制订档案社会服务机构管理规范初探

没有规矩不成方圆。规范是明文规定或约定俗成的标准，对规定人们的社会活动具有积极的意义。档案社会服务作为国家经济体制改革和政治体制改革的产物，作为档案事业新的发展领域，如何健康发展，是一项新问题和新挑战。而制订档案社会服务机构管理规范，正是应对这一挑战的一项重要举措。

1 制订档案社会服务机构管理规范的必要性

1.1 档案服务市场化的需要

计划经济年代，档案工作主要是由档案馆和档案室承担的。随着市场经济的兴起，上世纪90年代，档案社会服务机构出现了。1990年1月杭州市成立了全国首家集体所有制的档案社会服务机构——杭州市档案技术咨询服务部，1992年浙江建德、湖州两市相继成立档案事务所，1992年6月沈阳成立了档案社会服务机构，1993年浙江省档案局创建了全国最早的省级国有档案咨询服务机构——浙江省档案事务所，1993年上海市档案局成立了上海档案咨询服务中心，1998年深圳市档案局成立了档案寄存中心。这些中介机构虽然都由当地档案行政管理部门设立，但已具有了市场的因素，能够为社会提供档案咨询、档案人员培训、档案装具配置等服务。近年来，随着经济体制改革和政治体制改革的深化，官办档案社会服务机构陆续与档案行政管理部门脱钩，一大批独立核算、自负盈亏的民营档案服务机构异军突起。现据不完全统计，浙江省经工商部门注册的档案中介服务机构共计600余家，并且有越来越多的科技信息技术公司也看好这个市场，正在拓展档案社会服务业务。目前，我国档案社会服务机构已具有较大的市场规模，行业发展驶入了快车道。当今社会存在众多的档案社会服务机构，如何进行规范化运作是亟待解决的问题，市场呼唤管理规范的出台。2014年中办、国办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对规范和支持档案中介机构提出了明确要求。制定档案社会服务机构管理规范是时代的需要，而档案中介服务机构26年的实践探索也为规范的形成奠定了基础。

1.2 档案社会服务科学化的需要

档案社会服务机构不仅仅需要向社会提供服务产品，而且需要提供优质产品。目前，有不少档案社会服务机构对自身的性质和基本功能缺乏科学认识，档案社会服务的计量标准缺乏科学统一的规定，按经验办事而不是按科学流程办事、工作方法和技术手段落后等情况还普遍存在，这些都影响合规性优质产品的生成。必须要制订和落实档案社会服务机构管理规范，促进档案社会服务的规范性科学化。曾经有一家大型企业决定对历年档案全部整理并进行数字化，邀请三家中介公司进行调研，统计工作量并报价，结果三家中介公司有按“页数”报的，有按“卷”报的，也有按“公分”报的，导致报价无法比较，企业老总感叹地说，你们怎么连计量单位的标准都搞不清，太不规范了。

1.3 档案社会服务机构自律的需要

在档案社会服务行业快速发展的今天，档案社会服务机构面临着同行业的激烈竞争。1990年美国经济学家普拉哈拉（C．K．Prahalad）和哈默尔（Gary Hamel）在论文《公司核心竞争能力》中提出：企业要赢得持续竞争优势和获得长期稳定发展，依赖于企业核心竞争力的构建和培育，企业核心竞争力能为企业在市场竞争中创造主动权。档案社会服务机构核心竞争力形成的前提条件是机构本身要实现全面自律，建立有效的营运系统、价格体系，明确服务人员的资格和能力条件，开展规范化运作。从目前已经出台的有关法规来看，虽陆续出台了《浙江省物价局 浙江省档案局关于规范档案服务收费的通知》《浙江省档案中介服务管理办法》等文件，但针对具体的、关键的档案社会服务项目的组织、管理、控制的方法和计量标准都没有涉及到，也没有适应新形势、新要求的工作规范。由此造成的后果是，为了进入市场，有些企业采用恶性的低价竞争，争取市场份额，这十分不利于市场的培育，也会给客户带来巨大损失。

2 档案社会服务机构管理规范内容的设置

2.1 设置原则

一是合理性原则。规范设置的内容项目要符合现实需要，具体内容要科学合理。比如档案服务计量方式就是需要规范的一项重要内容，由于档案社会服务内容具有多样性，因此在具体计量过程中就不宜统一采用“件”或“卷”作为计量单位，而是需要在做出“一般规定”的基础上分门别类地规定计量方式，如，电子文件采集服务计量可按采集的电子文件件数计量，文档系统集成服务计量可按需开发的功能模块数量计量，传统载体档案数字化加工计量，若是档案信息著录可按条目数计量，若是全文扫描则可按A4幅面的页数计量。

二是全面性原则。规范的架构要具有完整性，应涵盖档案社会服务机构管理过程中涉及的各项内容，比如档案社会服务机构和人员、档案社会服务的内容、档案社会服务计量方式、档案社会服务流程、档案社会服务管理方式等。

三是前瞻性原则。规范的具体内容应适应未来发展的需要，在较长的时间内能够起到作用。如，档案社会服务管理方式可以引用ISO9000的管理理念，采用项目管理方式，并就项目管理过程中涉及的项目经理、项目公司（部、组）的组建、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理等做出规定。

2.2 基本架构

依据档案社会服务机构管理规范内容的设置原则以及有关规定，档案社会服务机构管理规范可以由以下几部分组成：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、档案社会服务机构和人员、档案服务的内容与计量、项目管理、档案服务流程、纠纷调解方式。

确定专业术语，可以先应用现有或类似的术语，再将实践中产生的大家公认的用词加以规范，转化为专用名词作为术语。可将档案社会服务机构划分为大、中、小档次，明确各档次需要达到的标准，为各类机构提供明确的发展方向。同时，可根据档案社会服务的专业性提出能力评价标准，根据档案保密、机要性的要求提出确认社会服务人员保密资格的规范，以指导各档次的档案社会服务机构配备相应的档案专业人员，并为他们提供上升空间，以调动其工作积极性。

计量单位规范与否直接关系到社会服务质量，关系到科学价格体系的建立。总结、规范实践中形成的计量方法，可以设计通用的计量方式，并在此基础上针对各类型服务项目特点制订相应的项目计量方法，从而指导各类档案服务计量工作的开展。

结合档案社会服务特点，建立档案社会服务项目管理的规范，主要包括实行项目管理，执行项目经理负责制，规定项目公司（部、组）的组成，明确项目进度、质量、成本、档案安全保密、职业安全健康、合同、设备设施管理等的要求，明确档案社会服务的原则流程。

开展档案社会服务工作的过程中，难免发生摩擦甚至产生纠纷。为了及时解决问题，维护服务双方的权益，要有调解档案社会服务纠纷的方法，要有合同、协议等具有法律效用的文书或补充约束的文书，以有效规避风险。

2.3 工作步骤

一是调研。收集有关法规政策和市场信息，总结档案社会服务规范化进程中的经验教训，寻找相关的理论支持。调研目的就是要搞清需求，找到制订规范的理论依据、法规依据和实践依据，《浙江省社会中介机构管理办法》《浙江省档案中介服务管理办法》等有关规范性文件对制订档案社会服务机构管理规范具有重要的参考价值。

二是起草。成立规范起草小组，抽调档案社会服务机构各职能部门的业务骨干，特聘相关专家作指导，在调研和充分讨论的基础上，按制订规范标准格式起草，形成档案社会服务机构管理规范的初稿。

三是核改。组织档案行政机关法规专家、高等院校档案学权威、ISO体系认证资深评审员，以及其他相关的专家召开评审研讨会，对初稿进行审核，并按照审核意见进行修改完善。

四是定稿。将最终确定的规范文本转化为行业标准或地方标准，用以指导实践。例如，近几年杭州远大档案技术有限公司于2012年制订了企标《档案中介服务规范》，研究出适用于档案社会服务机构的管理模式、操作方法，并在实践中加以运用。企标定义了每一项服务为一个服务产品，通过流程管理记录表单，制定了流程管理制度，建立了质量、进度控制机制，实行了项目管理，从项目策划、风险预测、成本核算、标准规范设计、资源配置、质量进度控制、安全保密、竣工验收到成果归档都实行了标准化、程序化、合规化操作，提高了服务效率与质量。企标执行后，在同样的条件下，公司承担业务的能力得到提高，产值成倍增长，人均工资也相应提高；同时一批青年业务骨干快速成长起来，成为公司中坚力量。此外，企标的制订和落实还改善了公司的形象、提升了公司的地位。

总之，制订档案社会服务机构管理规范，有利于档案社会服务的市场化、科学化、规范化，有利于提高档案社会服务行业的整体水平，进而促进档案事业的科学发展。