浅谈如何做好社会保障档案工作

2016-02-04李晓芳

中国民族博览 2016年7期

关键词：社会保险社会保障部门

李晓芳

（昆明市嵩明县农村社会保险局，云南昆明 651700）

浅谈如何做好社会保障档案工作

李晓芳

（昆明市嵩明县农村社会保险局，云南昆明 651700）

社会保障档案是社会保障管理的重要组成部分，是一个蕴藏十分丰富的劳动保障管理信息宝库。伴随着社会保障制度改革的不断深入，社会保障的范围越来越广，而如何做好社会保障档案工作也倍受关注。因此，本文通过对社会保障档案工作中存在的问题的具体分析，提出了一些做好档案工作的有效策略。

社会保障；档案；策略

一、做好社会保障档案工作的重要性

（一）是深化社会保障改革的需要

伴随着社会保障制度的深化改革，以前的单位必然会逐渐演变成社会。而社会保障部门不仅要履行自身的责任，还要承担对离退休人员的社会化服务与管理职能。这样一来，如此巨大的社会系统工程，必须要具备完整的个人资料记载，也就是社会保险档案工作，否则社会保障部门的工作将会受到严重影响。

（二）能够为社保基金安全提供保证

在企业中，社保基金对于参保职员而言，具有非常重要的意义，与个人经济利益有着直接性的关系。近年来，社会保障基金流失现象屡见不鲜，已经严重威胁到参保职员的个人利益。而社会保障档案的科学合理管理，能够有效监督管理社会保障基金的用途，进而能够防止社会保障基金被挤占。

（三）有利于社保部门提高业务质量和办事效率

社会保障档案资料的收集和整理本质上就是梳理和归纳业务工作，它可以对已经完成的业务工作再次进行整理总结，还可以从中找出相关经验，为逐步开展的后续工作奠定坚实的基础。不仅如此，社会保障档案资料还能够为决策者提供更加准确的数据，有效提高业务质量和办事效率。所以，档案资料的收集和整理、归档和利用，是做好社保工作的重要条件。

（四）有助于为领导科学决策提供依据

在社会保障发展过程中，都会详细记录不同阶段的具体发展状况，保障档案所包含的范围十分广泛，既记载了社会保障部门的内部工作状况，又完善了参保职员的所有相关资料。伴随着我国社会不断发展的形势，生活水平不断提高，人们越来越重视人身安全和健康，据此社会保障工作也进行了一定的改革和完善。而在改革过程中，需要全面的资料，而保障档案资料记载了全部的信息，这就为领导做出正确、科学的决策提供了依据。

二、我国社会保障档案工作中存在的问题

（一）硬件设施不齐全

目前，我国很多档案室中，还缺乏必要的硬件设施，还有部分单位根本没有专门的档案室，这对档案的保存十分不利，不仅会使档案残缺不全，还会导致档案发生霉变等。而且，还有一些档案管理单位缺乏齐全统一的档案袋，这也不利于档案的保存。

（二）对档案管理工作不够重视

现阶段，还有很多档案管理人员和部分领导干部对档案工作存在着错误的认识。他们认为档案工作无法给公司带来一定的经济效益，不过就是抄写、整理文档的繁琐之事，只要档案保密，就能够应付外调或查档，从而给单位的很多相关工作造成了影响。

（三）缺乏完善的档案管理机制

社会保障档案的管理必须要具备一个健全的管理机制，但是，目前我国并没有统一的、具体的社会保障档案管理标准，这就使得其使用范围和管理形式等方面明显落后，没有紧跟社会保障工作的步伐。

（四）社会保障档案管理不规范

当前，在社会保障业务档案工作中，最容易出现的两个极端就是，一是把所有社会保障材料，全部确定为永久保管；二是把办理完的业务材料，确定为已完成历史使命，将其存放在业务科室。这样的社会保障档案管理严重缺乏了规范性和科学性。

（五）档案管理人员的素质有待提高

社会保障主管部门从来没有对相关档案工作人员进行过正规的培训，目前，我国很多社会保障机构聘用的兼职工作者相对较多，高校的档案专业毕业的人才则相对较少。未经过专业培训，所以很多工作人员的档案业务水平相对较低，以致档案收集不全面、整理不规范。

（六）社会保障档案管理手段相对落后

在社会保障业务逐年增长的状态下，档案行政管理部门和劳动保障部门尚未研究开发相关的档案管理软件，也未曾实现软硬件和工作人员的有机结合，导致无法发挥效能，效率持续下降，从而直接影响工作的有序开展。而且，就全国总体情况而言，相当多的地方由于经济条件的限制，档案管理工作依旧是传统的手工检索，这在很大程度上影响了档案的利用率以及工作的整体效率。

三、做好社会保障档案工作的有效策略

（一）加强人民档案管理意识

想要改善社会保障档案管理工作，首先就是要解放档案管理人员的思想，这就要求档案管理部门必须加强宣传，全面增强社会人民的社会保险档案管理意识。让社会和管理人员深刻认识和了解社会保障档案工作的必要性和重要性，只有这样，才能在思想上强化人们对社会保障档案管理的意识，从而在工作中积极端正态度。在平时的工作中，各个管理部门要保持协调统一、共同前进，定期举行业务知识和业务经验的深入交流，致力于探索高效的、科学的管理机制。与此同时，政府和人民也要积极加强宣传工作，只有在政府和人民的全力支持下，社会保障档案事业才能实现快速全面地发展。

（二）创新社会保障档案管理模式

树立档案为人服务的新观念，努力开创新的管理模式是非常必要的。其中部分地方社会保障部门一直在不断创新管理模式，例如建立退休人员档案管理中心、推出社会保障档案托管服务等。这些新的服务形式不仅推动了社会保障工作的社会化发展，还给社会保障档案工作注入了新生命。

（三）建立健全管理制度

社会保障档案管理工作有效开展的重要保障是建立健全的社会保险管理制度，就目前我国社会保障档案工作的基本现状来看，社会保障档案管理部门必须要严格遵循《档案法》和《社会保险法》的相关规定，设置统一的、规范的管理机构，以此实现管理工作的集中化。社会保障档案管理部门需要根据相关规章制度，制定《社会保险档案管理办法》和《社会保险档案分类大纲》等，从而有利于我国各地的社会保障档案管理部门进行科学化管理。但是，构建健全的社会保障档案管理体系，还需要各个基层管理部门积极做出努力，完善社会保障档案的鉴定、查询和借阅等制度，在管理制度的基础保障下，有力保证档案的科学化、规范化管理。

（四）提高社会保障档案工作水平

社会保障档案工作自身具有种类繁多、面广量大和动态性强等特点，所以，在开展社会保障档案工作时，要着重加强养老保险、医疗保险、工伤保险等内容档案的工作。加强档案收集，有效提高档案管理的规范性。与此同时，还要遵循适用性原则，对于不同类型的社会保障档案，分类整理，以此保证规范有序。这样既能够减少工作量，又能提高档案工作的整体水平。

（五）提高社保档案工作人员的综合素质

社会保障档案工作人员是做好社会保障档案工作的基础，因此，要积极加强建设社会保障档案工作人员的综合素质，提升他们对社保档案工作重要性的认识。同时，还要逐渐完善用人机制，对员工定期进行培训，提高他们的专业能力和素质。

（六）完善社会保障档案工作的硬件设施

完善社会保障档案工作部门的必要设施和场所，充分的档案装备、库房，以及现代化的技术设备，是适应社会保障档案工作发展的需要。最主要的就是首先解决保障档案保存所需要的库房、阅览室、密集架等等，以此保障档案管理符合统一存放的原则要求。还有基本的安全保障设施，尤其是防盗门、防爆照明灯、防虫药品和吸尘器等。只有这样，才能保证社会保障档案工作的有序开展。

（七）加强对社会保障档案工作的高度重视

对档案工作有足够的重视是做好档案工作的重要前提。社会保障档案工作是一项非常系统的工程，需要相关部门，尤其是领导的高度重视。社会保障行政管理部门要始终以对社会和人民群众负责的态度，要不断提高对社会保障档案工作重要性的认识，积极领导社会保障档案工作，为档案工作的开展提供保障。不仅如此，还要加大投入力度，保证社会保障档案工作的有序推进。

（八）积极推动社会保障档案工作的信息化建设

社会保障行政管理部门要切实实现社会保障档案信息管理系统的电子化，将电子文件的管理划入社会保障档案工作的范围，明确规定电子文件整理和归档的方式方法，实行脱机备份，并且要与纸质文件紧密相联，以此保障电子文件的完整性和信息的安全性。要遵循社会保障行政管理部门的统一安排，做好社会保障档案资料的信息化工作，实现档案工作的信息化建设。