档案收集难的原因及解决对策

文·李娜　李德峰　赵凌云



档案收集难的原因及解决对策

文·李娜李德峰赵凌云

档案作为人类社会各项实践活动的真实记录，记载着悠久的人类发展史，是我们宝贵的历史财富。这笔财富质量的高低，取决于文件材料收集是否齐全完整。因此说，归档文件的收集在档案管理系统中处于“先天”的地位，只有把应归档的文件材料收集齐全，可以完整反映人类活动的真实面貌，这笔财富才会变得弥足珍贵。但是，文件材料收集难却是历来档案工作中存在的主要问题，成为档案工作开展的掣肘之困。

一、档案收集难的原因

1.应归档的文件材料形成不规范。有的对平时开展的工作，不进行及时的记录与总结，致使原始数据不断流失；有的做了记录或总结，却只有草稿，没有正文，形式不正式，格式不规范，很难被纳入归档范围，造成无法弥补的损失。

2.文件材料分散保管，难以收齐。由于单位内部各部门分工不同，一些需要协同完成的工作，其形成的文件材料会因需求不同而被扣压在有关科室或个人手中。尤其是科室主管领导和业务负责人员，为了自己利用上的一时方便，或是对文件归档制度的欠缺了解，会长久将档案放在自己手中不移交。而档案室作为一个档案职能部门，在无法全面掌握部门工作的情况下，会常常疏漏对这部分文件材料的督促收集。

3.对涉密档案资料的归档认识有误区。在档案收集的过程中，一直以来存在着“重红头文件，轻其他材料”的错误理念，这就使得一些涉及特定内容、只限一定范围了解的档案材料，例如党组、党委会议记录等，会被一些部门以强调其机密性为理由拒绝归档，影响了档案质量的整体性和全面性。

由于档案收集困难，让档案部门一直陷入在文件材料归档率低，导致档案利用率低；而档案利用率愈低，文件收集就愈困难的恶性循环的怪圈中。

二、解决档案收集难的对策

（一）加强宣传教育，提高文件归档重要性的认识

首先，要提高单位领导对文件材料收集归档重要性的认识，督促领导能带头把自己每次参加重要公务活动和在单位日常工作中形成的文件材料及时移交归档，以表率作用带动单位其他人员自觉主动地将其工作中形成的文件材料移交归档，使单位的归档文件齐全完整，档案资料集中保管。

其次，加强对科室业务人员的宣传教育，让他们认识到自己是实践工作的直接参与者，负责着具体工作的承办、运行和管理，可以很好地对文件材料进行前端监控和全程管理。因而，增强他们的档案意识，确保他们在工作中形成的文件材料齐全完整并及时移交档案部门，才是确保整个单位档案质量好坏的关键所在。

再次，加强对专兼职档案员的教育培训，让他们认识到自己是档案的具体管理者，他们的工作态度将直接影响到档案形成的质量。因此，他们要以极强的工作责任心和忧患意识，投身到文件材料的形成、运转、归档的监督管理过程中，保证文件材料齐全完整，保证文件归档符合要求。

（二）健全归档制度，保证文件归档有章可循、有法可依

首先，单位要以《中华人民共和国档案法》及有关法律法规为依据，结合自身内部机构的业务活动情况，制定出科学合理的文件材料归档制度，明确规定文件归档的目的、时间、原则、要求、范围。要以法规的权威性，强制各部门按照限定的归档范围及时限，及时将办理完毕的文件材料移交档案部门立卷归档，增强制度对单位内部依法归档的约束力。

其次，档案行政管理部门要以法制观念统领全局，检查监督各级部门的档案工作，为各单位档案工作的开展套上法律准绳。在依法检查的过程中，要重点加强对归档文件数量、质量的检查，对档案收集不齐全、不完整或不按照国家规定移交档案等各种威胁档案完整与完全的违法行为，一律严格查处，并追究其相应的法律责任，让那些视档案文件材料收集可多可少、可有可无的人心存忌惮。

（三）掌握收集的重点，注意收集方法

首先，档案行政管理部门在对档案人员进行档案岗位资格和业务技能培训时，要突出强调档案收集工作的重要意义，让他们知道归档文件材料的齐全完整是档案工作的基础，了解文件材料的收集范围与收集重点，将能反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，并在日后具有保存查考价值的文件材料收集齐全、归档完整。

其次，要注意收集方法。应区分不同情况，确定归档时限，做到文件材料办完及时归档，避免到了年底突击进行材料收集。由于文件材料在办文部门保留时间太长，如遇机构变化、人事变动、工作调整很容易散失，因此对属于归档范围的文件材料，应当办完一件收集一件，避免事久遗忘。对于平时不易收齐的文件材料，可以采用定期收集的办法，按月或按季度定期收集。对于一些临时性的大型活动，特别是跨部门、单位举办的会议、展览等，可以采取灵活机动的收集方法，或做完一点收集一点，或在活动结束时统一将归档文件收集起来。

（四）明确职责，将收集工作纳入工作责任制

应制定明确的档案管理职责，将文件资料收集工作纳入相关人员的工作责任制中。一方面，档案管理人员要加强与各部门的沟通协调，充分发挥档案管理三级网络体系的作用，促进档案收集工作顺利开展。另一方面，档案部门可以与各部门签订协议书，尤其是人事、财会、业务等重要部门。对这些部门形成的文件材料立卷归档，制定相应的保密措施，设专人专柜保管，并制定方便提供利用的具体细则，使他们能够放心移交、安心使用，从而敦促这些部门文件材料的顺心归档保管。

（作者单位：临沂市食品药品检验检测中心/蒙阴县林业局/蒙阴县档案局）