论新常态下我国综合档案馆职能的完善

近年来，我国档案工作快速发展。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅下发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》；2015年政府工作报告提出制定“互联网+”行动计划、推行政府和社会资本合作模式、开展基础设施和基本公共服务“同城化”工作，以及提出“创客”“智慧城市”“众创空间”等一系列概念，这些都为档案馆在新常态下完善其职能提供了重要保障。本文立足于档案馆职能实现的现状，分析档案馆在职能实现过程中遇到的“瓶颈”问题，并探索新常态下档案馆职能完善的若干途径。

1 综合档案馆完善职能的时代背景分析

1.1 经济结构优化要求档案馆提升行政效率

当前中国经济正处于“三期叠加”的阶段，政府着力调整经济结构，倡导“花小钱办大事”的发展观；各级党委政府正逐步把档案馆建设纳入基础设施建设项目，并加大档案馆基础设施的投入。不断优化的经济结构，要求档案馆在以用户为中心、履行档案利用中心职能的同时，要促进档案信息资源共享，拓宽档案信息服务渠道，降低行政成本，提高行政效率。

1.2 打造政府工作“双引擎”需要档案馆保驾护航

转变政府职能依然是行政管理体制改革的首要任务。2015年政府工作报告中提出政府工作的关键是要打造大众创业、万众创新和增加公共产品、公共服务的“双引擎”。此项决定一方面赋予公民更多的权利与自由，另一方面促使各级政府更加重视提供公共服务与开展基础设施建设。这些变化要求档案馆要成为连接政府与公众的桥梁，为打造“双引擎”保驾护航。

1.3 保护传承历史地域文化要求档案馆肩负责任

新常态下，传统的周期性产能过剩的产业将逐步被第三产业所取代，并且国家还将采取措施进一步改善消费环境、拉动经济增长。在此背景下，全面留存历史地域文化、构筑地域文化空间势在必行。这就要求档案馆要充分发挥其文化教育功能，为我国文化事业发展提供有力支撑。

1.4 “互联网+”给档案馆职能的完善带来机遇

2015年3月政府工作报告中强调互联网在社会生活中所发挥的作用，并着手制定“互联网+”行动计划，促进各行各业与互联网充分对接，同时还运用先进的信息技术，积极开展智慧城市建设。“互联网+”给档案馆职能的完善带来许多机遇，档案工作者应利用好互联网做好档案工作。

2 我国档案馆职能实现现状及评价

2.1 我国档案馆职能实现现状

第一，馆藏资源平民化。各级国家档案馆的档案收集范围不再局限于政府机关产生的文书档案，档案馆逐渐关注能够反映当地历史文化、风土人情的档案资料，收集的档案更加平民化，包括家谱、书画作品、民间艺术品等。如，淮安市金湖县档案馆在2013年至2014年面向全县征集与金湖县境内姓氏、家庭、宗族有关的家谱、宗谱及其他研究资料，共征集到家谱、宗谱60套，这些家谱较为全面地记录了金湖县民众的生活情况，反映了县域文化[1]。除金湖县档案馆外，多地档案馆纷纷发出通知，面向本地区征集能够反映地域特色的资料。档案馆不再只是政府的“传声筒”，大部分地区的档案馆开始珍视民间档案、留意风土人情，这毫无疑问是一大进步。

第二，职能实现多样化。各地档案馆纷纷举办各种展览、讲座、演讲比赛，甚至为学生举办历史知识系列讲座、开设历史研究辅导课等。如，2014年8月大连市档案馆举办《大连城市记忆》档案展览，展出了200余份文件、地图和老照片，向人们叙述了大连由一个小渔村发展为远东自由港和世界贸易中心的整个过程[2]。2014年6月台州市档案馆举办以“家春秋”为主题的家庭档案巡展活动，展厅从档案馆搬到了广场、社区、公园。档案展览、学术讲座等各种各样的活动吸引了公民的目光，促进了档案馆职能的实现[3]。

第三，服务方式亲民化。尽管为了安全起见，多数档案馆还要求公众提供有关单位开具的介绍信或证明才能够查阅档案，但总体来说档案馆对公众还是呈现出更加开放的姿态，尽可能简化公民查档的手续、缩短查档时间。多地档案馆开通了官方微博、微信，市民可以通过这两个平台与档案馆预约，档案馆工作人员在市民到馆前便可以将其所需档案资料准备好，极大节约了查档的时间。湖南省株洲市档案馆2005年便已推出“档案超市”服务，市民凭有效证件在正常工作日内可在“超市”内自行查阅相关的文件资料。档案馆服务方式的亲民化，值得肯定。

2.2 新常态下推进档案馆职能完善的主要瓶颈

第一，地区经济发展水平存在差异，职能实现缺乏统一模式。纵观全国各地，只有为数不多地区的档案馆脱离当地机关大院单独建馆，如浙江省档案馆、上海市档案馆、广东省档案馆新馆等，能够单独建馆的地区经济普遍较为发达；多数市（自治州、盟）、县（市、自治旗）的档案馆建在当地的机关大院或行政中心里，并且就这些地区的经济状况而言，档案馆想要单立门户，几乎是不可能实现的。对此已有学者作出论断：“经济发达地区的综合档案馆的建设虽然初具规模，但其发展模式不具备示范效应。”[4]

第二，民生档案收集困难、档案利用率低，阻碍档案馆工作效率的提升。当前我国各行各业形成了大量的民生档案，这些民生档案与百姓生活息息相关、能帮助公众解决实际问题。然而囿于民生档案形成者众多、档案保管过于分散，档案馆在开展民生档案收集工作时难度较大。由此带来的结果是，公众普遍缺乏利用档案的热情，虽然现阶段我国一些县（市、区）档案馆一年投入的事业经费有几百万元之多，但每年档案利用率仅1000多人次[5]，这显然不利于档案馆提升工作效率。

第三，社会对档案馆的认同度不高，影响档案馆职能的实现。新中国成立以来，档案馆肩负“为党管档、为国守史”的重要使命，相对于公共图书馆、博物馆而言缺乏开放性与亲和力，这导致了社会公众对档案馆的认同度不高。且多数社会利用者走入档案馆查阅利用档案并非因为自己的兴趣，往往是因为某些“权威”的部门需要他们提供相关档案材料，所以不得不走进更加“权威”的档案馆查阅档案；他们的档案利用方式也仅限于找到所需的资料，并加盖档案证明章[6]。在这样的背景之下，档案馆即使变以往的被动服务为主动服务，公众也未必能够马上接受。

3 新常态下完善综合档案馆职能的对策

3.1 提升档案信息服务能力

在政府大力实施城市群规划、有序推进基础设施建设和基本公共服务同城化的背景下，各级档案馆可在确保馆藏档案安全的基础上，建立档案跨馆查阅系统，使档案信息服务实现“同城化”。“同城化”的档案馆既可以属同一个省、市，也可以跨省，但要确保档案馆所处地区的经济发展水平大致相近。“同城化”的档案馆还可对同一主题的馆藏档案进行合作开发，据此建立特色档案专题数据库，供社会查阅利用。

此外，档案馆还要借助“互联网+”的东风，利用互联网技术提升信息服务的能力与水平。2008年，美国加州大学建立了南亚裔美国人数字档案馆（SAADA），该档案馆并没有实体档案库，所有的馆藏档案都以数字化形式保存，公民可登录网站在线捐赠或查阅南亚裔美国人的档案[7]。此举简化了档案收集与提供利用的程序，拓宽了档案工作渠道，并降低了工作成本。我国档案馆可以开通档案馆微信与微博公众号、提供查档网上预约服务，并就档案馆服务满意度进行网上调查；还要加快传统载体档案数字化，有效利用数字档案资源，提升档案服务能力。

3.2 构建档案馆文化空间

国际档案学界普遍认为，设置档案馆的理由之一是“文化方面的原因”；国内也有学者指出，“档案馆要承担文化传承责任，文化服务责任，文化传播责任，文化教育责任”[8]。在这方面，国外档案馆有许多成功经验可供参考，如，英国国家档案馆在馆内开设书店，出售由档案馆编纂的书籍，比如《皇家空军在行动（1939—1945）》《泰坦尼克号文件选编》等[9]；芬兰国家档案馆开辟出多间研究室，为前来查阅档案的专家学者提供开展科研的场所。也有档案馆与相关学者进行合作，对相关专业资料进行收集整理并举办展览，为对该领域有兴趣的普通公民进一步了解领域知识提供便利。我国档案馆要借鉴国外档案馆在这方面的成功经验，并立足我国国情，可以以构建爱国主义教育基地、加强爱国主义教育为落脚点，积极构建档案馆的文化空间。

3.3 提高公众参与度

在“社会记忆观”与“大档案观”的理念影响下，档案工作受越来越强调公众参与，如，美国开展了“档案工作者”项目（Citizen Archivist），普通民众可以前往档案馆，在馆员指导下完成制作档案索引、描述列表、保护馆藏档案、录入档案数据等专业性工作[10]；又如，苏格兰档案馆开展“档案转录”项目，普通民众可以在档案馆网站上阅读到17世纪至19世纪的手写古文献，并且学习转录古代手写文献案的方法，继而参与到古代档案转录的过程中，负责转录档案中的人名、地名[11]。提高公众参与度，能够加大档案信息资源的开发力度，有效提升档案工作的社会认同感。

3.4 开发政府信息资源

在开发政府信息资源方面，国外档案馆也有例可循。如，美国的《联邦登记》日报集中公布了美国联邦机构的法规条例和政务信息，美国国家档案馆将过去10年间日报发布的文本收集并整合起来，转化为XML格式在联邦政府的各门户网站上发布，供公民下载查阅，方便政府信息的开发[12]。我国多数档案馆短时间内不能离开机关大院“自立门户”，但从开发政府信息资源、建设好政府信息查阅中心的角度来看，置身于机关大院的档案馆具有得天独厚的地理优势。因而档案馆必须利用好这一优势，及时收集并公开可开放的政务信息，并在此基础上有计划地整合政府信息，做好信息的开发工作。

总之，档案馆作为社会文化机构，其职能不是一成不变的，要随着社会的变迁、科技的进步不断增加新的内涵。新时期，档案工作者要全面把握档案馆全新的职能定位，认清时代赋予职责与使命，更好地为社会提供服务。

注释与参考文献：

[1]金湖县档案馆.金湖县档案局2014年工作总结[EB/OL].[2015-10-15].http://daj.jinhu.gov.cn/newsAction.do?method=view&id=4028d0924bb4ff6b014bc8a7ae96026e.

[2]中国文明网.《大连城市记忆》档案展览在金州新区开[EB/OL].[2015-10-18].http://dl.wenming.cn/18/405/201408/t20140820_2130414.htm.

[3]浙江档案网.台州市档案局以开展“国际档案日”系列活动提升社会影响力[EB/OL].[2015-10-15].http://www.zjda.gov.cn/jgzw/zwgk/gzdt/201406/t20140610_316001.html.

[4]曹航.对我国公共档案馆建设的再思考[J].档案学通讯,2009(01):28.

[5]吕元智.政府信息资源管理绩效评估研究[M].北京:世界图书出版社,2012.

[6]孙大东,高旭.我国档案馆尚未走向公共的深层次原因分析[J].档案学通讯, 2013(01):28.

[7]South Asian American Digital Archive. About SAADA[EB/OL]. [2015-10-18].https://www.saada.org/.

[8]潘玉民.论公共档案馆的文化责任[J].档案学通讯,2010(01):14-15.

[9]师萍.从英国的公共档案馆看我国的公共档案馆建设[J].山西档案,2008(06):14.

[10]闫静.档案事业公众参与特点及新趋势探析—基于英国“档案志愿者”和美国“公民档案工作者”的思考[J].档案学研究, 2014:(03):81.

[11]ScotlandsPlaces. Transcribe Archives[EB/OL].[ 2015-10-18] .

[12]谭必勇.欧美国家档案馆参与政府信息公开的路径及其启示[J].档案学通讯,2010(6):35.