提升工程设计档案管理质量的路径

文/席骊英

提升工程设计档案管理质量的路径

文/席骊英

文章以中国建筑西北设计研究院有限公司的工程设计档案管理为对象，就制度建设、环节管理、提供利用几个方面提出措施，探讨了提升工程设计档案管理质量的路径

一、重视制度建设，按章办事

从档案接收、保管方面看，工程档案的特殊性要求其保管期限一般为永久或者长期，这就更需要保证档案资料的长久保存、能够读取、有效利用。一方面，工程设计的图纸、计算资料、工程审批许可等纸质档案的收集、整理、装订、利用等环节建立规范制度、章程。另一方面，面对大量的多种格式的电子文件，如DWG、PLT、PDF等，也需要约定字体样式，文件格式，软件、系统平台的版本，确保文件有效可读。

档案借阅、利用方面看，重视档案工作的严肃性和重要性，制定登记借阅制度、从内容保密制度、责任追究条例等，制度建设是保证档案管理工作的规范化的基础要求。

二、加强流程介入，确保归档质量

我院设有档案处，主要负责统筹近40个设计生产所的档案管理工作，接收各所档案归档、移交，统一保存管理，并提供利用服务。各生产设计所另配备至少一名兼职档案管理员，负责日常文件收集和整理归档工作。由于组织架构特性，各生产所档案管理员有条件能够介入到工程设计环节中，及时收集、整理工作活动文件、资料。

设计活动前期，文件、收集管理工作。生产所前期与委托方对接、洽谈、签约等形成的会议记录、设计方案、合同等活动记录和委托方提供的工程审批资料、许可文件都会在工程设计前期产生，所档案管理员向项目负责人或当事人获取、收集。

设计活动中期，生产所档案管理员就各工种设计协同的资料记录、与委托方的沟通记录、变更要求的文件进行收集整理，并对设计图纸预归档扫描收取电子文件，存储于数据库。

设计活动后期，生产所档案管理员就项目相关的所有有价值的资料文件与工程底图汇总整理，填写清单归档。

档案处在整个过程中控制管理图纸电子文件预归档，管理图文数据库，并督促已完成的项目归档。档案管理员紧跟业务流程，很大程度地减少了遗漏归档、不及时归档的状况，归档质量明显上升。

三、重视沟通与协作

加强组织内部、组织与组织之间的有效联系、沟通，以获得配合和支持。但凡新的项目投标、签约，档案管理员的积极跟进，与工程设计人员就资料收集、文件归档，需要设计人员的支持和理解，需要档案管理员的有效沟通。特别是面对重大项目，多个生产所配合完成设计，工程相关资料都会更零散分布在工作人员手中，这就要求各所档案管理员与施工图设计师、工种负责人、院总工之间联系更频繁。同时，这样的大型合作设计项目归档整理工作还需要参与所的档案管理员协调分工，共同完成整理归档工作。

四、参加培训与再学习

档案工作日益规范化、精细化、深入化，传统简单的保管利用已不能满足企业发展需要，这就要求档案工作者不断增强业务技术学习，参加省局的档案岗位培训和继续教育外，加深与兄弟设计院、先进公司的档案业务工作的交流探讨，加强个人的档案管理知识的理论完善。

五、充分利用档案资源，发挥价值

1、业务成果汇总。业务汇总的工作、工程设计图纸、展示模型、学术研究文献，这些又是设计人员相互学习、共同提高的重要内部学习资料、借鉴素材。如《中国建筑西北设计研究院设计作品集1952-2012》、《中国建筑西北设计研究院论文集2002-2012》，这些汇编资料减少单位员工查找信息的时间耗损，对公司新进员工业务上手，工作能力提升有着一定作用。比如期刊订阅、档案官方网站获得前沿信息，订阅公众号，利用碎片时间提升自己知识储备和内在素质。同时，积极获取行业相关最新讯息，学习行业领域相关知识，扩展知识面，为深层次的档案利用服务做好基础。

2、构建客户资料信息库，利于精准化服务。客户的设计要求、风格喜好等信息是市场的反映元素，构建客户资料信息库，录入客户基础数据，运用数据分析方法或工具，实现数据挖掘，为客户提供精准二次服务，了解市场设计流行走向，把握市场动向。

(作者单位：中国建筑西北设计研究院有限公司）