高校学籍档案利用中的个人隐私保护

文/任松芹 Ren Song-qin

高校学籍档案利用中的个人隐私保护

文/任松芹 Ren Song-qin

The Privacy Protection in the Utilization of University Students' Archives

高校学籍档案涉及大量隐私的内容，利用过程中由于客观的漏洞和主观的忽视，必然会涉及权利人享有隐私权的信息，发生个人隐私被泄露、涂改、倒卖的行为。档案管理部门要加强档案管理制度建设和规范档案利用流程，提高工作人员的隐私保护意识和职业道德，借助技术措施加强网络领域的学籍档案隐私保护。

高校学籍档案；利用；隐私保护

高校学籍档案是指被正式录取，并按规定取得学籍的学生，在校期间学习经历的记录，对个人、社会和学校具有一定保存价值。学籍档案涉及大量个人隐私的内容，探讨学籍档案利用中的隐私保护，是高校档案工作人员不容忽视的现实问题。

一、学籍档案的隐私性

隐私，顾名思义，一是隐，即当事人不愿被别人知晓而选择的保护方式，二是私，即与公相对的私人领域，其保护范围受公共利益限制。 “隐私权是随着人类文明发展到一定阶段，公民的个人独立自由、人格尊严日益受到重视而出现的一种新型的、独立的人格权”［1］，隐私权的主体是自然人，客体是隐私。隐私权是自然人就自己个人私事、个人信息等个人生活领域内的事情不为他人知悉，禁止他人干涉的权利。［2］在更加强调个体尊严的今天，隐私权已经从比较单纯的一种人们个人的私事层面，发展为包括个人信息所有、使用、保护和救济在内的完整的基本权利。

个人信息亦称为“个人数据”或“个人资料”，是指与特定个人相关联的、反映个体特征的具有可识别性的符号系统，我国目前没有个人信息立法，借鉴我国香港地区《个人资料（隐私）条例》澳门地区《个人资料保护法》台湾地区《个人资料保护法》中的有关定义，个人信息包括个人身份、工作、生活、家庭、财产、健康等各方面自然人的信息。个人信息并非都属于个人隐私，娄健指出，个人隐私具有独特性，而个人信息具有普遍性；个人隐私具有独特性（即不可分享），而个人信息是公用财富；个人隐私很敏感，侵犯会构成伤害，而个人信息的分析终会使消费者受益。［3］涉及隐私的个人信息是指与自然人有关，能够识别本人，而本人又不愿向他人公开的个人信息，包括身份信息、身体状况信息、个人活动记录等。

学籍档案作为学生在校学习生活的原始记录，是学生知识、能力、素质的证明，也是学生就业、考研、留学的重要参考。学籍档案一般包括入学通知书、新生录取名册、学籍卡、学生登记表、学籍异动记录表、毕业生登记表、各学期学习成绩单、学生毕业、结业、肄业及授予学位情况、学生奖惩记录、学生毕业、派遣登记表等，这些材料都属于个人信息，许多内容都涉及个人隐私。

学籍档案中涉及信息的某些部分所以成为个人的隐私，主要是因为：一是某些信息直接指向某个特定主体，直接或间接识别某个人，如学籍档案中的身份证号、照片、电话、奖惩记录等信息都可用于识别为某个特定的人。二是学籍档案的某些内容具有隐秘性，是当事人不愿或者不能对外公布的私人信息，这些信息如不涉及公共利益或他人利益，一般是处于未公开的状态，是个人隐私的组成部分，如被泄露就会导致对个人隐私的侵害。而且个人档案隐私还具有一定的财产属性，如果被出卖（如电话、地址等）会给不法人士带来商业利益。

二、学籍档案利用中发生侵害隐私行为的原因

档案的利用是档案工作的出发点和归宿，学籍档案中高考录取登记情况记录、学期学习成绩记录、毕业情况记录等是学生在就业、出国留学、人才交流等活动中重要的证明材料。学籍档案利用服务中，侵害档案隐私行为出现的原因总结为以下几点：

（一）档案管理制度和利用流程不完善

学籍档案种类繁多，且形成周期长，分散在各个处室和二级学院，各部门产生的学籍材料如何归档，毕业生档案如何移交给学校档案部门，都需要一个规范的、可操作的学籍档案管理制度来执行。材料移交后档案部门应该以学院、班级、学号等信息进行精细分类和编号，否则查阅无从下手。目前学籍档案的利用者多是个人或是就业、认证单位。个人查询的或是本人，或是委托他人，如果是本人，凭本人身份证件。他人代为查询的，许多没有被查阅人的证件和委托书就直接到档案部门，这在档案工作中是不允许的。单位查询和认证都有公函，档案部门一般依据公函反馈查询结果。档案馆对查档者的身份验证程序过于简单，只是简单核对姓名、身份证号等一些基础信息，便将相关材料复制或传真给对方，而且单位查询的公函、委托书、身份证件等材料的真实性，档案工作人员很难鉴别，有可能令不法分子有可乘之机查阅到其他人的学籍隐私。

由于学籍档案中许多表是所有学生信息的汇总，如新生录取名册，是每年录取的新生名单汇总，包括学生的姓名、性别、出生年月、高考成绩、录取专业等，个人信息只是一页档案中的一行，当某位同学需要复制本人信息时，同页面还涉及其他同学的信息，如果这些信息被传播，就会造成他人隐私的泄露。

（二）高校档案部门隐私保护不够重视

学籍档案不仅涉及学校机密而且关系到个人隐私，一旦泄露会给社会及个人造成不好的影响，给不法分子制造可乘之机。高校档案部门由于人手不足，一般都聘请学生助理值班，当有人来查询学籍档案时，档案工作人员常常让学生助理协助查档，学生助理没有保密意识，有可能对他人隐私信息进行传播，对当事人造成侵害。有时学籍档案查阅完毕后，工作人员没有及时放回库房，被前来办事的其他人员看到，引起不良后果。

（三）网络发展和安全技术缺失对学籍档案隐私保护带来严峻的挑战

随着计算机与网络技术的飞速发展，给档案信息的广泛利用迎来机遇，同时档案信息面临的风险也在增加。档案部门软件故障与事故、计算机与电子设备的故障等，这些都会直接影响到学籍档案信息的保密、完整，特别是高校档案馆实施档案信息化管理以来，纸制版的学籍档案转化为数字档案，须通过计算机、扫描仪等电子设备，这些设备存有缓存文件，如不及时处理，将给非法分子恶意入侵提供可乘之机，从而造成安全隐患。网络发展对高校学籍档案的隐私也存在不同程度的威胁，有的高校将学生的个人档案放在网络上，加大了学生档案隐私的侵害风险。如厦门工商旅游学校将部分学生的个人信息挂到了学校官网，这些信息包括学生的姓名、电话、家庭住址和家长的姓名等，只要登录网站，便可查询到这些学生的个人档案。“旅游部假期家访学生名单”在“学生在校表现”一栏中，竟然写着“旷课、迟到现象严重”、“父母离异”、“家境不好，父母关系不好”等评语。网络时代信息的采集十分发达，通过网络传播个人信息的速度不仅快，而一旦传播出去会长久留在网上，可以无数次浏览、下载，这种侵害是和传统媒介无法相提并论的。

三、高校学籍档案隐私保护对策

为规避上述侵害档案隐私的行为，高校档案管理部门应从完善相关制度和规范利用流程、提高工作人员的隐私保护意识，强化安全技术措施等多个方面，实现学籍档案管理的制度化和安全化。

（一）加强学籍档案管理制度建设，规范学籍档案的利用流程

根据《档案法》《侵权责任法》《政府信息公开条例》《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校的实际情况，建立完善的学籍档案收集制度、整理、查询和利用制度，健全查阅、借阅登记制度。在学籍录入时确保录入信息的准确、完整，在信息整合过程中对学籍档案进行分类、编号、排序以便统一管理，在查询利用时，根据查询者不同层次需求，制定不同的审批制度与身份验证程序，充分保护学生的学籍档案隐私不受侵犯。

单位查询学籍档案时，要开具书面证明并加盖公章。委托他人办理的，要有本人的身份证件和授权委托书。认证服务只授受官方授权的专门机构。查阅学籍档案时不得涂改、勾画、损坏，不得将档案内容向无关人员传播，不得向档案管理人员查问与其没有利害关系的他人学籍档案。

（二）提高档案工作人员的隐私保护意识和职业道德

学籍档案利用过程中最有可能发生的是人为泄密，因此在加强学籍档案管理制度建设和规范利用流程的前提下，提高档案工作人员的隐私保护意识和职业道德尤为重要。档案工作人员在提供档案利用服务时，要坚持“公平、公正”的原则，谨慎地行使自己的档案管理权，自觉地约束自己的行为，履行自己的工作职责。这就要求他们在学籍信息录入时不丢失，不篡改，并且确保不以营利为目的向他人或其他单位泄露学籍信息，做好保密工作。学历学位认证过程中档案工作人员必须认真核实，谨慎下结论，切不可透漏认证内容之外的学籍信息。

学校档案馆基于管理和教育的需要，从学生档案中了解到学生某些隐私信息，有责任保守秘密，不得泄露给他人。既体现档案的凭证作用，又保证档案的信息安全这是对档案工作人员的要求。高校档案管理部门要经常开展隐私权保护的知识培训，树立“依法建档、依法收档、依法治档”的法制意识，定期学习《档案法》、《档案管理办法》等法律法规，做到“学法、知法、懂法、守法”。

（三）强化技术措施，提升电子学籍档案隐私保护水平

学籍档案信息资源多以数据库的形式存储于计算机，从技术手段角度来说，学籍档案工作人员可以利用加密技术、防火墙、身份鉴别、不同权限设置、数据备份等多重数据安全保护措施加以防范，使学籍档案不被篡改与删除，保证档案信息的原始性和权威性。同时也要做好学籍档案甄别工作，防止篡改、伪造学生学籍信息。网络的开放性决定了其风险，对于通过网络传输的学籍档案尽可能选择保密度高、兼容性强的文件格式，确保其中的隐私信息无法被轻易获取。

综上所述，通过完善学籍档案管理制度，规范档案利用流程，提高档案工作人员的隐私保护意识，维护电子设备环境的安全，做到既能让利用者有效查阅利用学籍档案，又能保证学籍档案隐私的安全。

（本文系2013年山东省高等学校人文社会科学研究计划项目“大学教师职业权利研究”的研究成果， 项目编号J13WH03）

（责任编辑：李淑芳）

［1］ 奚金才，邓蕊.档案开放利用中的隐私权法律保护研究［J］.档案，2015，（1）.

［2］ 肖文建，毛勇.论档案开放利用中隐私权的保护［J］档案学通讯，2006，（6）.

［3］ 娄健.泛化个人隐私有害无益——与梅绍祖教授商榷［J］.电子商务，2012，（3）.

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1005-9652（2016）04-0102-03

任松芹（1975—），女，山东莱州人，山东工商学院教务处馆员，硕士。