加强失业职工档案管理与利用的对策

文·张华为



加强失业职工档案管理与利用的对策

文·张华为

随着市场经济的发展，许多国有企业走上了改制、破产、重组之路。在经历改制、破产与重组之后，大批职工走进了失业大军行列。要解除失业职工的后顾之忧，不仅需要能够帮助他们找到出路，还需要为他们保存好相应的档案，这是促进社会稳定和谐的重要一环。笔者在文中以青州市为例，对失业职工档案管理的现状进行了分析，并就如何强化失业职工档案管理提出了几点建议，供同仁们商榷。

一、失业职工档案管理现状及存在的主要问题

1.信息记录不全，影响职工的切身利益。原先的国有企业，由于企业领导在档案方面存在误区，档案管理人员缺乏档案管理专业素质，导致职工档案出现一系列问题，主要表现在一个人档案材料不完整；二档案记录前后不一。

2.多部门交叉管理档案，不利于工作的开展。以青州为例，目前企业破产改制后绝大部分档案归入人力资源管理服务中心托管；另外部分单位比如种子公司、市府第一招待所、机关修理厂等单位原属事业单位，改制后其档案归人社局干部科管理；还有一些国企单位的领导档案，原来归组织部管理，但办理失业手续后，这部分人员的保险续缴、证明出据、退休办理等相关手续申报，还得由档案托管中心负责管理。

3.档案管理制度不健全，档案从业人员整体素质偏低。档案管理部门制度不够健全，档案的形成、分类、期限设置、归档和档案资源的收集、存储、传输、查询、管理、应用等环节缺少必要的依据，导致在档案查阅、人事调整、职工流动过程中，没有严格的档案管理程序，造成职工档案流失、残缺不全、 甚至出现丢失现象，为档案收集后再利用工作带来很大麻烦。

二、加强失业人员档案管理工作的对策及建议

1.加大宣传力度，提高企业对档案重要性认识。领导重视是档案管理取得成效的关键，利用各种手段宣传档案在企业改革与发展、企业及职工权益维护等方面的重要作用，深刻认识档案对于职工的权益的维护与企业文化的建设的重要意义，吸引企业领导层的关注，以便投入资金、人才健全完善档案室建设，安排高素质人才管理档案工作，是企业档案工作中不可缺少的一环。

2.健全完善档案管理制度，为档案工作开展提供依据。完善的档案管理制度是失业职工档案收集、整理、归档、利用的基础，依据制度建立起职工档案的立卷、归档、保管、转递、使用、保密等项制度，确保档案信息的准确，资料的完整，可以杜绝因管理制度不完善导致的档案流失、资料不全、信息不实、流转不畅、保险续缴不便等问题。

3.解决档案归属问题，为后续管理提供优质服务。彻底解决档案多头管理局面，只要是失业职工、自由职业者、没有档案保管能力的个体私营企业档案，一律由县级以上劳动保障部门的职业介绍机构代理保管。代理机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，方可开展失业职工档案托管并开展一系列后续服务工作。企业破产、改制、重组后的人员不再以干部或工人身份、领导级别划分档案归属。

4.做好入库档案的数字化管理，为档案的高效利用提供便利。将计算机技术应用在管理失业职工档案之中，是管理好、利用好失业职工档案的必由之路。在失业职工档案移交过程中，要求档案托管机构即时将职工档案进行数字化转换，录入档案托管系统，建立准确和完备的职工信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为服务对象提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，切实提高档案利用效率。

5.加强档案托管机构基础设施建设，为档案保管利用提供有效载体。基础设施主要包括档案信息管理的软硬件设备，硬件主要指为档案系统运行所必须的计算机、交换机设备、档案网络专线以及数码相机、扫瞄仪等必要设备，这是档案数据信息传输、交换和资源共享的前提。软件方面一是建立档案网站，加快档案信息化建设，使之成为档案托管部门联系社会、沟通交流的有效窗口。二是加强档案信息化管理系统的研发和应用，借助信息化档案管理有效载体，实现失业职工档案的数据收集、管理、利用电子化，有效发挥档案“取之社会、用之社会”的服务宗旨。

●●

[1]邱绍美．失业职工档案管理存在的问题及对策[J]．兰台内外，2014，（04）：48．

[2]范围．科学规范管理失业职工档案是民生之需[J]．青年与社会，2013，（03）：84．

（作者单位：青州市人力资源管理服务中心）