企业档案管理新方法新思路

文/宋茜

企业档案管理新方法新思路

文/宋茜

本文对企业档案管理存在的问题进行了分析总结，并结合本企业的工作方法对企业档案管理中收集、整理、保管以及档案信息的开发与利用，提出了新方法、新思路

企业档案管理存在的问题

企业档案管理的重点在收集、整理、保管以及档案信息的开发与利用。

企业档案管理存在的问题主要是：

（一）文档收集量大、收集困难。这个问题特别突出。因为企业的档案资料来源是多方面的：科技档案来自完工项目、行政文书档案，分党、政、工、团、人资、经济、管理等各部门科室，设施、设备档案，实物奖牌、实物奖杯、印章；声像光盘等。项目施工期间档案员收集不及时，项目完工后业主、监理、档案资料到了我们公司手上大多是复印件；机关各部门兼职档案员身兼数职，每年3月职代会、党代会以及新进员工招聘会，各种会议往往拖延了6月底的归档时间，专职档案员不得不上门收缴，催办、督办、审查，编目编册。纸制文件扫描复印，电子文件存在不安全因素再打印纸制重复归档，浪费人力物力财力。

（二）存入库房的档案占据空间较大。档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负。

（三）查找困难。借阅必须到档案室现场，先填借阅申请，领导签字后再去库房内“文海捞件”。虽然有索引工具，但依然要耗费大量的时间。如果借阅者将档案借出，再来的借阅者就无法借阅同样的文件。

（四）档案安全性差。湖北省中铁大桥局一公司档案室珍藏着自1953年大桥局成立以来63年的档案多为纸质档案，虫咬、腐蚀现象比较严重，旧的库房潮湿通风差，档案保管设施陈旧不堪。

（五）档案库房对人体的危害。档案库房的特点是密闭、避光、防潮。为防霉、防虫蛀，室内长期使用防霉驱虫剂，从而导致室内空气污浊、闷热、异味明显，不仅损害档案资料,还会对档案管理人员的身体健康造成不同程度的损害。

企业档案管理新方法新思路

（一）归档文件材料的收集

2016年7月1日，湖北省中铁大桥局一公司正式上线运行了中国中铁电子档案管理系统，标志着一公司档案信息管理迈入了“互联网+”时代，档案信息管理将逐步向信息化、网络化转变。该系统涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息开发利用工作，实现了档案管理工作从实体手工管理向电子网络化管理的转变。此外，该系统还实现了与OA办公平台的无缝链接，在完成传统纸制档案归档的同时运用OA办公系统处理文件并可直接将文件保存在档案管理系统中，从而完成电子文件资料的收集归档工作。

科技档案在工程项目成立后，及时联系项目技术负责人，确定资料员并加入档案QQ群，下发“关于转发集团公司《中铁大桥局集团有限公司项目档案标准化管理实施办法》的通知”，对在建项目进行档案管理指导并提出要求，努力加强科技档案管理工作。对新开工项目下发《工程建设项目文件归档告知书》，并对新开工项目档案的收集和整理提出指导意见。项目竣工后，指导完成竣工项目档案归档。

（二）档案的保管

更换库房档案柜、安装移动密集架，充分利用发展空间缩小占地面积。对库房内的纸质档案，加强库房“八防”设施配备，灭火器、抽湿机、空调、安装遮阳窗帘、定期更换防虫药、通风除湿。从电子档案的备份方面，我们采用了离线备份和在线备份相结合的原则。在线备份是利用紫光档案管理系统上传电子目录及电子文件挂接等方法，档案利用者可利用在线方法轻松找到所需文件，但由于在线备份存在一定的风险性，一部分绝密档案不能在线挂接，因此必须采取离线备份。离线备份采用三种方式：一是PC备份（即电脑上备份）；二是移动硬盘备份；三是档案级光盘备份，光盘符合DA/T38-2008规范要求，保存寿命大于20年。

（三）档案信息开发利用

工作中笔者发现归档文件特别是绝密档案进入库房重新借阅时，虽有目录索引及档案管理系统，到库房查找文件还是存在查找难的现象。因此笔者将库房中所有文件准确记录摆放位置，将其整理记录在EXCEL表格，形成一个平面的电子立体库，并以“超链接”的模式，链接每卷每件，使库房中的每份文件活灵活现地展现在电脑上，展现在自己的工作视野中。当借阅者需要某一份文件，只需在紫光档案系统或卷内目录索引中查找出相关档案号，在离线备份中打开电子文件立体库就能很快找到文件并将其打开。

（作者单位：湖北省中铁大桥局一公司）