干部人事档案中出生日期认定的实践与思考

文/刘慧郡

干部人事档案中出生日期认定的实践与思考

文/刘慧郡

由于个人或组织的原因，干部人事档案中出现出生日期涂改、早大改小、早小改大等不一致的问题，对此，依据相关政策，提出认定建议：广泛宣传《档案法》及各项管理制度，严格干部档案日常管理，加强干部档案信息化管理，加大违法惩处力度

在干部人事档案中，涉及到出生日期的材料很多，出生日期是干部人事档案材料中的一个非常重要的内容。干部人事档案的真实性、严肃性和干部人事档案管理工作公信力，是人事招聘、任免干部、办理退休等人事管理的重要凭证。事实上，对于每个人来说，出生日期只能有一个。但是在人事档案整理审核过程中，我们发现，有些人员的档案材料，时常出现前后若干份材料出生日期不一致的问题。对于此类情况，如何认定，是干部人事档案审核工作的难点之一。本文拟结合干部人事档案审核工作实践谈几点看法。

一、出生日期不一致情况的几种表现形式

通过对最新干部任免表、一类中的各阶段所填履历表、四类中的学籍材料、五类中报考招工等政审和更改认定出生日期材料、六类中入团入党材料及九类中招工、入伍、录干、转正定级等材料审核发现，出生日期不一致情况主要有以下几种表现：

1.随意涂改。档案材料中出生日期有多处涂改，甚至最早材料也遭到涂改，难以辨认。

2.早大改小。早期档案材料年龄填写较大，后来的档案材料填写时年龄又改小。

3.早小改大。早期档案材料年龄填写较小，后期形成的材料填写时年龄又改大。

4.一异多同。所有档案材料中多数出生日期是一致的，只有一份材料和其他材料不一致，最典型的情况就是最早形成的1份入团材料与之后其余的档案材料不一致。

5.最早最新一致。档案中最早材料和现在最新使用的出生日期一致，中间时段材料有不一致的情况。

6.综合情况。有以上两种或两种以上情况同时存在或原组织部门已认定，但与现在认定不一致等复杂情况。

二、造成出生日期不一致问题的原因

1.个人方面原因。档案材料大部分是由本人填写，有些人员填写时不细心，造成笔误，填错后又随意涂改，导致难以辨认；填写时阴历阳历前后不一致造成混乱；早期因入学、入团、入党、招工、参军等年龄不够或超过，将年龄填大或填小导致不一致。

2.组织方面原因。有些人员早期入团或学籍材料由老师或老师指示其他学生代填，由于粗心或不负责任造成错误；由于个人和组织普遍认识不到位，没有意识到档案材料的严肃性和重要性，形成档案材料的部门没有认真核对，没有及时纠正差错，时间久远后无法辨别造成混乱；档案管理部门接收档案时，没有把好入口关，审核不严，没有及时发现接收材料中存在的问题，甚至有些档案管理人员协助造假。

三、干部出生日期认定的政策依据

2006年10月《中组部、人事部、公安部关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字[2006]41号）和2015 年2月《中共中央组织部关于干部人事档案审核工作的问答》两个文件是干部出生日期认定的法定依据，对于干部出生日期的认定提出了原则要求，并对于一些特殊情况提出了具体认定办法。

（一）干部出生日期认定的总体要求和基本原则

干部出生日期认定的总体要求是“原则上不改，造假的纠正”。认定过程中应坚持以下原则：

1.公平公正原则。坚持政策面前人人平等，不让造假者得利，更不能重复得利。

2.最先最早原则。指如果出现档案记载和户籍登记中的出生日期不一致时，应当以干部档案和户籍档案中最早形成材料记载的出生日期为依据。

3.全面取证原则。对涂改、虚填（填大或填小）等涉嫌造假难以认定的，须调阅原始户籍档案。如原始户籍档案早于干部人事档案，以原始户籍档案为依据；如原始户籍档案材料晚于干部人事档案，须查阅干部档案早期材料以及干部出生证明、近亲属档案等辅助材料进行查核，取证材料应无涂改。

4.组织认定原则。严格组织认定程序，根据调查核实结果，经集体研究、综合研判，作出认定。

（二）对于特殊情况的认定办法

1.对干部因上学、入团、入党、入伍、招工等不够年龄，而将档案材料记载的年龄填大，后根据形成时间更早的户籍档案材料已经改回的，按照公平公正原则，为避免重复得利，须认定为上学、入团、入党、入伍、招工时填大的年龄。

2.干部因入伍、招工等超过年龄，而将干部人事档案早期材料记载的年龄填小的，派专人到公安、教育等部门调查核实取证，确认改小年龄的，一律恢复其实际年龄（大），防止继续得利。

3.档案中涉及出生日期农历公历换算问题的。最早材料记载的注明了农历（阴历）等字样的，可以按换算后的公历（阳历）时间认定。没有注明的，组织已作过专门认定，经核对属于农历公历换算情形的，以组织认定为准；否则，不得按农历公历进行换算和认定。

四、干部出生日期认定的实践做法

针对以上关于出生日期不一致的几种问题，依据认定原则和相关特殊规定，在实践中，区别不同情况，一般采用以下认定方式：

1.针对随意涂改，模糊不清的问题，进行全面取证，调阅早于干部人事档案的原始户籍档案材料和近亲属档案等辅助材料核查，必要时将涂改材料送公安部门进行物证鉴定，进行综合研判。

例：王某，人事档案中最早1994年7月形成的小学毕业登记表、中学学籍及1994年12月形成的入团等6份材料出生日期均有涂改，1997年7月中专报考及以后档案材料、身份证出生日期均记载为1982年5月。

针对这种情况，经对涂改过的材料仔细辨认，初步判定是将1981年5月涂改为1982年5月，后又到户籍部门调阅其原始户籍底册进行取证，最终认定其出生日期为1981年5月。

2.针对早大改小的问题，按最早较大年龄认定。

例：张某，人事档案中最早1995年形成的初中毕业材料及中专、大专报考材料为1980年2月，最新干部任免表、履历表、1998年以后形成的档案材料记载为1980 年12月，按最早材料认定为1980年2月。

3.针对早小改大的问题，对于干部因上学、入团、入党、入伍、招工等不够年龄，而将年龄填大的，就按改大后的认定，防止重复得利；对于之前没有得利的，就按最早年龄认定。

例：杨某，人事档案中最早1987年3月形成的入团志愿书记载出生日期为1973年1月，1989年12月形成的入伍政审表记载出生日期为1972年1月，退伍后到单位上班材料及身份证记载出生日期为1973年1月。这属于因入伍年龄不够而填大并已得利，为防止重复得利，最终认定其出生日期为1972年1月。

4.针对一异多同的问题。例如，仅最早入团1份材料与其他材料出生日期不一致的问题，能提供比入团形成时间更早的户籍材料的，可按提供的材料认定；不能提供的，则按档案中最早的入团材料认定。

例：刘某，人事档案中仅最早1991 年12月形成的入团志愿书出生日期为1977年5月，其他材料为1978年5月。由于本人未能提供1991年12月之前记载为1978年5月的户籍材料，最终按1977年5月认定。

5.针对档案中最早材料和现在最新使用的出生日期一致，中间有不一致情况的，不予认定，按现在最新的继续执行并告知本人。

例：徐某，人事档案中最早1993年4月形成的入团和现最新干部任免表、履历表出生日期记载为1980年2月，四类1997年形成的学籍材料和2002年形成的入党材料记载为1980年12月。继续按现在最新材料中记载的1980年2月执行并告知本人。

6.针对以上多种情况并存的复杂情况，按照相关程序，全面取证，结合认定依据，召开专题会议，集体研究，综合研判，由组织认定。

五、预防干部人事档案中出生日期问题的措施建议

1.广泛宣传《档案法》及各项档案管理制度。要广泛宣传户籍档案管理制度和人事档案管理制度，使广大干部充分认识到档案材料的严肃性和重要性，尤其是出生日期等重要信息不得随意更改。

2.严格干部档案日常管理。干部档案材料形成部门要认真核对有关信息，确保归档材料真实准确，规范完整，杜绝假材料。干部档案使用部门要严格遵守查借阅纪律，严禁在查借阅过程中涂改、抽取、撤换、添加档案材料。坚持从严管档，接收档案及归档材料时，逐份审核甄别，把好入口关，对于出生日期等重要信息不一致的材料不予接收。

3.提高干部档案信息化水平。创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，实现干部电子档案查借阅及有限共享，保护原始纸质档案，同时杜绝非管档人员接触到原始档案，彻底防止涂改、造假等情况发生。

4.加大违法惩处力度。对于为了个人利益随意涂改出生日期和其他档案资料的违法违纪行为，要及时曝光，撤销其不当得利，并按照有关党纪国法严肃惩处。

（作者单位：杨凌示范区人才交流中心）