档案管理工作标准化与应用实践

文/李宝荣



档案管理工作标准化与应用实践

文/李宝荣

如何规范档案管理工作标准化，提高档案管理工作水平，作者从工作实践中总结出了提升行业档案工作水平的方法

档案管理工作需要有严格的规定和流程，这样不仅能够避免在日常管理和利用中出现的差错现象，还能够有效提高档案管理的效能。档案管理工作的科学性和严谨性使得我们必须要加强关于档案管理工作法制法规的建立工作，制定较为严谨、科学的管理制度，保障档案管理制度的标准化。为此，企业需要重视档案保管工作的标准化，不断的提高对从事档案管理的工作人员的要求，加快档案管理工作标准化的进程。

在档案种类日益繁多的今天，提高档案管理工作、实施规范化管理就必须遵循国家标准，根据企业内部情况制定相应的规范，使得档案管理工作标准化。笔者认为，单位可以从以下几个方面着手。

首先，建立完善的档案管理程序。之所以要建立完善的档案管理程序，是由档案管理工作的科学性和严谨性决定的，便于后期的查询和存档。档案管理程序的完善包括三个层面：（1）确保所整理档案的时效性。也就是说，对于各个部门所整理的档案，档案管理员在最后的筛选过程中要注意，在当时那个时间段内，若是部门没有完成，则不能出现在档案中来，需要强制规定。这一约束条件可以在部门内部建档之时就强调，后期档案管理员在最终归档的时候只需核对就好了。（2）建立档案从业人员的培训机制，定期对其培训，提高工作能力。培训的内容主要包括：如何建档（什么内容要写入档案中，什么是不能写的）、建档之后的分类整理（根据档案的时间、内容、形式等进行分类）、档案的保密及保管（借阅手续的齐全、做好归档工作等）等方面。（3）完善档案安全保护措施，保证归档文件材料安全、完整、准确、系统，严防泄密事件发生。这要求档案管理者在档案入库之时就要严格核对，剔除不该归档的文件；在存档之时要分类存放，切忌混淆；在借还之时，要保证手续齐全，所归还的资料完整、准确。

其次，增强服务意识。档案工作的最终目的是为了提供利用，档案管理工作人员必须一直牢固树立档案管理工作为生产服务的宗旨，急生产经营工作所急，全力以赴、尽心尽力地做好自身承担的工作（如档案资料的借阅和管理等），为生产经营中心工作提供了良好服务和保障。例如，当生产部门急切的需要一些原有的生产图纸，做出此次项目的参考，这关系到整个企业的利益，那么作为档案工作人员，我们就必须要将服务生产中心放在第一位，积极配合生产部门，完成一系列的手续，在最短的时间内完成自己的工作。哪怕是牺牲自己的休息时间外出购图，我们也要即刻启程，努力做好自己的本职工作。

最后，增强保密意识。如何提高执行力具体可以分为三个方面。一是作为档案管理员需要深入贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，严格按照保密法和档案法管理档案，规范保密档案管理，保证档案的安全和利用。档案的归档问题，档案管理员需要加强对归档文件材料的保管以及保密力度，认真做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料安全、完整、准确、系统，严防泄密事件发生。当然在确认归档文件是否完整齐全的前提是档案管理员必须做好借阅记录等相关的工作，便于归档之时进行核对和检查，要求档案管理员要有较高的档案管理水平和程序执行力。二是提高档案管理员的程序执行力，要求档案管理员自身充分了解其他部门的业务活动，督促部门做好文档的整理和归类，便于档案管理员后期的归档保管和借阅。三是还要求档案管理员在对档案进行归类是要注意相关的时间线索和历史联系。一切的基础就是档案管理员要有较高的档案管理水平，档案管理员在积极参加单位的培训学习外，还要不断的自学，将所学的理论知识与实践结合在一起，加深自身对档案管理科学的认识，增强服务保障生产中心工作的能力，为圆满完成本职工作奠定坚实的基础。

（作者单位：中铁第一勘察设计院集团有限公司）