企业档案信息化建设的思考
2016-02-03骆违颖魏东
文·骆违颖 魏东
企业档案信息化建设的思考
文·骆违颖魏东
档案信息资源作为企业发展的战略资源,在领导决策、科学研究、经济发展、地企关系等方面的作用日益显著,但受制于时间、地域、档案孤本的限制,档案实体资源价值的发挥受到一定的制约。因此,开展企业档案信息化建设,实现远程、异地、多人、同时共享一份档案信息,已成为企业档案工作发展的必然趋势。
一、注重分析研究,掌握用户需求,准确进行功能设计
企业档案信息化建设的目的,是为方便、快捷、高效地为使用者提供档案服务。因此,企业档案信息化建设应立足于使用者的角度,以使用者的需求为导向,在满足档案管理自身要求的基础上,充分考虑不同知识层面,不同技术水平的使用者获取信息的能力,功能设计应当定位准确,以操作简单、方便快捷为原则,避免操作复杂,流程过长的功能,同时应避免功能过剩,确保实现功能与需求的完美结合。
(一)从利用的角度开发设计
认真统计分析本单位历年档案提供利用情况,掌握用户群体的主要类型、不同用户的利用目的、工作环境、工作方式、信息需求对象、信息获取方式途径,获取能力等,梳理不同用户利用档案信息的流程,形成清晰的需求设计思路。
(二)从全局的角度开发设计
随着电子文件的快速增长,企业各类业务信息系统的开发应用,电子文件、电子资料已成为档案资源的主要来源。因此,企业档案信息化系统的开发,必须站在全局的高度,纳入企业OA系统、各类业务信息系统,进行通盘设计,切不可只为档案管理工作的发展,而设计孤立的档案信息系统,确保企业档案信息系统全面覆盖企业各类独立的信息系统,实现档案的收集、整理、归档、检索、利用的全部功能。
二、注重人才队伍建设,打造一支知识丰富、技术过硬的档案人才队伍
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的,这就要求档案管理人员必须具备相应的技术能力。
(一)具有档案管理向前延伸至文件管理的能力
档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理,而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识,具有对各种先进设施、设备、信息化管理系统的操作、维护、完善的能力,在电子文件能被轻易修改和删除的条件下,确保电子文件的真实性、完整性、安全性,对电子文件的整个生命周期施以统一管理。同时,要有把现代技术和传统理论、原则、方法辩证结合的能力,不断发展、完善档案管理理论,提高自身理论水平和工作技能,实现传统档案管理模式向信息化管理模式的转变。
(二)具有良好的语言组织和表达能力
档案人员要及时准确地向档案信息化系统研发团队描述系统建设的需求、目标、标准、功能、性能等,帮助系统研发团队准确理解档案信息化建设的理念和思路,在系统的开发、测试、完善等不同阶段积极参与,双方密切配合,团结合作,充分沟通,共同分析并解决系统开发中出现的各种问题,逐一进行修改完善,保障系统功能质量达到预期的要求。
(三)具有对各种信息收集、整合的能力
档案管理人员要充分发挥自己熟知档案管理的优势,通过对信息的搜集、整理、选择、评价等一系列信息组织过程,利用自身的逻辑思维、文字知识、信息技术,以足够多的零散的、独立的信息为基础,把无数、分散、无序的相关联的小信息板块拼接到一个大的系统中,形成真实可靠、齐全完整、系统有序的信息流,并通过各种方式向人们提供信息服务,从而发挥出信息的效用。
三、注重配备先进的档案信息化建设软、硬件设施,保障档案信息化建设的技术支持
计算机、扫描仪、服务器、打印机、光盘刻录机、照相机、录音录像等硬件设施,以及编辑、应用软件、OA系统、信息管理系统、安全防护系统等软件的可用性与功能实现性的高低,是影响档案信息化建设效果的关键因素。
(一)先进的设施设备是档案信息化系统功能实现的硬件保障
不同的扫描仪对纸质档案数字化的效率和效果的影响非常明显,有些扫描仪,分辨率较低,扫描的页面模糊不清晰,所能进行的设置有限,而且最大只能扫A4幅面,必须在玻璃面板上进行逐页扫描,连续工作时间过长,仪器发热,扫描速度降低,会极大地降低工作效率。而先进的扫描仪,分辨率高,可设置选项多,可扫描幅面大,可选择格式多,对JPG、PDF、TITT等格式可以任意选择,通过“页面设置”中进纸方向与输出方向的不同配合,正、倒、横、竖进纸,都可以得到正向的页面,并且可以在同一份文件扫描过程中随时调整页面方向,A4、A3页面同时扫描,设置为“书本拼装”模式时,可以将整份双面文稿自动扫描输出,工作效率和扫描效果都大幅提高。
(二)功能强大的应用程序是档案信息化系统功能实现的软件保障
1.OA系统和档案管理系统是不同时期,出于不同目的而分别设计的两套独立系统,OA系统生成的电子文件是否满足《版式电子文件长期保存格式需求》的要求,电子文件归档需要的元数据是否能够全部准确采集,还有待进一步验证。
2.OA系统带有修改痕迹的最终定稿,会同时显示所有修改痕迹(包括审核、核稿、分管领导、主要领导修改的内容),不同的修改人使用不同颜色的字体,在OA公系统中通过查看隐藏的批注,可以看到被标注的内容是“插入”还是“删除”。但是在归档到档案管理系统后,“修改人、修改时间、修改的情况”等批注不会跟随归档,特别是底稿以黑白样式输出后,所有的字迹都是黑色,这样无论是电子文件还是对应的纸质文件都很难辨别修改的情况是“删除”,还是“插入”。是否能够能将“删除”的内容固定使用某种颜色的字体,将“插入”的内容固定使用另一种颜色的字体,而不是不同的修改人自行采用不同颜色的字体,这一设想也需要对协同办公系统重新调试后才能知晓。
3.在OA系统流程中,所有文件在流转结束的最后一步都是返回到起草人,这样对于企业发文,可以实现由发文部门归档,收文由文书人员进行归档。但是,如何对OA系统办理的收文进行标记,保证领导签办到业务部门的收文,办理完成后都能返回到文书那里,统一进行归档的问题,还需要对协同办公系统功进行必要的完善。
4.财务、人力资源、统计部门都有自己独立的业务系统,如何实现各业务系统与档案管理系统之间的接口,以及业务数据、资料在归档后读取的可能性,是企业档案信息化建设的难点。
四、注重档案信息资源自身的质量建设,为信息化建设打好坚实基础
(一)纸质档案自身的质量严重影响数字化的质量
纸质档案本身是否齐全、完整、系统,有效页面是否清晰、完整,书写质量、整理质量,直接影响其数字化的质量。有些档案,书写用墨不规范,有圆珠笔也有铅笔记录,长期保存后,油墨扩散,字迹已经模糊,得到清晰数字化页面的难度非常大,必须进行修复;还有一些纸质档案整理的不完整,缺少附件、缺少批文,造成档案信息资源不完整。因此,齐全、完整、系统的纸质档案资源,是企业档案信息化建设的强大基础。
(二)档案数字化质量高低决定了档案信息系统执行效率的高低
馆藏质量档案数字化质量的主要问题是,一文件题名录入不准确、有错别字,按关键字检索不到相关条目;二扫描文件缺页漏扫,扫描页面不清晰,字迹模糊,页面不完整、有残缺,仍需提供档案原件;三档号录入错误,与实体档案不一致,如把B12录成B11,按“档号包含B12”的条件进行检索,有漏检条目;四形成日期录入不准确,无形中扩大了查找的时间界限;五条目漏录,检索不到;六数字化为TIF格式,阅读时不如PDF格式方便,很多利用者都有打不开文件的情况,扫描文件不能在协同办公系统中直接应用。以上问题的存在,不仅增加了检索的难度,同时极大地降低了档案信息化系统的效率。
(三)电子文件真实性、可靠性是影响档案信息可信度的关键因素
OA系统、各业业务系统的应用,使电子文件数量巨增,已成为档案信息的主要来源,但因为电子文件形成的复杂性,轻易可被修改、删除的不稳定性,以及长期保存的困难性,都将对网络平台上提供的电子信息的真实性、完整性产生影响,影响着档案信息的可信度。目前实行纸质文件和电子文件双套保存的制度,一定程度上表明电子文件的真实性、可靠性仍然有待完善,因此,保证电子文件真实、可靠,是企业档案信息化建设中不可回避的问题。
五、注重档案信息化环境的建设
(一)企业信息化系统的平台环境
企业档案信息资源主要来源于两方面,一是传统载体档案数字化,二是电子文件直接归档,即以传统载体档案数字化为基础,以与业务系统的衔接为途径,逐步突破机构、地域、业务系统的界限,发展为由文件、档案、数据资料构成的功能强大的服务系统。这就要求电子文件在线归档功能必须嵌入文件生成系统,文件生成系统开发与实施在电子文件格式、元数据采集、在线归档等方面,应充分考虑档案管理的要求,档案信息化系统能够自动接收采集各业务系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件及其元数据,自动获取关键著录项,自动生成归档文件条目,同时电子文件跟随倒入,与档案目录一一对应。可见,档案信息化建设并不是孤立存在,必须融合企业OA系统和各业务系统,依托企业整体信息化建设的平台,进行总体设计,自上而下,由内向外,纵向由总部机关深入到各基层单位,横向由档案管理系统延伸衔接到企业各业务系统,实现OA系统、各个分散的业务系统与档案管理系统的无缝连接,实现电子文件的自动归档,目录自动生成、原文自动挂接,同时要建立开放的档案信息使用平台,通过网络向用户提供利用,使具备上网条件的用户在任何地点、任何时间查阅权限许可的任何档案信息,且无法破坏档案信息的真实性、完整性,实现“完整收集、安全管理、高效利用”的三大功能。
(二)档案管理组织内部的人文环境
在各种先进的管理技术充分发展的时代,档案管理组织内部的作业环境、工作氛围、人际关系,对档案信息资源的开发利用有着极大的影响。首先,工作态度是影响工作效率的关键因素,积极向上的心态,能促使管理者尽职尽责,想方设法解决困难,最大限度地挖掘自身潜能,而消极怠工,则会放大困难,所有不想干的工作都可以找到不干的理由。其次,工作氛围极大的影响着工作者的情绪,良好的作业环境加上宽松的工作氛围,会使组织的效率发挥到最佳水平,相反,组织内部成员个个有情绪,不会干的有畏难情绪,会干的不想干,工作相互推拖,不仅无法发挥自身能力,有时甚至会影响到周围同志的情绪,拖累整个团队的战斗精神,打击团队的工作积极性。再次,和谐的人际关系是密切合作的基础,管理组织内部人员之间关系越融洽,协作意愿就越强烈、合作程度就越紧密,越能最大限度地共享个体所认知的信息,共享个体所掌握的技术、技能,完成组织的共同目标。
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[1] 岳剑波 《信息管理基础》 清华大学出版社
[2] 赵爱国 丁志超《新编档案管理理论》 中国文史出版社
[3] 屠跃明 《数字档案信息融汇服务系统的研究与实践》2014
[4] 冯惠玲 《电子文件管理》 中国人民大学出版社
(作者单位:山东能源淄博矿业集团有限责任公司档案馆/ 山东省农科院)