行政体制改革下机构档案工作的创新实践

伴随政府行政机构改革的不断深化，相关档案管理体制机制的创新实践也不断涌现。2013年，舟山群岛新区启动行政体制改革，原市工商局、市质监局、市食品药品监督局三局合并成立舟山市市场监督管理局（以下简称市场监管局）。面对这一新体制，如何推进档案管理工作，成为市场监管局需要着力解决的问题之一。实践中，市场监管局实施了“三统五有”的档案工作创新举措，所谓“三统”，即统一原先三个局的档案工作、统一管理新产生的档案、统一下属单位的档案管理模式；“五有”，即确保档案工作有机构、有队伍、有库房、有制度、有利用服务。这一工作机制的实施，为市场监管局整体档案工作的稳步转型奠定了坚实基础。

1 提供人力和财力的坚强保障

一是提供人力保障。市场监管局成立档案管理工作领导小组，由办公室负责组建综合档案室，配备专职档案人员，确保机构改革期间档案工作的正常开展。注重提升档案人员的业务水平与综合素质，组织他们脱产进修，培养复合型档案人才。强化档案工作考核，把档案工作纳入系统年度工作目标责任制考核中，明确职责要求，落实工作任务。二是提供财力保障。严格按相关标准与要求建设综合档案室，加大档案工作软硬件投入力度，积极落实档案库房“八防”措施，做好档案安全管理工作。

2 制定详细完备的工作计划

一是在2014年做好档案工作的初步整合。建立综合档案室，配置除湿机、复印机、档案专用铁皮箱等设施，完善和提升档案保管条件；落实专兼职档案人员，加快原先三个局档案移交和整理归档工作，明确新局档案工作的日常管理职责并稳步实施。

二是在2015年至2016年完善内部档案管理制度。在借鉴机构整合前各单位有效的档案管理制度和方法的基础上，探索新的档案管理模式。制定完善《文书立卷归档制度》《档案保密制度》《档案库房管理制度》《鉴定销毁制度》《档案统计制度》《档案借阅利用制度》等一系列工作制度和管理办法，明确规定市场监管服务活动中形成的属于归档范围内的各类文件都应归档；实行预立卷制度，各科室业务档案资料由各科室兼职档案员预先立卷，再集中上交综合档案室；档案的分类、保管、销毁等工作严格按照有关制度规定进行。实行集中统一管理与部门分类管理相结合的原则，对文书档案、财务档案、科技以及行政处罚（复议）档案、企业档案、特殊载体档案等实行集中管理，部分行政许可档案、工作认定评定档案等由业务科室分类保管，要求科室把自行保管的档案案卷目录、卷内目录交综合档案室保存。

三是在2016年后开展档案工作达标升级。新办公大楼落成投入使用后，市场监管局计划按照省一级档案室创建标准建设新的综合档案室，进一步完善档案管理工作制度，争创省一级规范档案室。

3 做好档案利用的精准服务

一是档案编研工作有针对性。目前，基层监管所的工作人员大多来自原工商系统，对质监、药监等方面的业务比较生疏。为快速提升他们的业务水平，增强其相关法律知识，市场监管局有针对性地开展了一系列档案编研工作。如，利用档案材料编撰《市场监督管理所日常监管操作手册（实务版）》，由14个科室承担具体编撰任务 ，要求编辑工作重点突出监管工作的具体内容，并着重体现相关法律法规对监管工作的具体要求；市场监管局还着手开展整合后单位历史沿革、大事记等档案编研材料的编撰工作。

二是查询与利用服务规范高效。市场监管局的业务档案涉及经济社会发展的方方面面，查询利用率较高，市场监管局结合业务档案查阅利用要求，拟定了《档案信息公开操作规定》，要求档案服务标准规范并依法开展。此外，为保证查档者在第一时间查阅利用到所需档案，市场监管局还实行了工作日24小时查档服务，并为企业查阅利用档案开通了绿色通道，以规范高效的档案服务赢得了社会各界的欢迎和好评。