提高石油企业档案信息利用效益分析

文/张蓉



提高石油企业档案信息利用效益分析

文/张蓉

要切实提高石油企业的档案信息利用效益，就必须以档案部门为基础，协调好档案信息各个要素之间的关系，力求从整体上提高石油企业的档案信息利用效益

影响石油企业档案信息利用效益的因素由可控因素和不可控因素两部分组成。其中档案部门的因素属于可控因素，而档案工作者素质、馆藏量、利用者需求、档案信息反馈等来自社会环境的因素则属于不可控因素。要切实提高石油企业的档案信息利用效益，就必须以档案部门为基础，协调好档案信息各个要素之间的关系，力求从整体上提高石油企业的档案信息利用效益。

一、形成一个完整的石油企业档案信息利用反馈系统

首先，石油企业档案信息利用反馈信息主要包括用户的意见与建议、石油企业档案利用效果以及用户对石油企业档案信息利用的需求。石油企业在对用户意见进行收集、整理、总结之后，要对档案信息系统内部进行相应的调整、改进，使其能够满足用户的实际信息利用需求。档案工作者要在石油企业档案信息利用之后及时收集和分析利用效果信息。用户对于石油企业档案信息利用的需求主要有用户需要的档案信息种类、接受的服务方式类型等对于这类较为分散的反馈需求，档案工作者需要对其进行综合分析研究，最后才能制定出科学合理、适应大众信息利用需求的方案。

其次，石油企业档案信息利用反馈系统要遵循在特定对象条件下，进行信息量最大化、全面收集的原则。与此同时，在对石油企业档案信息收集方法的使用上，要注重被动手机与主动收集的有机结合。把借助于情况登记制度和用户意见箱制度来进行的被动收集和通过进行问卷调查、走访调查以及网络反馈等形式实现的主动收集两种方法进行综合应用，实现收集效果的最优化。

最后，对于石油企业档案信息反馈处理程序要进行优化管理。在对反馈后的信息根据问题实现分类后，要按照整理排放的信息的类别对其进行比较、筛选和过滤一系列工作，然后认真审核、编选、加工、整理收集回来并已具有效益的信息内容，形成完备的档案利用效益典例汇编资料，提交至管理部门，帮助其进行更为科学的决策。这里还要特别注意的一点是，石油企业档案工作人员收集到档案利用反馈信息并制定出完善修正方案后，还要确保整治措施的最优化和彻底化。

二、重视对石油企业档案信息用户信息心理和行为的分析

用户信息心理过程由认知过程、情感过程以及意志过程三部分组成，三者是相互联系、相互促进的关系。受到信息的影响，用户会出现吸收反应。一般情况下，信息主要会影响用户的决策、知识结构、行为导向、思维形成、创造理念等。除此之外，用户在有效信息的帮助下，能够获取不同程度上的经济效益以及其他各方面收益，这也在一定程度上促进了石油企业管理、生产、科研工作的有效进行。

用户在对信息进行认知时，会出现感知、注意、记忆、想象、思维等一系列的心理反应。而用户对这些信息表现出的情感态度与其对信息的需求是有着密切联系的。在用户对信息的意志过程中，信息利用者会对各类信息作出自觉的心理反应，用户在对客观信息进行思考、提炼核心观点、制定计划之后，以此作为自身信息活动的导向，这样就增强了自身的目标性、规划性和前瞻性。

三、提高石油企业档案信息工作人员的综合素质

在信息分析与处理方面，工作人员要做到在错综复杂的信息流中准确、快速地选取并加工整合关键信息，这是其需要具备的基本素质。此外，档案管理人员还要时刻把握好信息的需求动向，促进石油企业实现高质量、高效率的信息服务。另外，石油企业档案管理人员要掌握计算机、网络、电子文件和电子档案相关的信息技术处理技术，并在实践中不断学习和更新专业知识，促进档案信息资源的高效开发、利用以及管理。在创新能力上，要求档案信息工作人员在具备管理和实践能力的同时，要学会把其它专业学科的知识技术合理应用到档案专业的实际工作中，达到解决实际问题的目的。此外，还能够被有效应用到解决计算机管理、档案保护等操作和技术问题上。

档案管理人员除了要具备充分的档案管理专业知识，还要重视对现代档案信息服务相关知识经验的学习与积累，包括电子文档风险管理、数字档案建设、档案信息传播等，同时要具备使用现代先进技术开发和利用石油企业档案信息资源的能力，帮助石油企业实现更为高效的信息利用。

（作者单位：陕西延长石油集团油田公司档案馆）