杨亚坤

（1.嵩明县嵩阳街道社会保障事务所，云南昆明 651700；2.嵩明县医疗保险中心办公室，云南昆明 651700）

探究社保档案管理建设的有效措施

李艳洁1杨亚坤2

（1.嵩明县嵩阳街道社会保障事务所，云南昆明 651700；2.嵩明县医疗保险中心办公室，云南昆明 651700）

社保机构如何更好地开展社会保险档案管理工作，成为其重点关注的内容和任务。本文首先说明了做好社会保险档案管理工作的重要性，然后分析了社保档案管理工作中存在的问题，最后详细阐述了社保档案管理建设的有效措施。

社保；档案管理；规范化；管理权责；信息化

一、做好社会保险档案管理工作的重要性

社会保险档案是指根据参与社会保险业务的个人或企业参保及缴费情况建立档案，做好详细的记录，是日后参保人员享受相关待遇的重要依据。随着我国保险制度的日益完善，保险范围和参保数量不断增多，档案管理变得更加重要。

（一）加强社保档案管理工作能推动社会保险改革

目前，随着社保改革工作的日益深入，单位人必然转变为社会人。社会保险机构不仅要担负起社会保障的职责，也要承担对离休人员的社会服务和管理职能。因此，社会保险属于一项庞大的系统工程，如果缺少完整、准确的个人信息资料，即缺乏有序的社会保险档案管理，社会保险机构工作无法发挥应有的成效，也会在一定程度上制约社会保险改革步伐。

（二）加强社保档案管理满足社保业务要求

一个参加社会保险的人由办理保险手续至离退休或失业等环节均可享受社会保险服务，当然，必须办理保险关系转移、基金转入或转出等手续，上述信息在档案中均有详细的记载，以此为依据为参保人提供相应的待遇。不得不说，社会保险档案管理工作的质量，直接影响参保人自身的利益。

（三）社保机构加强社保档案管理能提升其办事效率

随着大众养老保险意识的升高，长时间沉寂的缴费展现出重要性，那些断保多年要求续保者越来愈多。如果参保者社保历史缴费记录管理不完善，无法保障这些人的参保权益，在实践中加大不必要的争议。社保档案数量较多，主要包括医保、生育保险、养老保险等，每项社保项目均包含多个环节，例如：缴费、保障等级等。社保单位做好档案资料的收集、整理、归档等工作，对提升工作效率或推动其良好发展提供重要参考。

二、社保档案管理工作中存在的问题

尽管社保档案管理已经引起相关部门的重视，但由于历史遗留的问题较多，社会的发展又十分迅速，对社保档案管理提出了更多新的问题，社保档案管理规范化的整体水平没有达到令人满意的程度，在执行中仍然存在诸多问题，具体体现在以下几点中：

（一）管理人员的意识不足

这是制约我国社保档案管理水平提高最根本的因素，从其原因来看，这并不是由于工作人员自身的职业素养造成的，而是由于整个环境导致的，不论是档案管理工作的人员或者是领导对社保档案管理的认识都不够全面，将其看作单独的信息录入或者是资源保管工作，缺乏对这项工作的真实，思想上无法给予足够的重视，导致对工作懈怠，这种意识严重制约我国社保档案管理规范化的进程。

（二）信息化水平较差

近年来，国际化信息化进程不断加快，改变了整个世界的工作环境，各行各业也都改变了工作方式，社保档案管理亦不例外，不仅提高了工作效率，工作模式也做出了改变，但从整个系统的管理情况来看，信息化的普及度仍然不够，部分单位仍然没有跟上时代发展步伐，各地信息化建设水平参差不齐，尤其是西部的一些地区，仍然采用传统的纸质管理模式，无法满足社会发展的需求。与信息化档案管理相比，传统档案管理对存储环境要求较高，而且占据较大空间，保存年限有限，严重制约我国社保档案事业的发展，同时也限制了档案功能的发挥。

三、社保档案制度建设的原则

（一）规范化与灵活化

为了能够更好地开展社保档案管理工作，满足新时期社会保险事业发展需求，社保档案管理部门必须建立更加规范、合理的管理制度，要严格依据国家所制定的各项标准来进行。社保档案管理部门内部的档案管理并不是一成不变的，它可以根据国家的发展需求及时调整，并且结合单位自身的发展需求，建立一条自上而下的管理体系，确保社保档案管理能够顺利进行。

四、社保档案管理建设的有效措施

（一）强化管理意识，推动社保档案管理规范化与标准化

要想做好一项工作，首要任务就是要提升管理人员的服务意识，切实推进社保档案管理的规范化。在这样的发展环境下，除了要提升社保档案管理的严谨性，更要注重提升时效性，这是时代发展的必然要求。因此，相关部门要根据发展环境、发展情况制定相应的规范体制。从当前的管理情况来看，由于法制的缺失导致我国社保档案管理水平不同，通用性也不够，因此，建立统一的管理体制势在必行。从社保档案的录入直至保管，到最后的资源开发与利用，都必须要建立相对应且严格的工作流程。明确社保档案管理各个阶段工作的规范性，初期，档案资料的录入、采集都必须要格外的细致与认真，严谨且全面；进入到归档与立卷环节，要以科学、合理、高效为标准，加强对保管的重视，提升其安全性。在管理规章中必须要做到权责分明，提高工作人员的严谨性与责任意识。同时，要加大宣传力度，使人们意识到社保档案管理的重要性，营造良好的社会氛围，唯有如此方可实现档案管理的规范化目标。

（二）明确划分管理权责

在社保档案管理过程中，要建立完整的责任机制，必须要将责任落实到位，遇到问题能够及时找到负责人，并进行处理，减少由于责任不清而导致的管理问题。在明确责任的同时也要保护工作人员的合法权益，并且建立权责明确的社保档案管理制度，为社保档案管理工作奠定良好的根基。

社会保险业务档案涉及的内容、人员较多，因此，必须严格依照《社会保险业务档案管理规定（试行）》制定的归档标准展开管理。对保险业务进行办理时，要做好登记、征缴、转移、待遇核定、基本信息变更等环节的工作。在社保经办机构办理相关保险业务后，其中，那些具备保存和利用价值电子文档、声像等作为归档内容。同时，将管理责权落实到个人，每个业务的具体经办人员担负起收集、整理、装订客户材料的工作，由专职档案管理员审核达标后方可进入档案室，并由档案员确定该档案的保管期限等工作。其中，归档主要由档案收集、档案整理两个部分组成。进行档案收集操作时，认真查看具有利用价值的材料是否收集完整，如果存在缺失必须及时补齐，确保档案的真实性、完整性。档案整理过程中，采用档案部门规定的专用卷皮、卷盒和装订材料，每一卷档案均要制作《案卷全引目录》和《卷内备考表》，在各项签字完成后做好收集、利用等信息记载工作，仔细填写卷皮的内容，做到清晰、准确。

（三）动态与静态结合

所有的制度都不是一成不变的，在经济发展的过程中，社保档案管理制度也需要不断完善和更新，并作为动态原则。而静态原则是不管时代怎么变化，社保档案管理要以社保工作的整体发展作为管理之本，不断完善现有的管理制度。

（四）推进现代化的进程，实现管理的规范化与信息化

信息化高速发展，为了适应其发展，提高社保档案的利用效率，必须要对传统档案管理理念进行更新，使其可以与社会发展节奏相一致，早日实现社保档案管理的现代化。

首先，在进行社保档案管理过程中要善于发挥现代化技术的作用，发挥信息化技术的功能，提升社保档案工作的利用率。同时也要根据发展需求加大软件开发力度，使其可以更好地进行管理，提高社保档案的规范化与信息化水平。通过对档案管理规范化的建设，促使社保档案管理水平的提高，减少违规情况，最终增强我国社保档案管理的竞争力。

（五）提高社保档案管理人员的职业素养

究其根本，都是人的责任，因此，要实现社保档案工作的规范化，关键是要提升人员的综合素养，这就要求社保档案管理部门根据具体的情况开展科普活动，使从业者意识到当前形势下开展规范化管理的必要性，增强危机意识。除此之外，还要进行技术培训，使从业者对现代化设备有一定的了解，熟练掌握，进而提升管理水平。最后就是提升从业者的职业素养，使其认识到工作的重要性，强化保密意识，增强资料的安全性。